Importancia de la Automatización de procesos en la industria

En la industria actual, existe mucha competencia en una sola industria, por lo tanto, para alcanzar el éxito e inclusive, ser mejor que los demás, se debe tener un mejor servicio. Una de las claves para eso es la automatización de los procesos de cada empresa.

Hoy en día es muy importante el tema del tiempo, entre menos se dure haciendo una tarea, se considera, muchas veces, más eficaz. Por lo tanto, en la automatización se deja de depender de factores que pueden pasar realizando una tarea de forma manual a una forma automática. Esto permite generar competitividad en el mercado y valor para el cliente.

A continuación, veremos temas como:

-Definición de la automatización de procesos

-Ejemplos de procesos de negocios que pueden automatizarse

-Un caso exitoso actual de automatización

-Consecuencias de la automatización

¿Qué es la automatización de un proceso?

En este momento existen muchas empresas que llevan a cabo sus procesos tanto internos como externos de forma manual, esto lleva más tiempo, más trabajo. La automatización es una generación de pasos que pueden realizarse por medio del uso de la tecnología. Por ejemplo, cuando entramos a una página que vende en línea, seleccionamos un ítem, lo guardamos en el carrito, hacemos la compra y nos llega un email que indica lo que compramos... Esta es una automatización, cuando se realiza la compra, el usuario entra en el primer paso de la automatización, es decir, esta acción es el desencadenante, luego de esto se establece un número de pasos y requisitos para que se le envíe el email a la persona que hizo la compra.

Otro ejemplo de proceso automatizado es la serie de pasos de compra que realiza una empresa, desde el momento en que se contacta al proveedor hasta que se entrega se puede automatizar; también el chat de una página web, donde se chatea con un Bot, entre otros ejemplos.

Procesos de negocios que pueden automatizarse

 Los procesos que pueden automatizarse dentro de un negocio son variados, estos dependen de la industria, del tamaño de la empresa, los objetivos y metas. Algunos de ellos son: 

• Seguimiento de las operaciones de una empresa: se automatizan los flujos de trabajo, con esto se podría saber la persona responsable de realizar una tarea, si se hizo y cuándo sucedió, además le notificaría a la persona que sigue en el proceso para que empiece a ejecutar su tarea y. así sucesivamente.
• Atención al cliente: como lo mencionamos anteriormente, el Chatbot de una página web puede atender a muchas personas a la misma vez, aclarar ciertas dudas y si la consulta es más profunda pueden redirigir al usuario para tener contacto con una persona real.
• Gestión de redes sociales: Se puede automatizar el contacto que tienen los clientes en las redes sociales y dependiendo del tema que estos toquen en el chat, sean redirigidos ya sea a servicio al cliente, a un departamento específico e inclusive una sección de la página web. Además, se puede crear omnicanalidad de redes sociales y de contacto.
• Inscripciones: al enviar un formulario, las personas internamente en la empresa pueden inscribirse a capacitaciones, talleres, eventos, entre otros. Que el tipo de inscripción sea el desencadenante de la automatización y esta dirija a información, acciones, etc.
• Reservas: En el caso de lugares como hoteles, se puede implementar la reserva, este desencadenante podría enviar un email de confirmación, y una vez que esté cerca la fecha de la reservación enviar un email de recordatorio.
• Contacto: En la página web generalmente hay una sección de contacto, muchas veces redirige a agendar una cita, esta cita se conecta con el calendario y muchas veces puede enviarse un recordatorio.
• Reclamos: Dependiendo del tipo de reclamo se puede redirigir a un departamento de la empresa en específico como servicio al cliente, ventas u otro lugar de forma automática.

Estos y muchos otros ejemplos muestran los tipos de automatización que puede implementarse en diferentes industrias.

Un caso exitoso actual de automatización

La empresa Amazon es líder mundial en servicio al cliente. Esta contiene automatización de Chatbot en la web. Cuando un usuario tiene una pregunta sobre un objeto, un reclamo, una queja o necesita saber otra información, puede acudir al Chat de la página. Una vez que pone sus datos y entra es atendido por un bot, este le pregunta su duda, la trata de resolver de diferentes maneras si es que el usuario continua con duda y en última instancia lo re dirige a un ser humano para que pueda hablar con esa persona, pero esto depende del tema, ya que lo re dirige al departamento que puede resolver esa duda.

Consecuencias de la automatización

Existen muchas ventajas en la actualidad de la adopción de esta práctica en la industria. Esto ayuda a reducir el tiempo en que se realizan diferentes tareas, reduce costos de operación, aumenta la productividad de los trabajadores ya que atienden a quien lo necesita, además con el proceso automatizado se puede abarcar más cantidad de personas. Se minimizan las fallas o errores, todo sucede en tiempo real. Para esto se puede utilizar un software en donde se realice toda la automatización y re dirección, emails, entre otros.

Si una empresa en la actualidad no adopta la automatización de los procesos se queda atrás, no está a la vanguardia y por lo tanto deja de competir con las empresas que tienen una visión moderna que evoluciona junto con sus clientes y el mundo en general.