¿Qué es Business Process Model and Notation - BPMN?

Cuando se trata de plasmar gráficamente los flujos operativos en una empresa, son muchos los que se encuentran ante un dilema a la hora de elegir una metodología.

A pesar de que pareciera simple trazar un proceso paso a paso, lo cierto es que existen diversas maneras de representarlo y, sin una herramienta idónea, documentarlo de manera clara y eficiente puede volverse engorroso y complejo. Para aquellos que recién se inician en el análisis y mapeo de procedimientos, la amplia gama de posibilidades que brinda, por ejemplo, una herramienta como Microsoft Visio podría resultar abrumadora, y la falta de familiaridad con conceptos técnicos complica todavía más la selección.

BPMN o Business Process Model and Notation (Notación y Modelado de Procesos de Negocio) se destaca como una opción viable en este contexto. A diferencia de otras metodologías similares, BPMN fue específicamente diseñada para representar procesos empresariales de manera clara y normalizada. ¿Qué significa esto exactamente? Que da igual si eres un analista experto, un desarrollador experimentado o un gerente supervisor de un proyecto; BPMN proporciona un lenguaje visual comprensible para todos. Sin embargo, es entendible que alguien que no haya oído hablar de BPMN antes tenga dudas sobre si realmente es la herramienta apropiada para sus necesidades. Aunque a simple vista podría parecer una solución excesivamente simple, BPMN ofrece funcionalidades avanzadas que satisfacen incluso las demandas más exigentes. Al mismo tiempo, su curva de aprendizaje no es tan empinada como la de otros métodos más difíciles.

Este artículo tiene como objetivo despejar esas dudas. Aquí te explico qué es BPMN, cómo se diferencia de otras técnicas de mapeo de procesos y, sobre todo, cuándo y por qué deberías considerarlo la mejor opción para visualizar y optimizar tus flujos de trabajo. Si has intentado mapear procesos antes y no has logrado los resultados esperados, puede que esta metodología sea justo lo que necesitas.


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¿Qué es BPMN?

BPMN, como se mencionó anteriormente, es una metodología ampliamente utilizada para la representación gráfica de los procesos empresariales. Su objetivo principal es brindar una forma estándar y comprensible para modelar y comunicar los procesos de negocio tanto a nivel técnico como a nivel empresarial. La ventaja de BPMN radica en que proporciona una notación visual que es fácilmente entendible para todos los participantes de un proyecto, ya sean analistas de negocios que diseñan el proceso de forma compleja, desarrolladores que implementen la solución de manera minuciosa o incluso ejecutivos que necesiten comprender profundamente el flujo de trabajo de la organización. Además, BPMN ofrece la posibilidad de representar gráficamente distintos tipos de tareas, eventos y flujos dentro de un proceso empresarial de manera clara y sencilla, logrando una comunicación efectiva entre todas las partes interesadas.

El diagrama BPMN se compone de diversos elementos gráficos que representan distintos aspectos de un proceso. Entre estos elementos se incluyen actividades, decisiones, eventos y flujos, al igual que ocurre con los diagramas de flujo.

La simbología de BPMN

A diferencia de otras simbologías de mapeo de procesos, BPMN se caracteriza por mantenerse muy simple y estándar, de forma que la curva de aprendizaje para adoptarlo sea muy corta. Cada símbolo que lo compone tiene un significado específico, por ejemplo, las actividades son tareas o trabajos específicos que se llevan a cabo dentro de un proceso. Los eventos indican que desencadena o finaliza un proceso. Los flujos, por su parte, muestran la secuencia en la que ocurren las actividades y cómo se relacionan entre sí. Además, BPMN incorpora elementos adicionales, como puertas de decisión y participantes, que permiten modelar escenarios más complejos e interactivos.

Símbolos más utilizados en BMPN

A continuación, se muestran los símbolos más comúnmente utilizados en esta metodología.

Comparación de BPMN con otras metodologías

BPMN se distingue de otras metodologías de mapeo de procesos debido a su énfasis en la estandarización y en su capacidad para ser comprendida por diferentes actores dentro de una organización. A diferencia de otras técnicas de mapeo de procesos, como los tradicionales diagramas de flujo, los mapas de procesos o los diagramas de flujo de datos, BPMN ofrece una notación más rica y precisa que está específicamente diseñada para representar procesos empresariales de una manera formal y detallada. No obstante, la complejidad de su especificación dificulta en ocasiones su adopción y genera confusión respecto a su alcance. Asimismo, al tratarse de una herramienta versátil concebida para modelar procesos de muy diversa índole, la falta de lineamientos que orienten su aplicación adecuada a cada caso en particular puede dar lugar a diseños excesivamente genéricos o innecesariamente complejos, lo que merma su utilidad práctica. Sin embargo, cuando es aplicada siguiendo buenas prácticas y considerando las particularidades de cada organización y proceso, BPMN demuestra ser una potente metodología capaz de mejorar sustancialmente la gestión, ejecución y automatización de flujos de trabajo.

Los diagramas de flujo convencionales son simples e intuitivos para aquellos usuarios sin experiencia en notaciones avanzadas. Sin embargo, carecen de la capacidad para representar eventos complejos, condiciones que requieran tomar decisiones o interacciones entre diversos actores, algo que BPMN puede modelar con precisión. Mientras que los diagramas de flujo son útiles para procesos lineales y sencillos, BPMN es más apropiado para plasmar procesos intrincados que involucren múltiples participantes, elecciones y acontecimientos entrelazados.

Diagrama de flujo convencional

Otra metodología ampliamente empleada es el diagrama de flujo de datos (DFD), el cual se centra más en el trayecto que lleva la información dentro de un sistema que en las actividades o tareas específicas. El DFD es útil para mapear cómo los datos se mueven entre diferentes entidades en un sistema, lo que lo hace especialmente adecuado para el análisis de sistemas o procesos informáticos. Por el contrario, el BPMN no solo demuestra el flujo de la información, sino también las actividades, eventos y decisiones que ocurren dentro del proceso, por lo que se convierte en una herramienta más completa para procesos empresariales orientados hacia la acción.

Los mapas de procesos, por su parte, son una representación más abstracta de los procesos de negocio. Suelen enfocarse en los pasos clave de un proceso sin entrar en demasiado detalle sobre las condiciones o los flujos alternativos. Aunque son útiles para tener una vista general del proceso, no tienen la capacidad de BPMN para modelar situaciones complejas o escenarios detallados. BPMN es superior cuando se requiere una comprensión profunda y técnica del proceso, mientras que los mapas de procesos pueden ser mejores para presentaciones ejecutivas o para comunicar los aspectos generales de un flujo de trabajo.



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Mapa de procesos

En términos de elección, BPMN es la mejor opción cuando se precisan notaciones exactas y normalizadas para procesos complejos, especialmente en entornos donde es importante que tanto equipos técnicos como de negocio puedan comprender y colaborar en la definición del proceso. Asimismo, es ideal cuando se desea automatizar procesos empresariales, dado que su nivel detallado permite que los procesos se implanten sin problemas en sistemas de gestión de procesos empresariales (BPMS). Adicionalmente, su estructura normalizada proporciona una base sólida para el intercambio de información de procesos entre diversas herramientas.

Por otro lado, métodos como los diagramas de flujo tradicionales o los mapas de procesos pueden ser más apropiados para proyectos más simples, para la enseñanza básica o cuando se busca una comprensión rápida y general del flujo de trabajo, sin necesidad de entrar en los detalles operativos o técnicos. A continuación, se muestra como se ve un gráfico sencillo utilizando BPMN.

Ventajas de utilizar BPMN

La gran ventaja de BPMN radica en que permite uniformar la manera en que se describen los procesos de negocio dentro de una organización. Al lograr esta normalización, facilita la colaboración transversal entre las diversas áreas de la compañía, ya que todos los involucrados pueden interactuar mediante un lenguaje visual estandarizado. Esto no solo agiliza la comunicación interna, sino que asimismo contribuye a visualizar ineficiencias operativas, optimizar rutas de trabajo y alinear el accionar cotidiano con los objetivos estratégicos trazados por la gerencia. De este modo, la empresa garantiza que sus procesos centrales estén perfectamente enunciados y direccionados hacia el cumplimiento de fines determinados, lo cual es fundamental para triunfar en un contexto de competencia creciente.

BPMN también se utiliza ampliamente para la automatización de procesos debido a que permite representar de manera precisa y clara los flujos de trabajo, lo cual facilita implementar dichos procesos en sistemas automatizados tales como plataformas de gestión de procesos empresariales. Estas herramientas tecnológicas ayudan a mejorar la eficiencia al minimizar los errores humanos que se podrían presentar de realizarse los procesos de forma manual. No obstante, al automatizar también es importante considerar que en ocasiones surgen imprevistos que requieren flexibilidad para hacer los ajustes necesarios, por lo que el factor humano sigue siendo relevante en la supervisión para garantizar el correcto funcionamiento del sistema.

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BPMN sin duda provee una herramienta efectiva para aquellos enfocados en optimizar procesos empresariales. Su habilidad para normalizar la forma de representar flujos de trabajo no solo clarifica la comprensión intra-organizacional, sino que también posibilita la detección de áreas de mejora y el impulso de la productividad. A lo largo del artículo hemos apreciado cómo BPMN se diferencia de metodologías tradicionales como diagramas de flujo, proveyendo un grado de detalle y adaptabilidad que lo tornan propicio para procesos complejos y dinámicos. Al mismo tiempo, su flexibilidad permite la presentación de conceptos de manera original, captando la atención del público por su simplicidad.

Para quienes desean implementar una solución que pueda ser utilizada tanto a nivel técnico como empresarial, BPMN ofrece un equilibrio perfecto. Su adopción es especialmente recomendada en proyectos donde se busca la automatización de procesos o donde la colaboración entre distintos equipos es indispensable para alcanzar los resultados requeridos. Al comprender y aplicar BPMN correctamente, puedes alinear mejor tus operaciones con tus objetivos estratégicos, reduciendo costos, mejorando la comunicación y logrando una mayor agilidad organizacional. Si estás evaluando cómo mejorar la gestión de tus procesos, BPMN debería estar entre tus principales consideraciones.

Fuentes

Las ilustraciones se tomaron de Lucidchart https://www.lucidchart.com/ y de Interfacing https://www.interfacing.com/ las cuales son herramientas donde puedes crear modelos BPMN.