Qué son los workflows de HubSpot y cómo pueden automatizar procesos

Descubre qué son los workflows y cómo configurarlos dentro de HubSpot, cuáles son sus funcionalidades y sus beneficios,  y las maneras en que mejoran y automatizan la experiencia del cliente.

HubSpot es una poderosa plataforma que se encarga de centrar las actividades de gestión de las empresas dentro de un mismo ambiente. Sí te interesa saber más detalladamente sobre sus módulos y aspectos más generales de la plataforma te invito a leer los siguientes blogs:

• Porqué HubSpot es el Mejor CRM para su Empresa.
• Automatice los procesos de su negocio por departamentos con HubSpot.

HubSpot cuenta con diversos módulos que automatizan nuestros procesos comerciales, (marketing, ventas y servicio al cliente) de forma omnicanal. Sus módulos son los siguientes:

• Contactos.
• Conversaciones.
• Marketing.
• Ventas.
• Servicio.
• Automatizaciones.
• Reportes.
• Operaciones.

En esté blog abordaremos el módulo de automatización, específicamente los Workflows, además de: 

• ¿Qué son los Workflows de HubSpot?
• Funcionalidades y Automatización de Procesos.
• Casos de uso reales.
• Beneficios dentro de HubSpot. 
• ¿Cómo mejoran los Workflows la experiencia del cliente?.

¿Qué son los Workflows de HubSpot?

Los Workflows son tareas y secuencias de flujos de trabajo que se encargan de desarrollar y automatizar procesos de negocio dentro de HubSpot. Cuentan con activadores y un número considerable de propiedades personalizadas para utilizarse, algunas de estas propiedades, pueden ser creadas por un usuario o predefinidas por HubSpot.

Los workflows pueden ser creados con objetivos distintos, también pueden dirigirse a diferentes áreas de negocio del CRM, cómo lo son: 

• Basados en Contactos.
• Basados en Empresas.
• Basados en Negocios.
• Basados en Tickets de Servicio (es requerida la licencia de Service Hub Profesional o Enterprise).
• Basados en Cotizaciones (se requiere la licencia de Sales Hub Enterprise).
• Basados en Conversaciones.
• Basados en Feedback submissions (es requerida la licencia de Service Hub Profesional o Enterprise).
• Basados en Suscripciones.

Los workflows también pueden crearse según tipos de plantillas personalizadas, que cumplen roles específicos cómo: 

• Nutrir primeras conversiones.
• Notificaciones a los representantes de ventas sobre un cliente potencial.
• Enviar una notificación cuando se programe una reunión con miembros del equipo. 
• Asignar nuevos clientes potenciales de la web.
• Dar la bienvenida a los nuevos suscriptores del blog.
• Bienvenida a los nuevos contactos.
• Volver a captar clientes potenciales e inactivos.
• Para obtener la opinión de los clientes.
• Promover un nuevo producto o servicio.
• Enviar correos electrónicos de confirmación de eventos.
• Para celebrar aniversarios o días especiales.
• Definir un perfil de cliente ideal.

Es importante considerar que de acuerdo al tipo de proceso de negocio o plantilla, las áreas de configuración de un workflow podrán ser distintas. Por lo tanto, aquí te daré unos consejos de los primeros pasos a seguir para configurar cualquier workflow. 

1. Definir el área de negocio a la que irá dirigida el workflow.
2. Define cuál es el problema a solucionar con automatización.
3. Escoge el tipo de propiedad de negocio a la que irá dirigida el workflow. 
4. Previo a configurarlo, genera un mapa con el equipo o diagrama los pasos y procesos que automatizará el workflow. 
5. Una vez que está definido el diagrama, empieza con la ejecución del activador del workflow e inicia con la configuración.

Funcionalidades y Automatización de Procesos

Una vez definida, la estrategia de solución del workflow, tiene sentido que nos trasladamos a su configuración.

En este proceso es importante considerar que un workflow puede ser tan simple o hasta de alta complejidad, esto según las áreas de automatización que se requieran trabajar. Sus funcionalidades son muy diversas. Como anteriormente destacábamos, los workflows en HubSpot pueden dirigirse a distintas áreas de negocio. 

Algunas funciones y características importantes dentro de los workflows que se encargan de automatizar la gestión empresarial son:

• Asignación de metas: Está es una breve guía de los pasos que se trazarán como borrador para el workflow una vez configurado. 
• Configuración de tiempo de ejecución: Cada workflow puede ser diseñado para ejecutar acciones por lapsos o intervalos de tiempo, fechas específicas o en cualquier momento.
• Selección de campaña asociada: Es posible al momento de crear workflows, asignarlos a campañas en transcurso, con los objetivos de nutrir, dar seguimientos automatizados a una población defina de contactos mes a mes.
• Mediciones de Rendimiento: Dentro de HubSpot, cada workflow que es diseñado cuenta con análisis de rendimiento, esto con los propósitos de entender las interacciones de los contactos inscritos dentro de ese workflow.
• Historial: En estricta relación con su rendimiento, otra de las características que poseen es la métrica de análisis histórico del workflow, su comportamiento, usuarios inscritos durante el período de actividad que haya tenido, hasta una fecha determinada.
• Alertas y testeo de actividad: La inteligencia artificial de HubSpot se encarga de comprender las acciones que emprendemos dentro de cada workflow, es lógico que al aprender o al querer desarrollar automatizaciones más complejas, existan complicaciones, cuando esto ocurre, dentro del mismo workflow se le mostrarán alertas.
  
  Lo cual es de mucha utilidad dado que, cada criterio de workflow debe estar alineado con la meta que se le haya destinado.
• Clonación y exportación: Muchos procesos automatizados efectivos deberían de replicarse, ¿cierto?. Este concepto es adaptado a la perfección dentro de HubSpot, y en los workflows no es una excepción. Sobre la exportación, está es otra característica sumamente útil al momento de valorar con los equipos un worlkflow de alta complejidad o uno desarrollado para un objetivo específico.

Casos de uso reales

Estos son algunos casos reales de uso de workflows para distintas industrias:

1. Workflow de Carrito Abandonado: 
   
   
    
2. Workflow de Automatización de Leads de alto nivel como oportunidades de negocio: 
    
    
    
3. Workflow de Nutrición basado en Lead Scoring:

 
 
Beneficios de los workflows dentro de HubSpot

Los workflows hacen una gran diferencia en la gestión empresarial en todas las áreas de negocio de una empresa. Para HubSpot esto se vuelve una realidad al adquirir licenciamientos del Growth Suite Professional.

Los workflows son quizás una o sino la mejor arma de HubSpot para crear, desarrollar, mejorar e rediseñar la automatización de la nuestra empresa. Su alto nivel de versatilidad y de gestión por área de negocio genera un gran valor para las empresas, esto dado que, su capacidad de dimensionar múltiples tipos de propiedades personalizadas y predefinidas del CRM, dan un inmenso crecimiento, sobre todo, a las verticales empresariales de una organización.

¿Cómo mejoran los workflows la experiencia del cliente?

La experiencia del cliente es un aspecto primordial en cualquier organización en la actualidad; y los workflows son una herramienta de automatización que, de muchas formas, logra dinamizar aspectos que todavía al día de hoy, muchas empresas aún los trabajan de forma manual y exhaustivamente. Como lo son: 

• La prospección de contactos.
• Gestión de servicio personalizada.
• La nutrición de leads de acuerdo con la etapa de ciclo de vida del cliente que se encuentren. 
• Limpieza de bases de datos. 
• Automatización de procesos comerciales.

Los workflows no solamente automatizan procesos de negocio, sino que también la arquitectura empresarial digital de las organizaciones.

Si te sientes interesado en conocer aún más sobre cómo automatizar apropiadamente las áreas de gestión de su negocio y clientes agenda un espacio con nuestro equipo en Imagineer.