APQC el recurso olvidado para beNchmarks

En mis años de consultor cada vez me sorprendo más de las empresas que no conocen de APQC en la implementación de sus procesos y por tanto no hacen uso de la vasta cantidad de recursos que ofrece.  Lo que veo en la mayoría es que el levantamiento de procesos se realiza de forma más o menos empírica, en algunos casos con lineamientos base y como diríamos popularmente “inventando la rueda” nuevamente. 

Con APQC aprovechamos la experiencia y el conocimiento acumulado de miles de empresas de todos tipos de industria y tamaño alrededor del mundo. Después de conocerlo es casi prohibitivo no hacer uso de estos recursos.

Pero ¿Qué es APQC?

El American Productivity & Quality Center (APQC) es una organización sin fines de lucro líder en benchmarking, gestión del conocimiento y mejora de procesos empresariales. Fundada en 1977, APQC proporciona marcos de referencia, metodologías y mejores prácticas para optimizar su desempeño y fomentar la innovación. APQC también proporciona investigaciones, bases de datos comparativas y redes de colaboración, lo que permite a organizaciones de diversos sectores a identificar oportunidades de mejora y a implementar estrategias basadas en datos para ir mejorando en términos de eficiencia.

La relevancia de APQC radica en su capacidad para estandarizar y mejorar los procesos empresariales mediante marcos como el Process Classification Framework (PCF), que permite estructurar, analizar y comparar las operaciones de mi empresa con estándares globales. Al proporcionar herramientas de referencia y compartir buenas prácticas, el uso de APQC ahorra una cantidad considerable de tiempo al mismo tiempo que ofrece un punto de comparación que sirve como norte para la mejora y el crecimiento.

¿Qué sucede cuando no existe un marco común de clasificación de procesos?

Como se mencionó anteriormente, muchas organizaciones llevan a cabo levantamientos de procesos de forma empírica. Sin una estructura clara en cada área de la empresa, los métodos pueden definirse de manera diferente, lo que genera inconsistencias e interfiere con la colaboración entre equipos. Esto resulta en una duplicación de esfuerzos ya que departamentos distintos pueden estar realizando tareas similares sin coordinarse. También surgen problemas en la comunicación interna ya que sin un lenguaje compartido, los empleados interpretarán los procesos de forma subjetiva. Además, integrar sistemas como ERP, CRM e instrumentos de automatización se vuelve complejo cuando no existe un modelo estandarizado.

Por otro lado, si los procesos no están bien definidos, establecer KPIs y métricas clave se vuelve un desafío. Sin un marco como APQC, muchas empresas carecen de indicadores de éxito claros, lo que impide evaluar el desempeño y realizar mejoras basadas en datos. Además, sin una estructura común para comparar con otras empresas, el benchmarking pierde efectividad. Como resultado, muchas decisiones se toman en función de percepciones subjetivas en lugar de datos objetivos y medibles. Y es justamente en el benchmark donde me quiero enfocar en este artículo.

¿Qué es un Benchmark?

Un benchmark es un proceso de comparación sistemática en el que una empresa evalúa su desempeño, productos, servicios o procesos frente a los de sus competidores directos o a los estándares de la industria. Su objetivo es identificar mejores prácticas, detectar oportunidades de mejora y establecer objetivos estratégicos basados en datos reales.

El benchmarking puede realizarse a nivel interno (comparando diferentes áreas de la misma organización), competitivo (comparándose con los principales competidores) o funcional (evaluando procesos similares en industrias diferentes para obtener nuevas perspectivas).

1 Comparativo entre mi empresa y otras empresas de la misma industria

La importancia del benchmarking radica en su capacidad para proporcionar información valiosa para la toma de decisiones estratégicas, pues permite identificar fortalezas y debilidades en relación con el mercado con miras a optimizar la eficiencia operativa, mejorar la experiencia del cliente y fortalecer la competitividad.

Haciendo un símil con una dieta me gusta pensar que el benchmark funciona como una báscula que me indica qué tan bien lo estoy haciendo, cuál es mi desviación con respecto a los mejores de la industria para tomar las acciones correctivas a tiempo.

Ventajas y factores diferenciadores del Benchmark con AQPC

El realizar benchmarks con AQPC ofrece unas ventajas únicas difíciles de igualar con otro marco de referencia. Entre las más importantes tenemos:

Estandarización con el Process Classification Framework (PCF)

Como mencioné anteriormente, uno de los principales diferenciadores de APQC es el uso de su Process Classification Framework (PCF), que proporciona una estructura común para comparar el rendimiento entre empresas. A diferencia de otros benchmarks que pueden ser más genéricos o subjetivos, APQC permite medir el desempeño con base en una taxonomía clara y bien definida de procesos de negocio, asegurando comparaciones precisas y relevantes.

Mientras que muchos benchmarks solo ofrecen métricas aisladas de desempeño, APQC permite comparar cada proceso con un estándar reconocido, brindando una visión integral del funcionamiento organizacional. Es comparar manzanas con manzanas como se dice popularmente.

Comparación de procesos, no solo de indicadores

Ligado al punto anterior, muchos benchmarks tradicionales se enfocan únicamente en comparar indicadores financieros o de rendimiento operativo sin analizar la estructura subyacente de los procesos. APQC, en cambio, permite comparar cómo mi compañía ejecuta sus procesos en relación con las mejores prácticas de la industria.

Por ejemplo, en lugar de simplemente medir el costo promedio por transacción en un proceso de compras, APQC desglosa cada paso del proceso de adquisición, permitiendo identificar oportunidades específicas de mejora y optimización.

Base de datos global y sectorizada

Por otro lado, APQC cuenta con una de las bases de datos de benchmarking más amplias del mundo, con información recolectada de empresas de distintos sectores, tamaños y ubicaciones geográficas. Esto me permite comparar el desempeño de mi empresa con empresas del mismo sector, de otros sectores similares o con compañías de clase mundial.

A diferencia de otros modelos de benchmarking que pueden estar limitados a ciertas industrias o regiones, APQC proporciona acceso a información globalmente validada, lo que permite tener una referencia más objetiva y alineada con los estándares de alto rendimiento. Esta es una ventaja muy difícil de igualar.

Métricas accionables y benchmarking de mejores prácticas

El enfoque de benchmarking de APQC no solo se limita a métricas de rendimiento, como es lo tradicional, sino que también incluye un benchmarking de mejores prácticas. Esto significa que no solo se compara el desempeño de una empresa con el de sus competidores, sino que también se identifican estrategias y metodologías específicas utilizadas por las empresas con mejor rendimiento.

Acceso a estudios de referencia

A diferencia de otros proveedores de benchmarking que solo ofrecen reportes estáticos, APQC permite acceder a estudios de referencia que incluyen análisis detallados sobre tendencias del mercado y proyecciones. Esto ayuda a anticipar cambios en el entorno empresarial y a preparar estrategias de mejora continua antes de que los problemas se vuelvan críticos. Además, el enfoque basado en datos de APQC me ayuda a evitar interpretaciones sesgadas o subjetivas, ya que cada métrica está respaldada por información confiable y metodologías rigurosamente validadas.

Comparaciones accionables con estrategias de implementación

A diferencia de otros benchmarks que solo proporcionan datos sin contexto, APQC ofrece estrategias específicas de implementación basadas en casos de éxito reales, lo que le permite a mi empresa transformar los hallazgos del benchmarking en planes de acción concretos.

Adaptabilidad a empresas de cualquier tamaño

Mientras que algunos benchmarks están diseñados solo para grandes corporaciones, APQC permite que las empresas, sin importar su tamaño, puedan acceder a comparaciones relevantes Lo cual le hace útil en un rango tan grande tanto como para startups en crecimiento, así como para empresas multinacionales.

Conclusión

Luego de explorar exhaustivamente todas las posibilidades que APQC ofrece en términos de medición y optimización de procesos, queda claro que no aprovechar estos recursos sería un verdadero desperdicio de esfuerzo y tiempo. He podido presenciar de primera mano cómo empresas que utilizan APQC logran estructurar mejor sus procesos, tomar decisiones más fundamentadas y elevar su competitividad con base en datos tangibles. No se trata únicamente de medir indicadores de rendimiento, sino de comprender cómo se desarrollan las cosas internamente y compararlas con los estándares más exigentes de la industria.

En un entorno empresarial donde la eficiencia y la mejora continua son elementos cruciales, seguir "reinventando la rueda" sin un marco de referencia sólido es un lujo que ninguna compañía puede permitirse. APQC no solo proporciona una base de comparación confiable, sino que también ofrece estrategias concretas para implementar mejoras de manera eficaz. Así que, si hasta ahora no has considerado a APQC dentro de tus herramientas de medición, este es el momento ideal para empezar a hacerlo. Puedes visitar su sitio web