Integración de CRM con otras herramientas empresariales

Actualmente estamos viviendo en un mundo altamente competitivo en el ámbito empresarial, y la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) ha surgido como una estrategia crucial para que las organizaciones fomenten fuertes conexiones con los clientes. ¿Qué puedes hacer para asegurarte de que todo en tu empresa marche en sintonía? Integrar CRM con otras herramientas empresariales es la mejor manera.

La integración de CRM consiste en enlazar el sistema de gestión de relaciones con clientes, por sus siglas en inglés “CRM”, a otras aplicaciones de negocios para mejorar la eficiencia operativa y de la fuerza laboral, brindar una experiencia excepcional al cliente y apoyar la toma de decisiones fundamentadas por medio de herramientas de marketing, ventas, servicio al cliente, gestión de proyectos y análisis de datos. La estrategia básica para integrar CRM implica identificar necesidades, seleccionar las herramientas apropiadas, planificar, probar y ajustar, capacitar al personal, monitorear y optimizar continuamente.

A continuación, abordaremos los siguientes temas:

• ¿Qué es la integración de CRM?
• ¿Por Qué es Crucial la integración de CRM?
• Herramientas esenciales para conectarse con tu CRM.
• ¿Cómo Implementar una Estrategia de Integración de CRM?

¿Qué es la integración de CRM?

La integración de CRM es cuando conectamos la plataforma CRM con otras herramientas y sistemas de software de una empresa para que todo funcione en conjunto sin problemas. Esta conexión perfecta permite una transferencia de datos fluida y un funcionamiento perfecto entre sistemas, lo que hace que todo funcione sin problemas.

Al integrarse perfectamente con herramientas de marketing por correo electrónico, software de contabilidad y plataformas de comercio electrónico, la integración de CRM crea un entorno digital armonioso y sincronizado, lo que permite a las empresas aprovechar al máximo sus recursos en línea.

¿Por qué es crucial la integración de CRM?

La gestión de relaciones con los clientes (CRM) es el corazón de tu estrategia empresarial, porque actúa como el centro neurálgico donde convergen muchas interacciones con los clientes. Sin embargo, para desbloquear todo su potencial y sacarle mucho provecho, tu CRM debe trabajar en coordinación con otras herramientas clave de tu negocio. Entonces ¿cómo puede esta integración transformar tu empresa? Aquí te presentamos las razones por las que la integración de CRM es esencial:

1. Ayuda a mejorar la eficiencia operativa.

¿Alguna vez te has puesto a pensar cuánto tiempo dedica tu equipo para introducir datos manualmente en diferentes sistemas? Según un estudio de HubSpot, los equipos de ventas pasan hasta el 17% de su tiempo ingresando datos en diferentes sistemas, lo que equivale a casi un día completo de trabajo por semana. Cuando tienes un CRM integrado, no tienes que preocuparte por estar repitiendo información o cometer errores. El CRM ayuda a sus equipos a trabajar mejor y más rápido. Al automatizar tareas repetitivas, puede darles a sus empleados más tiempo para trabajar en cosas más importantes que requieren su experiencia. Un estudio de Salesforce encontró que las empresas que integran su CRM con otras herramientas empresariales experimentan un aumento del 34% en la productividad de sus equipos de ventas. 

2. Impulsar la eficiencia del equipo.

Imagínese si todas las diferentes partes de su negocio pudieran comunicarse entre sí al instante, compartir información importante y trabajar juntos sin problemas. Cuando los departamentos trabajan juntos, es como una máquina bien engrasada que hace que todo funcione sin problemas. Cuando los equipos de ventas, marketing y servicio al cliente trabajan juntos, pueden compartir información al instante, lo que hace que sus estrategias sean más coordinadas y efectivas. 

3. Proporciona una experiencia excepcional a los clientes.

¿Sus clientes reciben el mismo trato cada vez que interactúan con su empresa? Un CRM integrado es como tener una bola de cristal que te muestra todo sobre tus clientes, para que puedas darles el mejor servicio y hacerlos sentir especiales. Cuando los clientes están contentos, siguen volviendo por más, ¡y eso es lo que queremos!

>> Servicios de experiencia del cliente <<

4. Mejora la capacidad de tomar decisiones bien informadas.

¿Tiene la información adecuada para tomar decisiones inteligentes? Al conectarse con análisis y herramientas bidireccionales, CRM puede brindarle acceso instantáneo a información importante y crear paneles personalizados. Al tener acceso a datos en tiempo real, los gerentes y líderes empresariales pueden tomar decisiones informadas que les ayudarán a encontrar nuevas formas de crecer y mejorar aún más su negocio.

Herramientas esenciales para conectarse con tu CRM.

• Marketing

Automatización de marketing: Conecte su gestión de relaciones con los clientes (CRM) con herramientas como HubSpot para ejecutar campañas automatizadas y personalizadas que atraigan clientes potenciales e impulsen las ventas. Por ejemplo, los formularios: puedes crearlos para capturar información clave de los visitantes de tu sitio web; Los landing Pages: para convertir a los visitantes en leads, son páginas que se enfocan en la oferta específica y contienen formularios para capturar información; Las campañas: permiten centralizar y organizar todos los elementos de marketing relacionados con una iniciativa específica, facilitando el seguimiento y el análisis del rendimiento; Los workflows: puedes crear secuencias automáticas de acciones basadas en condiciones específicas como el envío de correos electrónicos. 

Gestión de redes sociales: con la herramienta HubSpot también puedes realizar un seguimiento de sus interacciones en las redes sociales y responder con prontitud, todo en un solo lugar. Por ejemplo, la bandeja de entrada: sirve para centralizar todas las interacciones de redes sociales, correos electrónicos, chats en vivo y otros canales de comunicación; los chatbots: se pueden integrar a tu sitio web y redes sociales para automatizar la interacción con los usuarios.

• Ventas

La automatización de la fuerza de ventas (SFA): Herramientas como Salesforce son como tener un asistente superpoderoso que le ayuda a realizar un seguimiento de sus ventas, asegurarse de realizar un seguimiento de los clientes y cerrar acuerdos más rápido.

Plataformas de comercio electrónico: conecte sin ningún problema su gestión de relaciones con los clientes (CRM) con plataformas de comercio electrónico populares como Magento, garantizando un procesamiento de pedidos fluido y una gestión eficiente de los clientes. (Optimizando la experiencia de compra y la logística.)

>> Personalización de contenidos en Magento Commerce <<

• Asistencia a los clientes.

Cuando se trata de manejar consultas y problemas de los clientes, soluciones como HubSpot integradas con su CRM aseguran una gestión más eficiente de consultas y problemas, mejorando el soporte al cliente.

Los chatbots y el chat en vivo son como asistentes útiles que brindan soporte instantáneo y recopilan información importante para mejorar aún más el servicio al cliente.

>> Servicio de asesoría <<

• Gestión y colaboración de proyectos.

Software de gestión de proyectos: conecta Asana o Monday.com con tu CRM para optimizar los proyectos relacionados con los clientes, para mejorar el trabajo en equipo y mantener todo organizado. Por ejemplo, Asana y Monday.com nos permiten configurar las automatizaciones de tareas repetitivas como notificar al equipo cada vez que se completa una tarea o mover automáticamente las tareas a los siguientes etapas del proceso, y también facilita la comunicación del equipo en tiempo real. 

Plataformas de comunicación: Herramientas como Microsoft Teams que están conectadas a su CRM ayudan a las personas de su empresa a comunicarse entre sí y trabajar juntas de inmediato.

• Gestiona el análisis y BI (Business Intelligence).

Analizar datos y utilizar herramientas de inteligencia empresarial puede ayudarnos a tomar mejores decisiones y mejorar nuestro negocio.

Al conectar su CRM con herramientas como Power BI o Google Data Studio, puede generar informes completos y paneles personalizados que ofrecen información valiosa sobre su negocio.

¿Cómo implementar una estrategia de integración de CRM?

• Paso 1: Identifica tus necesidades

¿Sabes exactamente qué partes de tu negocio se beneficiarán más si integras el CRM? Analiza dentro de tu ámbito empresarial qué divisores sacarán mayor provecho de una integración del CRM y qué tipos de herramientas serían muy beneficiosas para integrarse con tu CRM. Apunta a las áreas donde se ganaría mucho con una mejor sincronización y con unos pasos de automatización más claros.

• Paso 2: Escoge las herramientas apropiadas

¿Estás escogiendo las herramientas apropiadas? Escoge aquellas herramientas de las cuales todas sean o bien integraciones nativas con tu CRM o puedan serlo a través de APIs. Y asegúrate de que sean adecuadas para las tareas que deban llevar a cabo y sean escalables para tu negocio. Para saber si estas escogiendo las herramientas adecuadas siga los siguientes pasos:

1. Revisa las integraciones disponibles:
   Integraciones Nativas: Busca herramientas que se integren directamente con tu CRM sin configuraciones complejas.
   Integraciones vía APIs: Verifica si las herramientas tienen APIs para una integración personalizada.
2. Asegura la adecuación para las tareas:
   Identifica Funcionalidades Clave: Evalúa si la herramienta cumple con las necesidades específicas de tu equipo.
   Prueba la Herramienta: Realiza pruebas piloto y recoge feedback de tu equipo para asegurarse de su efectividad.
3. Evalúa la Escalabilidad:
   Considera el Crecimiento Futuro: Asegúrate de que la herramienta pueda crecer junto con tu negocio.
   Verifica Planes de Precios: Revisa si la herramienta ofrece opciones escalables en función del crecimiento.
4. Asegura el Soporte y Mantenimiento:
   Soporte Técnico: Evalúa la calidad y disponibilidad del soporte.
   Actualizaciones y Mejoras: Asegúrate de que la herramienta recibe actualizaciones regulares.
   
   

• Paso 3: Planifica la implementación

¿Tienes un plan pensado para llevar a cabo la integración? Haz un plan detallado de la integración a llevar a cabo. Concreta cuáles son los objetivos, las fechas previstas y los recursos necesarios. Involucra a los grupos a quienes les afectará y que estén de acuerdo con los objetivos de la integración. Entre los equipos que podrían beneficiarse de la integración de un software de gestión de proyectos como Asana con un CRM como HubSpot son: El equipo de ventas, marketing, soperte al cliente, operaciones, recursos humanos, finanzas y desarrollo de productos.  

• Paso 4: Prueba y corrige

¿Tienes la seguridad de que todo irá bien antes de hacer el despliegue de la versión oficial? Realiza pruebas antes de dar el despliegue masivo para asegurarte de que todo irá en las condiciones adecuadas. Y ajusta las desviaciones que vayan apareciendo por estas pruebas.

• Paso 5: Capacita a tu equipo

¿Tu equipo está preparado para aprovechar al máximo las nuevas integraciones? Da formación a tu personal sobre cómo hacer uso de estas nuevas integraciones. Asegúrate de que entiendan los beneficios de la integración para que todo marche exitosamente.

• Paso 6: Monitoriza y optimiza

¿Estás controlando la manera de cómo funcionan las integraciones? Pasada la etapa de la integración, controla la manera de cómo funcionan las integraciones para tener un feedback con los usuarios comunes. Es de mucha importancia utilizar estas valoraciones para hacer algunos ajustes y para optimizar de manera continua la integración realizada. Para monitorizar y optimizar se recomienda seguir los siguientes paso:

1. Recopilación de Feedback Regular:
   Realiza encuestas periódicas y organiza reuniones de revisión con los equipos para obtener su opinión sobre la integración.
2. Análisis de Datos y Uso:
   Monitorea cómo se utiliza la integración, revisa los KPIs y busca áreas de mejora basadas en datos.
3. Ajustes Técnicos y de Procesos:
   Optimiza las automatizaciones y personaliza las configuraciones según el feedback recibido para mejorar la eficiencia.
4. Formación Continua y Soporte:
   Ofrece capacitación adicional y establece un canal de soporte dedicado para resolver problemas y preguntas.
5. Optimización Continua:
   Implementa ciclos de iteración para revisar y ajustar la integración regularmente, aprovechando nuevas funcionalidades y mejoras.

>> Integración Estratégica: Cómo las redes sociales potencian un CRM <<

La integración de la herramienta de CRM con el resto de las herramientas de la empresa no es una mejora técnica, sino una estrategia que puede transformar tu negocio y llevarlo al siguiente nivel. Impulsando la eficiencia operativa, aumentando la productividad de tu equipo, ofreciendo una excelente experiencia al cliente y ayudando en la toma de decisiones, estarás en una buena posición para afrontar los desafíos del mercado y aprovechar todas las oportunidades del futuro.