Transforma tu modelo de negocio digital y deja atrás tareas obsoletas

“El mayor peligro en tiempos de turbulencia no es la turbulencia en sí, sino actuar con la lógica de ayer.” – Peter Drucker

La transformación del modelo de negocio digital comienza con un cambio simple pero profundo: ir más allá de la  automatización rutinaria de procesos heredados y adoptar un rediseño holístico que se alinee con la economía dinámica actual. Como socio consultor en ICX, he visto de primera mano cómo muchas organizaciones se aferran a formas de trabajo familiares, invirtiendo recursos en digitalizar tareas que ya no sirven a sus objetivos estratégicos. Piensa en esas interminables cadenas de correos electrónicos para aprobaciones, seguimientos y coordinación: han sido la columna vertebral de las operaciones durante décadas, pero en una era de colaboración instantánea y decisiones basadas en datos, crean cuellos de botella, erosionan la trazabilidad e introducen retrasos innecesarios. Es como poner una capa fresca de pintura en una base desmoronada; se ve mejor temporalmente, pero los problemas subyacentes persisten, costando tiempo, dinero y ventaja competitiva.

Hablemos de por qué esto sucede. Muchas empresas abordan las iniciativas digitales con una mentalidad de "levantar y trasladar", automatizando tareas "tal cual" sin cuestionar su relevancia. Por ejemplo, un proceso de aprobación manual que antes involucraba imprimir formularios y llevarlos por el pasillo se convierte en un formulario digital enviado de ida y vuelta por correo electrónico. Claro, ahora es sin papel, pero el ir y venir permanece, lo que lleva a correos perdidos, malentendidos y equipos frustrados. Estas ineficiencias se acumulan con el tiempo: un estudio de McKinsey estima que los trabajadores del conocimiento pasan hasta el 20% de su semana persiguiendo aprobaciones y actualizaciones de estado, lo que se traduce en millones en productividad perdida para empresas más grandes. Y en la nueva economía, donde la velocidad y la agilidad definen el éxito, estos flujos de trabajo ocultos a menudo enterrados en departamentos aislados se convierten en asesinos silenciosos del crecimiento.

Identificar estos flujos de trabajo ocultos es el primer paso hacia un cambio significativo. Comienza mapeando tus operaciones actuales: realiza talleres con equipos multifuncionales para descubrir los "procesos que operan en la sombra" que no están documentados formalmente, pero consumen horas diarias. Herramientas como software de minería de procesos pueden analizar registros de correos electrónicos, interacciones de sistemas y datos de flujos de trabajo para revelar patrones, como por ejemplo el que una simple coordinación con proveedores podría involucrar 15 correos electrónicos entre cinco personas. Una vez identificados, se deben priorizar según sea su impacto: es decir enfocarse primero en tareas de alta frecuencia y baja complejidad, como seguimientos rutinarios o aprobaciones interdepartamentales. Se puede usar un sistema de puntuación, calificando cada una por tiempo ahorrado, potencial de reducción de errores y alineación con resultados comerciales clave como el crecimiento de ingresos o la satisfacción del cliente. La idea no es tratar de reformar todo de una vez; se trata de victorias rápidas que generan impulso.

¿Por qué automatizar estas tareas "tal cual" es tan costoso?

Más allá de las ineficiencias obvias, perpetúa una cultura de silos y resistencia. Los empleados se atascan en bucles repetitivos, lo que lleva a agotamiento y mayor rotación costos que pueden alcanzar el 150-200% del salario de un empleado para reemplazarlo. Además, se pierden oportunidades de innovación: al no repensar el proceso, se renuncia a integrar herramientas más ligeras que podrían transformarlo por completo. Imagina migrar esas aprobaciones pesadas en correos electrónicos a flujos automatizados en un sistema CRM o tableros colaborativos como Trello o Microsoft Teams. De repente, la trazabilidad mejora con actualizaciones en tiempo real, los retrasos caen a medida que las notificaciones llegan instantáneamente, y los datos fluyen sin problemas hacia análisis para mejores insights. ¿Los beneficios operativos? En menos de 30 días, muchos clientes con los que hemos trabajado en ICX ven reducciones del 20-30% en los tiempos de procesamiento, menos errores y equipos empoderados que se enfocan en trabajo de alto valor en lugar de tareas administrativas tediosas.

Esto se relaciona directamente con repensar el modelo operativo para asegurarse de que esté alineado con la estrategia y modelo de negocio. Un modelo obsoleto podría priorizar la reducción de costos solo a través de la automatización, pero uno visionario integra eficiencia con innovación. En ICX, guiamos a los clientes a través de esto desarrollando un Modelo Operativo Objetivo (TOM) que sirve como plano para cómo debería funcionar la organización para lograr resultados de crecimiento como atraer nuevos clientes, convertir oportunidades, retener lealtad, mejorar el servicio y aumentar las ganancias. Un TOM define las funcionalidades centrales necesarias para mejorar, empoderar y hacer más eficiente la gestión de tareas críticas, preparando el negocio para el éxito. Aborda esas tareas tradicionales automatizadas y flujos de trabajo ocultos como aprobaciones y coordinación que pueden migrarse a herramientas eficientes, como por ejemplo flujos automatizados dentro de plataformas CRM. Este modelo destaca la desconexión entre sistemas tecnológicos y comportamientos reales de los equipos, que a menudo surge de entrenamiento inadecuado o desalineación cultural, impactando el mundo corporativo al sofocar la agilidad y la toma de decisiones.

En el panorama corporativo, esta desconexión ha llevado a desafíos generalizados: las empresas invierten miles de millones en complejos ecosistemas tecnológicas, sin embargo, las tasas de adopción rondan el 30-40% porque los empleados no están equipados para usarlas efectivamente. Esto no solo desperdicia recursos, sino que también obstaculiza el crecimiento, ya que juntas directivas y ejecutivos de nivel C toman decisiones basadas en datos incompletos o insights obsoletos. Una toma de decisiones más informada en este nivel puede impactar profundamente el crecimiento por otro lado cabe imaginar una junta directiva que aprovecha análisis en tiempo real de flujos de trabajo optimizados para pivotar estrategias rápidamente, superando a los competidores. En ICX, aseguramos el éxito al aprovechar metodologías probadas, herramientas de optimización de procesos impulsadas por IA de clase mundial y marcos de mejores prácticas relevantes como el Marco de Clasificación de Procesos de APQC, que ayuda a comparar y refinar operaciones para máxima eficiencia.

El rol del entrenamiento en cerrar la brecha digital

Uno de los pilares de una transformación digital efectiva del modelo de negocio es invertir en el entrenamiento de empleados para abordar la brecha entre sistemas tecnológicos avanzados y comportamientos cotidianos de los equipos. Sin esto, incluso las herramientas más sofisticadas acumulan polvo digital. El entrenamiento no trata solo de enseñar a operar software; se trata de construir alfabetización digital que empodere a las personas para adaptarse e innovar. Por ejemplo, programas enfocados en herramientas como análisis impulsados por IA o plataformas colaborativas pueden cambiar mentalidades de reactivas a proactivas, fomentando una cultura donde los datos informan las decisiones en lugar de solo contar con la intuición.

Considera cómo esto se desarrolla en escenarios reales. Una firma manufacturera con la que nos asociamos en ICX estaba luchando con retrasos en la cadena de suministro debido al seguimiento manual. Al implementar entrenamiento dirigido en minería de procesos y herramientas de automatización, sus equipos aprendieron a mapear y optimizar flujos de trabajo por sí mismos, reduciendo retrasos en un 25% en el primer trimestre. Esto no solo impulsó la productividad, sino que también actualizó la cultura organizacional hacia la colaboración y el éxito impulsado por la tecnología. Los empleados se sintieron valorados, lo que llevó a mayor compromiso e ideas innovadoras surgiendo desde las líneas frontales.

Estableciendo una Oficina de Transformación Digital para superar la resistencia

Una Oficina de Transformación Digital (DTO) puede ser aquí un cambio de paradigma, actuando como un centro para reducir la resistencia a través de comunicación clara y liderazgo inspirador. La resistencia a menudo surge del miedo a lo desconocido pérdidas de empleo, brechas de habilidades o rutinas interrumpidas. Una DTO bien liderada contrarresta esto articulando el "por qué" detrás de los cambios, compartiendo historias de éxito e involucrando a los empleados en el proceso. Liderada por un Coordinador de Transformación, asegura que las iniciativas se alineen con los objetivos comerciales, convirtiendo escépticos en defensores.

Por ejemplo, en uno de nuestros compromisos, un cliente minorista estableció una DTO que organizó asambleas y sesiones de retroalimentación, desmitificando herramientas digitales y destacando victorias rápidas. Este enfoque redujo la resistencia a la mitad, acelerando la adopción y los cambios culturales. Programas de entrenamiento dentro de la DTO, como talleres sobre herramientas de colaboración digital, mejoraron aún más la productividad al permitir un trabajo en equipo sin problemas a través de geografías.

Si estás viendo signos de ineficiencia en tus operaciones como esos hilos de correos electrónicos persistentes o aprobaciones retrasadas ahora es el momento de actuar. Contacta a ICX hoy, y discutamos cómo podemos ayudarte a identificar y migrar esos flujos de trabajo ocultos a herramientas más eficientes, alineando tu modelo operativo con tu visión estratégica para un crecimiento rápido y sostenible.

Historias de Éxito: Rediseñando para el Futuro

Veamos algunas historias de éxito inspiradoras donde empresas adoptaron la transformación del modelo de negocio digital al rediseñar sus modelos operativos para ajustarse a estrategias en evolución. Netflix es un ejemplo clásico: una vez un servicio de alquiler de DVD, pivotaron al streaming al reformar su modelo de negocio y modelo operativo alrededor de análisis de datos y personalización de contenido. Este cambio cultural hacia la innovación impulsó un crecimiento masivo de suscriptores y ganancias, cumpliendo con las expectativas de los clientes para entretenimiento bajo demanda.

De manera similar, Domino's Pizza se transformó de una pizzería tradicional a una empresa tecnológica, rediseñando su modelo de negocio a pedidos basados en app y seguimiento impulsado por IA. Esto alineó su modelo de operaciones con una estrategia digital como primer criterio fundacional de su modelo de negocio, mejorando la satisfacción del cliente a través de experiencias sin problemas y aumentando los ingresos en más del 15% anual en años recientes. Su cambio cultural enfatizó el entrenamiento de empleados en herramientas digitales, fomentando un entorno colaborativo que priorizó la velocidad y la precisión.

Otro ejemplo destacado es Nike, que rediseñó su modelo operativo alrededor de canales digitales directos al consumidor. Al integrar el comercio electrónico con IA para recomendaciones personalizadas, cumplieron con las expectativas de los clientes para productos personalizados, impulsando un cambio cultural hacia la toma de decisiones centrada en datos y un notable crecimiento de ganancias. Estas historias muestran cómo repensar las operaciones no solo retiene la lealtad, sino que también atrae nuevos clientes en mercados competitivos.

En el sector financiero, Capital One renovó su modelo operativo con análisis basados en la nube e IA, pasando de la banca tradicional a una operación tecnológica inteligente. Esto impulsó un cambio cultural al empoderar equipos con habilidades digitales, resultando en excelencia de servicio mejorada y rentabilidad.

Explorando tecnologías emergentes para el cambio cultural

Las tecnologías emergentes son puntos de inflexión para impulsar el cambio cultural en toda la organización durante la transformación del modelo de negocio y modelo operativo a un entorno fundamentalmente digital. La IA, por ejemplo, automatiza tareas rutinarias mientras habilita insights predictivos, cambiando culturas de jerárquicas a ágiles. Como nota Deloitte, la IA fomenta el aprendizaje perpetuo, ayudando a los equipos a adaptarse a cambios rápidos.

Blockchain promueve la transparencia y la confianza, alentando culturas colaborativas al descentralizar la toma de decisiones. Programas de entrenamiento en realidad virtual (VR) sumergen a los empleados en nuevos escenarios, acelerando la adquisición de habilidades y cambios culturales hacia la innovación. Estas tecnologías no solo optimizan; empoderan a las personas, alineando comportamientos con objetivos estratégicos.

El poder de la experimentación: prototipos y pruebas piloto

Experimentar con prototipos y pruebas piloto es crucial para impulsar el cambio cultural en la transformación digital. Los prototipos permiten a los equipos probar ideas rápidamente, recolectando retroalimentación para refinar los prototipos de forma iterativa sin requerir inversiones iniciales masivas. Este enfoque iterativo reduce el riesgo y construye adhesión, ya que los empleados ven progreso tangible.

Por otro lado, las pruebas piloto llevan esto más allá, implementando cambios a pequeña escala que permiten medir su impacto en entornos controlados. Por ejemplo, pilotar un flujo de trabajo automatizado en un departamento puede identificar cuellos de botella previamente desconocidos, lo que permite realizar un despliegue más amplio con confianza. Como se destaca en la investigación, este método fomenta la resiliencia y evita fallos costosos, permeando una cultura de mejora continua.

En nuestro trabajo en ICX, hemos visto pilotos entregar beneficios operativos en semanas, como un cliente que probó automatizaciones de CRM y logró aprobaciones 40% más rápidas, alineando su modelo operativo con las estrategias de crecimiento del modelo de negocios.

Para una perspectiva más amplia sobre el valor intrínseco del TOM, aconsejaría considera los insights del artículo de Harvard Business Review "The Value of Digital Transformation", que enfatiza cómo rediseñar modelos operativos a través de la integración tecnológica desbloquea nuevas oportunidades.

Para permanecer competitivo en el paisaje digital en rápida evolución de hoy, las organizaciones deben establecer una Oficina de Transformación Digital para centralizar y impulsar la actualización del Modelo Operativo (TOM) con el fin de alinearse con la estrategia del modelo de negocio y la adopción de esfuerzos innovadores. Una DTO bien estructurada, liderada por un Coordinador de Transformación y respaldada por equipos multifuncionales, puede alinear la tecnología con los objetivos comerciales, fomentar una cultura de mejora continua y aprovechar la adopción de tecnologías emergentes para crear nuevas oportunidades de crecimiento. Al priorizar la experimentación y estrategias impulsadas por datos, una DTO posiciona a la empresa como líder de mercado, lista para adaptarse a demandas cambiantes de clientes y disrupciones de la industria. Comienza tu viaje de transformación digital hoy estableciendo una DTO para desbloquear el potencial completo de tu organización. Establecer una DTO asegura que la transformación digital sea un esfuerzo colectivo.