Software de forecast de HubSpot: El indicador crucial para gerencia

Descubre qué es el software de forecasting de HubSpot, cómo mide resultados de los departamentos de ventas y servicio al cliente y gestiona indicadores de los equipos comerciales.

Uno de los grandes beneficios de HubSpot es la capacidad de poder gestionar las áreas comerciales, como marketing, ventas y servicio al cliente, mediante herramientas que brindan reportes, análisis de datos, desempeño e indicadores para valorar los resultados de las métricas, objetivos y metas propuestas de los departamentos. Dentro de su módulo de ventas, más conocido como; Sales Hub, existe una herramienta que se encarga de analizar, cuantificar y dar trazabilidad a las métricas de venta de los ejecutivos o representantes de venta, llamada Forecast.

Esta herramienta potenciará el manejo y control de objetivos gerenciales respecto a ventas, los objetivos por departamentos como: comercial, ventas, telemercadeo, mayoreo, finanzas entre otros. 

Es un conjunto de procesos necesarios, para medir objetivos gerenciales y establecer estrategias que ayuden a los equipos comerciales a alcanzar sus metas. 

En este blog abordaremos, qué es el potente software de forecast de HubSpot, como aspectos a analizar, consideraremos los siguientes temas: 

• ¿Qué es el software de forecast de HubSpot?
• Elementos importantes al momento para establecer un forecast en su empresa.
• Elementos a considerar si su empresa atiende clientes B2B
• Elementos a considerar si su empresa atiende clientes B2C
• ¿Porqué es crucial e importante para gerencias establecer un forecast?
• Paso a paso de cómo configurar forecast dentro de HubSpot y ¿Cómo establecer métricas por ejecutivo?

Leer: Porqué HubSpot es el mejor CRM

¿Qué es el software de forecast de HubSpot?

Los forecast o previsión empresarial de negocios, son un conjunto de herramientas, metodologías y técnicas estratégicas que buscan determinar la factibilidad, estimación y predicción de cuatro ámbitos importantes: 

1. Evolución de negocios por parte de los equipos de venta.
2. La cantidad de ventas o negocios cerrados ganados de cada ejecutivo o por equipos comerciales.
3. Medición de pérdidas o gastos.
4. Ingresos registrados.

La meta o propósito primordial de un forecast es desarrollar estrategias enfocadas en los objetivos de la empresa para lograr, estimaciones o predicciones acordes a la realidad de su organización, para esto es importante establecer las siguientes reglas en su empresa:

• Métricas.
• Indicadores clave.
• Técnicas que utilizarán los equipos en su forecast.
• Objetivos.

Elementos importantes al momento de establecer un forecast en su empresa

Es claro que muchas empresas dependiendo de su industria cuentan con una capacidad instalada distinta (cuentan con muchos departamentos o pocos), algunas no poseen una visión clara de sus objetivos gerenciales o por equipos, inclusive de acuerdo al nivel de escalabilidad de la empresa, los segmentos de tipos de clientes que se atiendan pueden modificar los propósitos y objetivos de un forecast. 

Por lo cual, a continuación clasificaremos algunos de los elementos importantes que debería considerar su organización, con el fin de establecer una estructura de forecast acorde a su empresa, objetivos gerenciales y por equipos: 

Elementos a considerar si su empresa atiende clientes B2B:

• Indicador de ingresos o ganancias registradas.
• Cuota por ejecutivo.
• Cuota por departamento.
• Reuniones programadas por ejecutivo.
• Oportunidades de negocio registradas.
• Negocios registrados.
• Llamadas realizadas (puede aplicar tanto para equipos de ventas como de servicio al cliente).
• Estimación de tiempo promedio de resolución de tickets (aplica para equipos de servicio al cliente).
• Estimación de tiempo promedio de respuesta del ticket (aplica para equipos de servicio al cliente).
• Estimación de cantidad de tickets cerrados (aplica para equipos de servicio al cliente).

Elementos a considerar si su empresa atiende clientes B2C:

• Indicador de ingresos o ganancias registradas.
• Cuota por ejecutivo.
• Cuota por departamento.
• Oportunidades de negocio registradas.
• Llamadas realizadas (puede aplicar tanto para equipos de ventas como de servicio al cliente).
• Estimación de tiempo promedio de resolución de tickets (aplica para equipos de servicio al cliente).
• Estimación de tiempo promedio de respuesta del ticket (aplica para equipos de servicio al cliente).
• Estimación de cantidad de tickets cerrados(aplica para equipos de servicio al cliente).

¿Porqué es crucial e importante para gerencia establecer un forecast?

Gran parte de las empresas independientemente de su nivel, requieren establecer etapas, métodos y puntos de control esto para que se pueda generar trazabilidad, establecer informes de resultados y más allá de eso, definir los procesos AS-IS y TO-BE que continuará ejerciendo la empresa y aportarle un seguimiento adecuado. 

Esto también demuestra confianza, genera una constante comunicación entre equipos, fortalece la productividad entre otros aspectos importantes que podrá analizar en los siguiente artículos:

Paso a paso de cómo configurar forecast dentro de HubSpot y ¿cómo establecer métricas por ejecutivo?

En caso de no contar con experiencia en el uso e implementación del CRM de HubSpot y sus distintos módulos, HubSpot cuenta con una herramienta destinada para establecer distintos tipos de forecast de acuerdo a los objetivos gerenciales de su empresa.

Nota a considerar:

Es importante destacar que la herramienta de Forecast de HubSpot se encuentra únicamente disponible, a partir de licenciamientos Sales Hub Professional y Enterprise o Service Hub Professional y Enterprise.

En el siguiente enlace de la base de conocimiento de HubSpot, podrá encontrar más información sobre los tipos de forecast configurables en cada licenciamiento:

HubSpot Knowledge Base: ¿Cómo usar la herramienta de previsión de HubSpot?

Pasos de configuración: 

• Primer paso: Para comenzar, primero deberá dirigirse hacía la parte superior de la barra de módulos de HubSpot y dar clic al módulo de ventas.
  
  

• Segundo paso: Dentro del menú del módulo de ventas, ingrese a la herramienta de forecast, si utiliza el CRM en el idioma español aparecerá con el nombre de previsión.
  
  

• Tercer paso: Una vez dentro de la herramienta, los usuarios con accesos podrán observar sus objetivos, filtrar sus metas en función de un tipo de canalización específica, designar miembros de un equipo, podrán editar sus metas e inclusive crear un informe basado en sus resultados.
  
  

• Cuarto paso: Para establecer los objetivos, deberá ingresar al botón de configurar objetivos, y esto lo transferirá a las propiedades de configuración en las que podrá filtrar objetivos específicos, equipos designados a esos objetivos, asignarlos por el tipo de pipeline que les compete y adicionalmente, establecer filtrados en función de una característica fundamental como lo es el año.
  
  

• Quinto paso: Una vez designados los objetivos por tipo de equipo comercial, se requiere designar en configuración, el tipo de gestión, pipeline y usuarios involucrados.

HubSpot permite establecer forecast y designación de objetivos tanto para equipos de ventas, como para equipos de servicio.

En el siguiente enlace de la base de conocimiento de HubSpot, podrá encontrar más información sobre como configurar metas, informes y métricas de forecast en HubSpot: 

HubSpot Knowledge Base: ¿Cómo crear metas de forecast?

Adicionalmente, le comparto un vídeo de guía acerca de la configuración de forecast en HubSpot realizado por CRMCrew:

How to use Forecasting in HubSpot CRM

Si esta interesado en aprender a establecer o mejorar las metas de previsión para sus equipos de servicio al cliente y ventas y cómo HubSpot podrá ayudarle a automatizar estos procesos de negocio en su organización, agende una reunión con un consultor.