10 razones para automatizar tus procesos de negocio

En el 2021, el mercado global para la automatización se estimó en 214.3 mil millones de dólares, de los cuales 74 mil millones correspondieron a la automatización de procesos. Este último término se refiere a la implementación de tecnologías que permiten configurar flujos automatizados de trabajo, donde algunas funciones de muchos departamentos son realizadas de forma ágil y sin intervención humana. 

Como es de esperar, esto tiene un impacto positivo en las finanzas de las compañías al reducir el número de errores y al incrementar la productividad de sus procesos. No obstante, los beneficios pueden ir mucho más allá de esto. En este blog te traigo 10 potenciales beneficios que podrías alcanzar en tu negocio si  implementas correctamente un proyecto de automatización de procesos. 

1. Da visibilidad de tus procesos

Algo importante a tomar en cuenta es que si tus procesos están desordenados y los automatizas, automatizarás el desorden. Por ello, no es recomendable que implementes uno de estos proyectos si antes no tienes un entendimiento pleno de tus procesos.

Para esto, te recomiendo la utilización de diagramas. Estos son una representación visual que muestra la secuencia de las actividades, el flujo de los materiales e información, los recursos necesarios, los responsables, etc; ayudándote a entender cómo funciona tu proceso, dónde comienza, dónde termina, quiénes están involucrados y a qué otras áreas afecta.

Una vez aquí, puedes definir puntos de control en momentos críticos del proceso. De esta forma es sencillo automatizar las mediciones y así generar datos importantes, los cuales te ayudarán a medir y controlar el desempeño de tus procesos.

2. Puede guiarte hacia la transformación digital

Si todavía cuentas con procesos manuales, donde la información se manipula de forma física, un proyecto de automatización correctamente implementado te puede ayudar a entender, ordenar, simplificar y limpiar tus procesos. De esta forma, serán más eficientes y estarán listos para cuando decidas dar el salto al mundo digital.

Con diagramas ya elaborados, por ejemplo, puedes delimitar y priorizar el proyecto de automatización de procesos a los más importantes. Además, cualquier proveedor podrá diseñar un sistema que garantice el flujo de trabajo e información tal como lo necesitas, haciendo la transición efectiva y menos dolorosa.

3. Asegura la agilidad de tus operaciones

Una vez entiendes quiénes son los dueños y responsables de la información y los recursos en cada etapa del proceso, puedes anticipar cómo ayudarlos a cumplir con sus responsabilidades y así evitar los atrasos.

¿Tus colaboradores necesitan enviar notificaciones personalizadas, solicitar aprobaciones o firmas, analizar información o validar el estado de una transacción? Si un sistema puede encargarse de todas estas tareas, liberarás el tiempo y reducirás el esfuerzo de tus recursos.

Cabe destacar que no porque el sistema “trabaje solo”, debería de hacerlo. El responsable entiende y conoce el proceso mejor que nadie, él podrá detectar alguna anomalía y de haber algún problema nadie mejor que él sabrá cómo solucionarlo. Por esta razón, es importante que esta persona permanezca unida al proceso, hay que capacitarla y enseñarle a utilizar los sistemas, para que saque el mayor provecho posible a las nuevas herramientas de apoyo.

4. Estandariza tus procesos

De la mano con las razones anteriores, el tener visibilidad de tus actividades, ordenarlas, simplificarlas y automatizarlas también te asegura que se va a disminuir la variación en los resultados de los procesos. Como consecuencia, consigues llegar a un estándar de tiempo y de calidad, dando seguridad y confianza a las partes interesadas. Esto podría ser la razón por la cual atraigas nuevos clientes y también para que conserves a los más fieles.

5. Facilita la gestión de la información

La automatización, a través de un sistema, puede programarse para dejar un registro de todo lo que se lleva a cabo. Puedes decidir dónde ubicar estos registros o incluso puedes diseñar un sistema de gestión empresarial donde mantener tus documentos ordenados.

De esta forma, será sencillo extraer datos, generar reportes e informes. Además, si entras en un proceso de auditoría, o simplemente necesitas revisar algo, la gestión automatizada de la información te permitirá encontrar fácilmente cualquier documento necesario.

6. Aumenta la satisfacción de tus clientes

Este es un diferenciador clave en los negocios. Los clientes tienen frustraciones, expectativas y necesidades, tanto de los productos como de los servicios que consumen. Si conoces a tus clientes, entenderás la experiencia que quieren recibir, entonces puedes rediseñar tus procesos y automatizarlos para disminuir sus frustraciones y superar sus expectativas, generando una impresión positiva y, por ende, una satisfacción que te darán una ventaja competitiva respecto a otros negocios.

Como un ejemplo: si una industria médica quiere comparar tus productos por precio y calidad vs otros de sus proveedores, espera que la cotización llegue lo más rápido posible. Sin embargo, si tu proceso es cien por ciento manual y requiere de firmas físicas para aprobar descuentos por volúmenes de compra, seguramente quedarás fuera de las opciones de tu cliente al no cumplir con el tiempo que este tiene disponible.

Si bien siempre serán necesarias algunas validaciones humanas, en este ejemplo la automatización de algunas partes del proceso podrían darte una o varias ventajas: supongamos que la cotización se llena en un sistema digital, se envía automáticamente a los encargados del departamento de ventas, rebota a otro encargado si no se ha dado respuesta en algunos minutos y al gerente si en el plazo de una hora nadie ha aprobado la cotización. Una vez se tiene la firma, se le hace llegar directa y automáticamente al correo de tu cliente.

Si bien el proceso es el mismo, al definir los puntos de control (firma) y programar las reglas de negocio (tiempo y responsable de dar aprobación) no solo ahorras tiempo al no tener que dar un seguimiento manual, sino que también tu cliente recibirá una respuesta más rápida y estarás automatizando la experiencia de tus clientes.

7. Reduce tus costos

La reducción de costos es uno de los beneficios más esperados al hablar de un proyecto de automatización. Esto podría lograrse por muchos motivos:

• Se disminuyen los tiempos de ciclo
• Se reducen errores y desperdicios
• Se eliminan los reprocesos
• Se simplifican actividades sencillas y desaparecen las innecesarias
• Se minimizar las mermas
• Se solucionan los cuellos de botella
• Etcétera
  
  

8. Aumenta la moral de tus trabajadores

Nadie quiere pasar el resto de su vida realizando la misma tarea. El llevar a cabo labores repetitivas puede tener un efecto negativo sobre las cargas de trabajo. No solo es cuestión de aburrimiento, hay un factor emocional que tiene que ver con la necesidad de desarrollar  nuevas habilidades.

Si automatizas las actividades rutinarias y tediosas, puedes darle tiempo a tus colaboradores para que se dediquen a otras tareas más complejas, entonces participarán en procesos y proyectos más importantes que les presenten desafíos. Por otro lado, también deberán de capacitarse para aprender a utilizar los nuevos sistemas, adquiriendo nuevos conocimientos y sintiéndose más valorados.

Todo esto puede mejorar sus condiciones dentro de tu empresa, pero también los hará sentirse más confiados y seguros en el mercado laboral, incrementando su felicidad y por ende su productividad, así como la percepción que personas externas tengan de tu negocio.

9. Facilita la mejora continua

La mejor visibilidad de tus procesos, la estandarización de las operaciones, la ejecución ágil de las actividades, el fácil acceso a la información y el desarrollo de personal también traen consigo otra consecuencia importante.

Con el tiempo tus colaboradores incrementaron su conocimiento sobre la gestión de los procesos, adquirieron nuevas habilidades técnicas y ahora cuentan con datos disponibles para analizar información y tomar decisiones. Eventualmente, y con seguridad, identificarán oportunidades de mejora y podrían generar nuevas soluciones de acuerdo a su entendimiento del proceso para beneficiar a toda la organización.

10. Favorece la toma de decisiones

Una ventaja de agilizar las actividades transaccionales y automatizar la generación, gestión y almacenamiento de datos, es que puedes recopilar y visualizar información de todos tus procesos en tiempo real. El software de automatización, por lo general, suele mostrar gráficos personalizables, pero también permite la exctracción de datos para incorporarlos en tus propias herramientas analíticas.

De esta forma puedes monitorear tu volumen de ventas, la efectividad de tus campañas de mercadeo, la eficiencia de tus servicios de atención al cliente y otros indicadores que quieras controlar. Esto significa que la automatización te puede ayudar a definir objetivos estratégicos y tomar decisiones con base en la información más actualizada de forma más sencilla.

¿Quieres incrementar tus ventas a través de mejorar la efectividad de tus campañas de mercadeo? ¿Quieres reducir los tiempos de ciclo de tus procesos de servicio para aumentar la satisfacción de tus clientes? Esta clase de preguntas te guiarán a tomar decisiones con base en las necesidades que identifiques a la hora de analizar la información que tu sistema automatizado te permita visualizar.

Como puedes ver, desde mejorar los tiempos de respuesta hasta la calidad de tus productos o servicios, la automatización trata de generar un impacto positivo a través de facilitar la realización de tareas y la toma de decisiones. Te recomiendo comenzar con el entendimiento y diagramación de tus procesos, para que así puedas delimitar tus proyectos de automatización y desarrollarlos de forma efectiva. Además, todos los beneficios se suelen traducir en términos económicos, sin embargo, antes de automatizar debes de hacer un análisis costo - beneficio para decidir si realmente se justifica la inversión. Recuerda que puedes dividir un proyecto por etapas y comenzar por aquellos procesos críticos tanto para dar una buena experiencia a tus clientes como para mantener saludable tu negocio.