Cómo crear una secuencia de seguimiento en HubSpot Sequence

El seguimiento con clientes suele volverse una tarea sumamente tediosa, muchas empresas en la actualidad padecen este problema. El cuál afecta el desempeño del equipo comercial. Pero existe una solución perfecta para este problema, las secuencias automatizadas de acercamiento y seguimiento de HubSpot. 

Sí miramos cómo era el panorama unos 10 o 15 años atrás el seguimiento a clientes era siempre realizar llamadas y esperar que el prospecto nos diera una respuesta, pero en aquel momento se ignoraban muchos detalles importantes como lo eran, su intención de compra, la interacción con su marca, productos y servicios, y con esto las posibilidades de un acercamiento 1 a 1 con el prospecto se volvían escasas. 

Dentro de este blog abordaremos en perspectiva: ¿cómo crear y utilizar una secuencia de seguimiento en HubSpot? Para esto, desarrollaremos los siguientes aspectos importantes, que toda empresa que haga uso del CRM, debería conocer:

• ¿Cómo Crear una Secuencia de Seguimiento?
• ¿Cómo hacer uso de las secuencias dentro del CRM?
• Beneficios de las secuencias automatizadas para su equipo comercial. 

¿Cómo Crear una Secuencia de Seguimiento?

Dentro de las cualidades omnichannel de HubSpot, la visualización de las actividades y relaciones con los contactos es clave para el éxito.

En HubSpot, algunos módulos se encargan de los objetivos de ventas, como los contactos, la automatización y las ventas. Algunas empresas ignoran o aún no han entendido que también cuenta con módulos y herramientas que trabajan en conjunto con los de HubSpot para automatizar el acercamiento con los prospectos en la base de datos, como el módulo de automatización, donde encontramos la secuencia y los workflows.

Hemos explicado dentro de nuestros blogs, ¿Qué son las secuencias de HubSpot y para qué sirven?. Por lo cual contextualizaremos su configuración y uso en los siguientes tres pasos: 

• Ingresar al Módulo de Automatizaciones:

Para crear secuencias al ingresar a nuestro ambiente del CRM, nuestro primer paso es dirigirnos al módulo de automatizaciones. Luego, darle click a la herramienta de secuencias. Es importante considerar que este módulo y más relevante aún, la herramienta de secuencias se encuentra disponible solo a partir de las licencias: Sales Hub Professional y Enterprise o la licencia Service Hub Professional y Enterprise.

• Crear Secuencias: 

Al momento de ingresar a la herramienta, nos aparecerá la siguiente pantalla: 

La herramienta de Secuencias cuenta con muchos atributos, calificadores de desempeño, gestión de actividad de los contactos inscritos, respuestas, envíos programados y análisis de acuerdo a cada uno de los miembros del equipo. 

Para crear una secuencia vamos a dirigirnos al botón naranja en la esquina superior derecha. Una vez dentro, HubSpot al igual que con otras de sus herramientas como las plantillas, fragmentos y formularios, nos mostrará una gama de diferentes tipos de configuraciones con las cuáles podremos encaminar nuestra estrategia de uso de secuencias. 

• Formas de Configurar una Secuencia:

Dentro de sus opciones, existen diferentes tipos de opciones como: 

• Crear una secuencia desde cero. 
• Crear una secuencia basada en leads con reciente conversión. 
• Crear una secuencia basada en seguimiento de ferias, eventos o conferencias. 
• Crear secuencias basadas en una solicitud de producto/servicio o demostración.
• Crear secuencias basadas en seguimiento posterior a una llamada o reunión anterior.
• Secuencias basadas en prospección. 
• Secuencias para contactos con falta de respuesta a correos o llamadas.
• Secuencias con el objetivo de reagendar reuniones. 
• Secuencias con la meta de reconectar con prospectos que han tenido falta de interacción en mucho tiempo. 

Ahora bien, tomando en cuenta los factores anteriores, existen 3 formas para crear una secuencia: 

• Creándola desde cero.
• Utilizando alguno de los tipos de plantillas de secuencias. 
• Clonando otra plantilla existente. 

Al crear una secuencia desde cero se nos presentará la siguiente visualización en la pantalla: 

La configuración de una secuencia consta de 3 aspectos: 

1. Los pasos: Los pasos son básicamente una serie de acciones que le vamos a definir a la secuencia que realice, conforme se establecen pasos, la secuencia mostrará la cantidad de días que contemplará como parte de su ejecución.
   
   Existen 3 tipos de acciones: Los correos automatizados, estos son plantillas ya existentes dentro del CRM, que se podrían utilizar, como parte de los pasos a seguir. Después, están las tareas de seguimiento (pueden ser llamadas, correos o una acción del agente muy específica) y las tareas de LinkedIn, en donde se buscará conectar o contactar al prospecto mediante LinkedIn.
2. La configuración: La configuración contempla opciones de ejecución de las secuencia como: ejecutar la secuencia en días laborales o no, generar emails directos al ejecutivo que creó la secuencia, como parte de su seguimiento, una ventana de envío automático de correo electrónico, al inscribir un contacto, puede personalizar la hora de envío y la zona horaria específicas (Esto puede editarse de acuerdo a los contactos que se inscriban) y las tareas de recordatorio.
3. Automatización: La Automatización toma en cuenta las inscripciones en la secuencia, con la cuál puede hacer uso de workflows para inscribir o no automáticamente a los contactos de la secuencia.
   
   Existen 3 tipos de activadores de workflows que se pueden utilizar en la secuencia: Sí el contacto inscrito en la secuencia responde un correo, sí algún contacto de varios que pertenecen a una misma empresa o organización responde un correo, y si el contacto agendó una reunión. 

Al crear una secuencia desde una plantilla se nos presentará la siguiente visualización en este vídeo: 

Las secuencias desde plantilla cuentan con pasos, tareas y configuraciones definidas.  En estos modelos de secuencia, HubSpot da una demostración de la visualización del contenido, tokens de propiedades personalizados, que son campos personalizados de propiedades existentes de HubSpot, con el objetivo de automatizar el contenido de la secuencia. 

Estos modelos de plantillas se pueden editar también y HubSpot hace un testing de cada plantilla.

¿Cómo hacer uso de las secuencias dentro del CRM?

Las secuencias por naturaleza, HubSpot las creó como un apoyo a los equipos de ventas. Pero realmente es una herramienta de automatización multipropósito, que brinda apoyo a todas las áreas comerciales de negocio como marketing, ventas y servicio al cliente.

Pueden enviarse desde la herramienta de secuencias, desde el módulo de contactos y desde el registro de un contacto específico.

Al momento de crear las secuencias, la plataforma de HubSpot le define al usuario las siguientes condiciones: 

• En un solo envío de secuencia, se pueden inscribir 50 contactos dentro de la herramienta. 
• Desde el módulo de contactos se pueden inscribir hasta 100 contactos en la secuencia.
• Dentro de la herramienta de secuencias automatizadas por semana podrán inscribirse 500 contactos.
• La herramienta no podrá inscribir correos que cuenten con un rebote.

Beneficios de las secuencias automatizadas para su equipo comercial

Las secuencias son sin duda, una ayuda fundamental para los equipos comerciales. Esta herramienta gestiona acciones de prospección, acercamiento con clientes, nutrición de contactos con contenido de valor, establecer contacto con prospectos calificados en una relación 1 a 1. 

Las secuencias pueden utilizarse como un vendedor silencioso que apoye al equipo de ventas a generar más reuniones, acercamiento con prospectos y eventualmente más ventas. Esta herramienta analiza desempeños y en conjunto con el análisis de actividades e interacciones del software de HubSpot, muestra las respuestas de contactos y como reaccionan respecto al contenido recibido.

Si desea en conocer aún más sobre las herramientas de automatización de venta de HubSpot, cómo puede incrementar el crecimiento de su negocio, agende una reunión de consultoría con nuestro equipo.