Optimización de procesos para una transición digital exitosa

La transformación digital no es simplemente una cuestión de implementar tecnologías avanzadas, sino de reestructurar los procesos internos para alinearlos con los nuevos retos y oportunidades que plantea el entorno digital. La optimización de procesos es el eje central de esta transición, ya que permite a las organizaciones mejorar la eficiencia operativa, reducir costos y, sobre todo, ofrecer un mayor valor al cliente. Este enfoque estratégico no solo acelera la adopción tecnológica, sino que también establece una base sólida para el éxito a largo plazo.

Adaptar los procesos a un modelo digital requiere un análisis profundo de las operaciones actuales, identificando cuellos de botella, redundancias y áreas de mejora. Es un proceso que demanda un compromiso integral de los equipos, desde la alta dirección hasta los colaboradores operativos, para garantizar que cada cambio esté alineado con los objetivos de negocio. La integración de tecnologías como la automatización, el análisis de datos y la inteligencia artificial solo será efectiva si los procesos son lo suficientemente flexibles y ágiles para aprovecharlas al máximo.

Por otro lado, la optimización de procesos también implica un cambio cultural dentro de la organización. Esto significa fomentar una mentalidad orientada al aprendizaje continuo, la innovación y la colaboración. Las empresas que logran este equilibrio entre tecnología, procesos y cultura tienen mayores probabilidades de superar los desafíos que surgen durante la transformación digital y de mantenerse competitivas en un entorno en constante evolución.

Índice:

• Introducción: ¿Reconoces la optimización como un proceso?

• Lean Management y la eliminación de MUDAS

• Importancia de procesos eficientes de cara a la transformación digital

• El reto de la región: gestionar la mejora antes de transformar

¿Reconoces la optimización como un proceso?

Descubre como la cultura japonesa del Kaizen (mejora continua) puede guiarte en el camino hacia la excelencia operacional reduciendo y eliminando las Mudas (desperdicios) de tu operación de cara a una transformación digital exitosa...

El término “óptimo” según la Real Academia Española se define como: “adj. Sumamente bueno, que no puede ser mejor.”, lo cual, si lo utilizamos en asociación adjetiva con un proceso de manufactura o servicios nos dejaría frente a un sistema inmejorable, lo cual conceptualmente es incorrecto. En contraposición, desde la filosofía japonesa de mejora continua Kaizen recibimos que “El mensaje de la estrategia Kaizen es que no debe pasar un día sin que se realice algún tipo de mejora en algún lugar de la empresa” (Masaaki Imai) ya que en esta cultura se parte del supuesto que todo proceso es siempre mejorable, siempre que, se haga énfasis en la identificación de problemas y fallos, los cuales, se traducen en desperdicios de recursos, también llamados del japonés Mudas; estos, son más fácilmente identificables por aquellos colaboradores que viven el día a día dentro del proceso y por ende reciben la denominación de Process Owners o Dueños del proceso; ellos, serán siempre una fuente primaria de oportunidades de mejora.

>> Mejora de procesos utilizando As Is & To Be <<

Lean Management y la eliminación de MUDAS

En la línea de mejorar constante y consistentemente eliminando cada vez más actividades y operaciones improductivas aparece la metodología del Lean Management o Administración Esbelta, lo cual plantea que se puede y debe actuar sobre los 7 diferentes tipos de desperdicios existentes en un proceso:

• Sobreproducción: Se tiene mayor capacidad instalada que la demanda que se ha pronosticado para el negocio y con tal de “aprovecharla” se sobre produce o sobre instalan servidores de atención al cliente.
  
  

• Movimientos: Desplazamientos innecesarios dentro de las instalaciones derivadas de una deficiente distribución del espacio. El efecto de esta muda se maximiza cuando una tarea es repetitiva en una jornada laboral.
  
  

• Esperas: Si un elemento de un proceso está simplemente esperando en un proceso no se le está agregando valor, solamente está esperando, esto debe eliminarse o minimizarse.
  
  

• Transportes: Cerca del 80% de los recursos de un proceso de manufactura se utilizan para mover objetos, materiales, los transportes en un proceso deben ser lo más cortos posibles.
  
  

• Sobreproceso: Controles y aprobaciones innecesarios en un proceso así como brindar un nivel de calidad sobredimensionado para el mercado meta, pueden ser ejemplos de sobre procesar un elemento que podría salir mucho antes de un proceso.
  
  

• Stock o inventario: “Parqueos de dinero” son los inventarios de materia prima, producto semi terminado (Work in process - WIP) y producto terminado que no son transformados en elementos comercializables para asegurar un flujo financiero continuo y sano.
  
  

• Defectos: El enemigo de la calidad por defecto es la variabilidad de los procesos, por ende, aquellos defectos reprocesables generarán triple costo a la empresa: costo inicial, costo de reproceso y costo de oportunidad. Este último no siempre visto es el recurso y espacio que podría estarse utilizando en procesar un ítem por primera vez, pero está ocupado por reprocesar un defecto y “alguien más” debe hacerlo.
  
  
  

Importancia de procesos eficientes de cara a la transformación digital

La eficiencia así como la productividad de los procesos se incrementan de 3 formas posibles: sacando mayor provecho de los recursos existentes, reduciendo recursos sin afectar la capacidad operativa o bien aumentando la capacidad con el uso de menos recurso. Las herramientas de ingeniería de procesos modernas como Lean Manufacturing o Lean Management proponen la implementación de herramientas que eliminan las operaciones que no agregan valor, y que por tanto son innecesarias en los procesos centrales y los procesos de soporte logrando impactar positivamente en corto plazo y en ocasiones de forma inmediata la productividad y eficiencia de los procesos.

Así entonces, sobre la misma línea de mejorar de procesos junto con la metodología Lean, se vuelve hoy en día imposible pensar en que una oportunidad de hacer más eficientes nuestros procesos es a través de la transformación digital; máxime, cuando luego durante la pandemia 2020 y 2021 un 85% de las empresas aceleraron sus procesos de transformación digital, en algunos casos para crecer y en otros para sobrevivir. Sobre este tema los CEOs de empresas globales son muy optimistas y dan valor a las posibilidades que abre la transformación digital. A nivel mundial el 95% de los CEOs concibe la disrupción tecnológica como una oportunidad más que como una amenaza. Todos los países analizados muestran tasas superiores al 90%. Y a la hora de calificarse como disruptores activos o pasivos, la mitad de los CEOs globales (54%) se muestran activos: dicen que más que esperar a ser objetivo de alguna disrupción por parte de competidores, su organización está siendo activamente disruptiva en el sector. Destaca el caso de Estados Unidos, donde el 86% de los CEOs se declara disruptores activos, con un 36%, España se situaría en la banda media, junto a países como País Bajos (38%), Australia e Italia (32%), India y China (30%); no aparece ningún país Latinoamericano en esta lista, lo cual sin duda, puede y debe ser visto como una oportunidad para nuestros directivos regionales.

>> Funciones vs procesos ¿Por qué fracasan los negocios? <<

El reto regional: Gestionar la mejora antes de transformar

La optimización de procesos es el puente que conecta la transformación digital con los resultados tangibles para las organizaciones. No se trata únicamente de mejorar el desempeño interno, sino de habilitar a las empresas para responder de manera ágil y efectiva a las necesidades cambiantes de sus clientes. Este enfoque integral garantiza que las tecnologías implementadas no solo sean herramientas, sino habilitadores de valor que impacten positivamente tanto en el rendimiento del negocio como en la experiencia del cliente.

Además, la reestructuración de procesos facilita la identificación de áreas clave para la innovación, permitiendo a las empresas diferenciarse en un mercado competitivo. Las organizaciones que invierten en optimizar sus flujos de trabajo logran una mayor cohesión entre los equipos, eliminan ineficiencias y están mejor preparadas para enfrentar los desafíos que surgen durante la digitalización. Esto genera no solo beneficios operativos, sino también una ventaja estratégica sostenible.

En última instancia, una transición digital exitosa es el resultado de una combinación de tecnología y procesos bien optimizados, impulsados por una visión estratégica clara y un liderazgo comprometido. Las empresas que prioricen este enfoque estarán mejor posicionadas para aprovechar las oportunidades de la transformación digital y garantizar su relevancia en el futuro. La clave no está solo en adoptar herramientas modernas, sino en utilizarlas para crear procesos que impulsen el crecimiento y la resiliencia organizacional.

Es en este punto de pensar en transformación digital es cuando se debe ser cuidadosos al planificarla y ejecutarla en nuestros negocios, dado que se recomienda que los procesos que se propongan digitalizar recorran primeramente el camino de la optimización -entendida como un proceso de mejora continua- que asegure la continua satisfacción de los clientes, el crecimiento de la empresa y la rentabilidad del negocio. 

En Imagineer Customer Experience te queremos acompañar a recorrer juntos este proceso, ponte en contacto con nosotros y nuestro grupo de expertos potenciará tu experiencia Lean de procesos para generar un elemento competitivo diferenciador que impactará positivamente en la satisfacción de tus clientes.




Agendar con consultor de Transformación Digital