OKR y ¿Cuál es el desafío de implementarlos en equipos remotos?

¿Qué son los OKRs?

Estamos hablando de una metodología para establecer objetivos que nos ayuda a definir y seguir metas ambiciosas en nuestra organización. OKR significa "Objetivos y Resultados Clave" (por sus siglas en inglés) y se compone de dos elementos principales:

Los objetivos que son metas claras y aspiracionales que definen lo que queremos lograr, como aumentar nuestra cuota de mercado o aumentar las ventas de X producto.

Los resultados clave en cambio, son esos efectos específicos y medibles que indican el progreso hacia la consecución del objetivo, como aumentar nuestra rotación de inventarios a cierto número para los siguientes dos meses, o reducir el consumo de papel en la oficina a menos de X resmas para el siguiente trimestre, y así sucesivamente.

Los OKRs están diseñados para ayudarnos a concentrarnos en lo que realmente importa y alinear nuestros equipos en torno a objetivos comunes. Al establecer objetivos desafiantes pero alcanzables y definir resultados clave claros y cuantificables, podemos dar un mejor seguimiento a nuestro progreso, responsabilizarnos y tomar decisiones basadas en datos sobre dónde invertir nuestro tiempo y recursos.

De forma muy condensada, el objetivo me dice lo que quiero alcanzar y el resultado clave me indica el cómo alcanzarlo.

Beneficios de los OKR

En mi experiencia, he descubierto que los OKRs ofrecen numerosos beneficios que simplifican y mejoran nuestro trabajo diario. Primero, al usar OKRs, fomentamos una mayor autonomía y responsabilidad. Cada uno de nosotros tiene claridad sobre nuestras responsabilidades, pero también disfrutamos de la libertad en nuestro trabajo diario, lo que nos permite innovar y adaptarnos según sea necesario.

Los OKRs también nos ayudan a establecer metas más intrépidas y retadoras. Nos desafían a nosotros y a nuestros equipos a alcanzar más allá de nuestras zonas de confort mediante objetivos ambiciosos. Este enfoque nos mantiene enfocados y disciplinados, permitiéndonos priorizar mejor nuestro tiempo y manejar nuestras cargas de trabajo de manera más efectiva.

Otro aspecto que resaltar es cómo los OKRs simplifican todo el proceso de establecimiento de objetivos, reduciendo el tiempo que dedicamos a esta tarea. Esto nos libera tiempo para concentrarnos en la ejecución y el progreso.

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Además, con los OKRs, la comunicación dentro de la organización es más clara. Todos podemos ver los objetivos de la organización y comprender cómo nuestro trabajo contribuye al crecimiento general. Esto no solo mejora nuestra alineación y cooperación al trabajar juntos hacia objetivos más grandes, sino que también aumenta el compromiso de los empleados. Nos conecta más con la misión general de la empresa y entre nosotros.

Una pregunta que no puede faltar ¿Cuál es la diferencia principal entre OKR y KPI (Indicadores Clave de Rendimiento)?

OKR

El OKR se centra en establecer y alcanzar objetivos desafiantes y aspiracionales. Se utiliza para impulsar el enfoque, la alineación y el compromiso de los equipos hacia resultados significativos y a largo plazo. Los OKR son más orientados al crecimiento, la innovación y el aprendizaje, y pueden cambiar con mayor frecuencia para adaptarse a nuevas condiciones o prioridades.

KPI

EL KPI en cambio se enfoca en medir el rendimiento y los resultados específicos en áreas clave del negocio. Los KPI son indicadores cuantitativos que se utilizan para evaluar el rendimiento actual en relación con los objetivos y las expectativas establecidas. A menudo se utilizan para monitorear y controlar el rendimiento operativo en tiempo real, y pueden tener un enfoque más estrecho y detallado en comparación con los OKR.

Ejemplos de OKR

Todo se entiende mejor con un ejemplo. Aquí te muestro unos cuantos OKR típicos de un departamento de recursos humanos.

Ejemplo 1: Mejora de la satisfacción y retención de empleados

Objetivo: Mejorar la satisfacción y retención de empleados.

Resultado clave 1: Alcanzar un 90% de satisfacción en la encuesta de clima laboral semestral.

Resultado clave 2: Reducir la rotación de personal en un 20% respecto al año anterior.

Resultado clave 3: Implementar un programa de reconocimientos que alcance a 100% de los departamentos cada trimestre.

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Ejemplo 2: Fortalecimiento de la formación y desarrollo

Objetivo: Desarrollar habilidades clave en el personal para promover la innovación.

Resultado clave 1: Lanzar 5 nuevos programas de capacitación enfocados en habilidades digitales y de liderazgo.

Resultado clave 2: Aumentar en un 25% la participación en programas de formación respecto al trimestre anterior.

Resultado clave 3: Obtener una calificación promedio de 4.5/5 en satisfacción con los programas de capacitación.

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Ejemplo 3: Optimización de procesos de reclutamiento

Objetivo: Agilizar el proceso de reclutamiento para mejorar la eficiencia y calidad de las contrataciones.

Resultado clave 1: Reducir el tiempo medio de contratación de 30 a 21 días.

Resultado clave 2: Aumentar la tasa de aceptación de ofertas de trabajo al 85%.

Resultado clave 3: Lograr que el 95% de los nuevos empleados superen satisfactoriamente el periodo de prueba.

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Ejemplo 4: Mejora de la cultura organizacional

Objetivo: Fortalecer la cultura organizacional para fomentar un ambiente de trabajo positivo y colaborativo.

Resultado clave 1: Organizar 12 eventos de “team building” a lo largo del año que involucren al menos al 75% del personal.

Resultado clave 2: Implementar una política de trabajo flexible que sea utilizada por al menos el 50% de los empleados.

Resultado clave 3: Conseguir una mejora del 15% en la respuesta a la pregunta sobre cultura organizacional en la encuesta anual de empleados.

Desafíos de implementar OKRs en equipos remotos:

Ahora sí, vamos al meollo del asunto, cuando se trata de equipos remotos, la implementación de OKRs puede presentar desafíos específicos, pero también ofrece oportunidades para mejorar la alineación y la eficiencia. A continuación, se detallan algunos de estos desafíos y estrategias para implementar OKRs en equipos remotos de manera efectiva.

Comunicación y alineación

La falta de interacciones cara a cara puede dificultar la comunicación clara de objetivos y expectativas. Los malentendidos son más probables y puede ser más difícil asegurarse de que todos los miembros del equipo estén alineados con los objetivos generales de la empresa.

Seguimiento del progreso

En un entorno remoto, es más complicado supervisar el progreso de forma continua y asegurar que todos se mantengan en camino hacia el cumplimiento de sus OKRs.

Cultura y compromiso

Fomentar una cultura de empresa fuerte y un alto nivel de compromiso en un equipo disperso geográficamente puede ser desafiante. Los miembros del equipo pueden sentirse desconectados o menos comprometidos con los objetivos de la organización.

Adaptación a zonas horarias diferentes

Aunque no necesariamente aplica a todos los trabajos remotos, la coordinación entre miembros del equipo en diferentes zonas horarias puede complicar la programación de reuniones regulares para revisar objetivos y progresos.

Estrategias de implementación de OKRs para equipos remotos:

Para hacer frente a estos desafíos, se proponen algunas de estrategias tales como:

Uso de herramientas de colaboración

Implementar herramientas tecnológicas que faciliten la colaboración y comunicación en tiempo real y asíncrono. Herramientas como Zoom, Google Meet o Microsoft Teams pueden ayudar a mantener a todos en la misma página.

Establecimiento de rutinas regulares

Tener reuniones de check-in regulares y revisiones de OKRs puede ayudar a mantener a todos alineados y enfocados en los objetivos comunes, dando seguimiento al avance de los resultados. Estas reuniones también son esenciales para ajustar o redefinir objetivos según sea necesario. El ajuste de los OKRs dependerá mucho del objetivo. Una evaluación común se realiza normalmente a cabo de cada trimestre.

Formación y orientación sobre OKRs

Esta estrategia es recomendable implementarla al inicio del ejercicio con todo el equipo y en especial al incorporar a un miembro nuevo. Y consiste en ofrecer formación adecuada sobre la metodología OKR y cómo debe ser utilizada efectivamente en un entorno remoto. Esto incluye enseñar a los equipos a establecer objetivos alcanzables y medibles.

Transparencia y accesibilidad de los OKRs

Asegurarse de que los OKRs de cada miembro del equipo y del equipo en general sean accesibles para todos, lo que ayuda a mejorar la visibilidad y el alineamiento. La transparencia aquí es clave para alcanzar los objetivos y va ligada a las rutinas regulares de seguimiento.

Fomento de la cultura de empresa y el compromiso

Implementar iniciativas que promuevan una cultura organizacional fuerte y un sentido de pertenencia, incluso en un entorno remoto. Esto puede incluir actividades de “team building” virtuales, reconocimientos públicos de logros y una comunicación abierta y honesta. Sin este sentido de pertenencia será difícil que se dé la transparencia del punto anterior.

Adaptación a diferentes zonas horarias

Ser consciente de las diferencias de tiempo y planificar las interacciones de manera que todos los miembros del equipo puedan participar sin que se vean demasiado afectados por su ubicación geográfica. No aplica a todas las empresas y equipos, pero es un punto para considerar si es tu caso.

Conclusión

En definitiva, implementar OKRs en equipos remotos presenta tanto desafíos como oportunidades. Los desafíos, aunque notables, no son insuperables si adoptamos las estrategias adecuadas y hacemos uso de las herramientas tecnológicas disponibles. La clave está en mantener una comunicación fluida y constante, asegurando que todos los miembros del equipo no solo comprendan los objetivos comunes, sino que también se sientan parte integral de estos. Al fomentar una cultura de transparencia y compromiso, podemos superar las barreras físicas y las diferencias horarias que a menudo se presentan en los equipos remotos.

Asimismo, el valor de los OKRs en este contexto va más allá de la simple medición de resultados. Nos permite ser más ágiles, adaptativos y proactivos frente a los cambios. Al final, lo que más cuenta es cómo estos objetivos nos ayudan a alinear nuestras acciones diarias con la visión de la empresa, generando un impacto real y medible. Por ello, aunque la implementación inicial de OKRs en entornos remotos pueda parecer desafiante, los beneficios de una ejecución efectiva son claros y, sin duda, valen la pena el esfuerzo invertido.