Mejora de procesos utilizando As Is & To Be

Toda empresa que busca eficiencia y crecimiento debe analizar cómo se ejecutan sus actividades y qué oportunidades existen para optimizarlas. Sin una evaluación clara del estado actual de los procesos, es difícil identificar cuellos de botella, ineficiencias o puntos críticos que afectan la operación. Para lograr mejoras significativas, es fundamental contar con un enfoque estructurado que permita comparar la situación actual con el estado ideal al que se desea llegar.

El modelo As Is & To Be es una metodología que permite analizar y rediseñar procesos de negocio de manera efectiva. La fase As Is representa el estado actual del proceso, donde se documentan cada paso, las herramientas utilizadas y los problemas existentes. En contraste, la fase To Be describe la versión optimizada del proceso, con mejoras que permiten mayor productividad, reducción de costos y mejor experiencia para clientes y colaboradores. Este enfoque ayuda a visualizar los cambios necesarios y a desarrollar estrategias para implementarlos de manera gradual y controlada.

Utilizar esta metodología no solo facilita la transformación organizacional, sino que también permite reducir riesgos al implementar mejoras fundamentadas en datos reales. Empresas que aplican el análisis As Is & To Be logran tomar decisiones más informadas, optimizar tiempos y recursos, y garantizar que cada cambio genere un impacto positivo en la operación. Comprender cómo funciona esta estrategia y cómo aplicarla correctamente es clave para cualquier organización que busque innovar y adaptarse de manera eficiente a nuevos desafíos.

Índice

• ¿Qué es un proceso?
• Proceso As-Is
• Proceso To-Be
• Motivaciones para utilizarlo
  
  
  
  

¿Qué es un proceso?

Un proceso se define como una secuencia de pasos que se deben seguir para completar una tarea o trabajo. Además del flujo, los procesos consideran variables como insumos (materia prima, datos, documentos), salidas (producto o servicio obtenido), herramientas (máquinas, sistemas, dispositivos electrónicos), personas que actúan como proveedores o clientes, así como responsables.

Es decir, los procesos necesitan insumos suministrados por uno o varios proveedores, los cuales son transformados por medio de acciones, realizadas en un paso a paso, para obtener un producto o servicio que será entregado a los clientes.

Por ejemplo, para que un restaurante opere correctamente necesita de proveedores que suministren la materia prima como carnes, vegetales, harinas, etc. Y de clientes que ordenen los ítems del menú. Los cocineros se dedican a cocinar según las órdenes que ingresen, sirviendo en un tiempo determinado los platillos, para obtener a cambio un pago por la comida y el servicio.

Habiendo entendido de manera general qué es un proceso, pasemos a explicar la diferencia entre uno “As-Is” y uno “To-Be”.

Proceso AS-IS

Un proceso As-Is define la situación actual. Sea de la organización, un departamento o un subproceso, el diagrama As-Is retrata el estado presente del proceso, tal cual se hace hoy en día.

Para diagramar un As-Is, es necesario involucrarse con los usuarios, las personas que realizan el proceso todos los días y conocen el paso a paso, las herramientas que necesitan, los departamentos que se involucra, básicamente toda la información pertinente.

El objetivo de un As-Is es plantear la realidad, sea un flujo desordenado, sin estandarización, con tiempos muertos, sistemas poco ágiles, sin responsables claros, o un proceso relativamente ordenado; la idea es identificar los puntos de mejora.

Los aspectos claves para analizar en un proceso son:

• Flujo: paso a paso de las actividades.
  
  
• Puntos de decisión: los procesos rara vez son completamente lineales. En algunas actividades es necesario tomar decisiones basadas en un criterio y allí surgen bifurcaciones en el flujo. Estos puntos de decisión también pueden resultar en puntos de control.
  
  
  
  

• Tiempo: duración de las tareas y el tiempo entre ellas.
  
  
• Interdependencia: algunas actividades tienen dependencia, hasta no terminar una no empieza la otra. Hay que tener en cuenta la ruta crítica. Además, la interdependencia también puede hacer referencia a la relación con otros departamentos.
  
  
• Variabilidad: falta de estandarización.
  
  
• Responsables: cada actividad debe tener un responsable claramente definido, de lo contrario, si esta no se hace ¿Quién toma responsabilidad?

Proceso TO-BE

Un proceso To-Be define la situación futura. Sea de la organización, un departamento o un subproceso, el diagrama To-Be retrata el estado mejorado del proceso, a donde se quiere llegar.

Ahora bien, determinar a quiénes se debe involucrar depende de los puntos de mejora que se hayan identificado. Por ejemplo, si las mejoras se deben dar a nivel de software y automatización, sería ideal contar con una o varias personas que conozcan del tema, pero, en general, ya que un proceso To-Be define un estado futuro y mejorado, para el cual probablemente se requiera de inversión, es indispensable contar con la gerencia, ya que será quién apruebe los cambios.

Para el análisis deben participar personas que entiendan el proceso As-Is y tengan la capacidad para cuestionar la situación actual, encontrando así los puntos de mejora.

Motivaciones para utilizar procesos As-Is / To-Be

Si tienes algunos de los siguientes objetivos o motivaciones, podrías considerar un análisis de los procesos As-Is / To-Be como apoyo para encontrar una solución.

• Mejorar los procesos actuales.
• Disminuir costos.
• Deseo de automatizar.
• Aumentar la satisfacción del cliente.
• Mejorar la experiencia del cliente.
• Cumplir con nuevos estándares.
• Adaptar los procesos debido a un cambio abrupto en la organización.
• Aumentar la productividad.
  
  
  
  
  
  >> ¿Qué es Business Process Model and Notation - BPMN? <<
  
  
  

La mejora de procesos no es un evento aislado, sino un esfuerzo continuo que permite a las empresas optimizar su desempeño y adaptarse a nuevos desafíos. La metodología As Is & To Be proporciona una estructura clara para evaluar el estado actual de los procesos y diseñar un modelo optimizado que impulse la eficiencia y la competitividad. Comprender cómo funcionan las operaciones antes de implementar cambios permite tomar decisiones basadas en datos y evitar transformaciones improvisadas que puedan generar más problemas que soluciones.

Un análisis detallado del estado As Is ayuda a identificar cuellos de botella, redundancias y áreas de mejora dentro de la organización. Al contrastarlo con el modelo To Be, es posible visualizar un futuro más eficiente y desarrollar un plan de acción para cerrar la brecha entre ambos estados. La clave del éxito radica en la correcta implementación de estos cambios, asegurando que cada ajuste responda a necesidades reales y esté alineado con los objetivos estratégicos del negocio.

Las empresas que aplican esta metodología con disciplina y enfoque estratégico logran optimizar costos, reducir errores y mejorar la experiencia tanto de sus clientes como de sus colaboradores. Más allá de un ejercicio teórico, el enfoque As Is & To Be es una herramienta poderosa para la transformación organizacional, permitiendo que las mejoras sean sostenibles y escalables a lo largo del tiempo. Integrar este análisis dentro de la cultura empresarial garantiza una evolución constante y una mayor capacidad de respuesta ante los cambios del mercado.