Mejora de procesos utilizando As Is & To Be

Para mejorar un proceso primero es importante identificar dónde está la brecha. Es decir, se define la situación actual, se analiza y se encuentran las oportunidades de mejora, con ello se plantea la situación futura, pero ¿Cómo llegas ahí? A eso me refiero con las brechas. La diferencia entre lo que tienes hoy y lo que deberías tener mañana es la clave para identificar qué debes cambiar.

Índice

• ¿Qué es un proceso?
• Proceso As-Is
• Proceso To-Be
• Motivaciones para utilizarlo
  
  

¿Qué es un proceso?

Un proceso se define como una secuencia de pasos que se deben seguir para completar una tarea o trabajo. Además del flujo, los procesos consideran variables como insumos (materia prima, datos, documentos), salidas (producto o servicio obtenido), herramientas (máquinas, sistemas, dispositivos electrónicos), personas que actúan como proveedores o clientes, así como responsables.

Es decir, los procesos necesitan insumos suministrados por uno o varios proveedores, los cuales son transformados por medio de acciones, realizadas en un paso a paso, para obtener un producto o servicio que será entregado a los clientes.

Por ejemplo, para que un restaurante opere correctamente necesita de proveedores que suministren la materia prima como carnes, vegetales, harinas, etc. Y de clientes que ordenen los ítems del menú. Los cocineros se dedican a cocinar según las órdenes que ingresen, sirviendo en un tiempo determinado los platillos, para obtener a cambio un pago por la comida y el servicio.

Habiendo entendido de manera general qué es un proceso, pasemos a explicar la diferencia entre uno “As-Is” y uno “To-Be”.

Proceso AS-IS

Un proceso As-Is define la situación actual. Sea de la organización, un departamento o un subproceso, el diagrama As-Is retrata el estado presente del proceso, tal cual se hace hoy en día.

Para diagramar un As-Is, es necesario involucrarse con los usuarios, las personas que realizan el proceso todos los días y conocen el paso a paso, las herramientas que necesitan, los departamentos que se involucra, básicamente toda la información pertinente.

El objetivo de un As-Is es plantear la realidad, sea un flujo desordenado, sin estandarización, con tiempos muertos, sistemas poco ágiles, sin responsables claros, o un proceso relativamente ordenado; la idea es identificar los puntos de mejora.

Los aspectos claves para analizar en un proceso son:

• Flujo: paso a paso de las actividades.
• Puntos de decisión: los procesos rara vez son completamente lineales. En algunas actividades es necesario tomar decisiones basadas en un criterio y allí surgen bifurcaciones en el flujo. Estos puntos de decisión también pueden resultar en puntos de control.
  
  

• Tiempo: duración de las tareas y el tiempo entre ellas.
• Interdependencia: algunas actividades tienen dependencia, hasta no terminar una no empieza la otra. Hay que tener en cuenta la ruta crítica. Además, la interdependencia también puede hacer referencia a la relación con otros departamentos.
• Variabilidad: falta de estandarización.
• Responsables: cada actividad debe tener un responsable claramente definido, de lo contrario, si esta no se hace ¿Quién toma responsabilidad?

Proceso TO-BE

Un proceso To-Be define la situación futura. Sea de la organización, un departamento o un subproceso, el diagrama To-Be retrata el estado mejorado del proceso, a donde se quiere llegar.

Ahora bien, determinar a quiénes se debe involucrar depende de los puntos de mejora que se hayan identificado. Por ejemplo, si las mejoras se deben dar a nivel de software y automatización, sería ideal contar con una o varias personas que conozcan del tema, pero, en general, ya que un proceso To-Be define un estado futuro y mejorado, para el cual probablemente se requiera de inversión, es indispensable contar con la gerencia, ya que será quién apruebe los cambios.

Para el análisis deben participar personas que entiendan el proceso As-Is y tengan la capacidad para cuestionar la situación actual, encontrando así los puntos de mejora.

Motivaciones para utilizar procesos As-Is / To-Be

Si tienes algunos de los siguientes objetivos o motivaciones, podrías considerar un análisis de los procesos As-Is / To-Be como apoyo para encontrar una solución.

• Mejorar los procesos actuales.
• Disminuir costos.
• Deseo de automatizar.
• Aumentar la satisfacción del cliente.
• Mejorar la experiencia del cliente.
• Cumplir con nuevos estándares.
• Adaptar los procesos debido a un cambio abrupto en la organización.
• Aumentar la productividad.
  
  
  

Recuerda, para mejorar un proceso es necesario entenderlo, ahí recae la importancia de diagramar un "As-Is" que refleje la actualidad y un "To-Be" que muestre las propuestas de mejora.