La receta perfecta para una base de datos limpia en su CRM

Imagina que estás preparando una receta para tu cena de aniversario, llegas a la alacena y encuentras todos los ingredientes necesarios, pero cuando vas a usarlos resulta que algunos de ellos están vencidos, otros están mal etiquetados y algunos están en mal estado. Si no limpias y organizas tus ingredientes antes de comenzar a cocinar, es muy probable que la comida no salga como esperabas o incluso podría ser perjudicial para la salud de tus invitados. Podría sucedernos de manera similar en los datos de nuestro CRM. Si los datos que utilizas están contaminados, desorganizados o incorrectos, tus decisiones y estrategias basadas en ellos probablemente se traducirán en una cadena de eventos que provocará una deficiencia operativa y afectará directamente los resultados financieros.

Índice

¿Qué es la limpieza de datos o data cleansing?

¿Por qué es importante la limpieza de datos? 

¿Cómo puedo eliminar los datos malos de mi CRM?

¿Cómo puedo mantener una base de datos limpia en mi CRM?

¿Qué es la limpieza de datos o data cleansing?

La limpieza de datos, o data cleansing, es como revisar meticulosamente cada uno de los ingredientes en tu despensa antes de comenzar a cocinar. Es el proceso de identificar, corregir o eliminar datos incorrectos, incompletos, duplicados o irrelevantes en una base de datos o conjunto de datos. Es como desechar los ingredientes vencidos, etiquetar correctamente los productos y asegurarse de que todo esté en condiciones óptimas antes de empezar a cocinar. 

Los datos malos incluyen información irrelevante u obsoleta, información de contacto incompleta o datos contradictorios, como múltiples números de teléfono para dos entradas de contacto

>>¿Qué es la Gobernanza de Datos?<<

Es fundamental tener en cuenta que los buenos datos van más allá de la precisión. En el CRM, la calidad de los datos debe ser prioritaria sobre la cantidad. Ten presente que estás invirtiendo en el almacenamiento de tus datos, por lo que es crucial asegurarte de que la información sea valiosa para mejorar tu equipo, diseñar operaciones más eficientes y aumentar el retorno de la inversión (ROI) de tu organización.

¿Por qué es importante la limpieza de datos? 

Como vimos usar ingredientes mal etiquetados o vencidos puede hacer que tu receta salga muy mal, y en el peor de los casos, podría incluso causar daño a la salud de quienes consuman la comida. De manera similar, en tu empresa, la utilización de datos incorrectos, desactualizados o incompletos puede llevar a decisiones erróneas que afecten negativamente el rendimiento, la reputación y la rentabilidad de tu empresa. La limpieza de datos es crucial para garantizar la precisión de la información utilizada en análisis, estrategias comerciales, marketing y toma de decisiones. Al limpiar los datos, se mejora la calidad de la información, se reducen los errores y se aumenta la confianza en los resultados obtenidos, lo que permite a las empresas operar de manera más eficiente y efectiva.

¿Cómo puedo eliminar los datos malos de mi CRM?

Eliminar los datos incorrectos o de baja calidad de tu CRM es una tarea esencial para mantener la integridad y la eficacia de tu base de datos. Para llevar a cabo esta tarea, primero debes identificar los datos que necesitas eliminar. Revisa minuciosamente tu CRM para encontrar registros que sean obsoletos, irrelevantes, duplicados o simplemente incorrectos. Estos pueden incluir contactos inactivos, oportunidades de ventas caducadas, registros duplicados o datos desactualizados.

Una vez que hayas identificado los datos a eliminar, puedes utilizar las herramientas de limpieza de datos disponibles en tu CRM o considerar la posibilidad de utilizar soluciones externas especializadas en este fin. Estas herramientas te ayudarán a identificar y eliminar eficientemente los registros no deseados de tu base de datos.

Uno de los pasos importantes en este proceso es la deduplicación de registros. Identifica y fusiona los registros duplicados para eliminar la redundancia y mejorar la calidad de tus datos. Es fundamental conservar la información más completa y precisa de cada registro durante este proceso.

Además de los registros duplicados, también debes eliminar aquellos que sean obsoletos o irrelevantes para tu negocio. Esto puede incluir contactos que ya no están asociados con clientes potenciales, oportunidades de ventas que ya no son válidas o registros de empresas que han cerrado.

Antes de proceder con la eliminación definitiva de los datos, asegúrate de confirmar que realmente deseas eliminarlos y que no son necesarios para ningún proceso futuro. Considera la posibilidad de realizar una copia de seguridad de los datos antes de proceder con la eliminación, por si necesitas recuperarlos en el futuro.

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¿Cómo puedo mantener una base de datos limpia en mi CRM?

Para los datos introducidos al CRM a traves de formularios te aconsejo que establezcas políticas de entrada de datos y mantengas tus datos limpios. Primero debes determinar quién va a hacer la limpieza de los datos del CRM. En cualquier caso, es importante establecer un proceso estándar para la limpieza de datos.

Puedes tener un administrador de CRM que limpie de forma constante. También podrías priorizar la limpieza como un esfuerzo de equipo para asegurar que cada miembro del equipo gestiona los datos de los que es responsable. Esta opción es útil para una organización más grande que cuenta con grandes cantidades de datos con mayor frecuencia, lo que podría ser inmanejable para un solo miembro del equipo.

Una vez que hayas determinado quién va a realizar la limpieza, establece una rutina. En lugar de estar todo el tiempo atento y evaluar los datos cada vez que se introduce un nuevo registro, establece un calendario mensual, trimestral o anual, en función de la cantidad de datos que maneje tu CRM.

Este proceso llevará algún tiempo para establecer el calendario adecuado para tu organización, así que podrías empezar con una revisión anual. Puedes programar tu limpieza tomando en cuenta a otros eventos anuales importantes, como la campaña de impuestos, y considerar esto como tu «limpieza de primavera» para los datos. Sea cual sea el calendario, la limpieza te permitirá reducir el desorden y enviar mensajes más productivos a los contactos con mayor interés y posibilidades de convertir.

Una de las formas de facilitar la limpieza de datos a tu equipo es estandarizar el proceso de entrada para que las futuras limpiezas sean mínimas. Una forma importante de estandarizar el proceso es establecer campos de propiedad que aparezcan automáticamente cuando se creen manualmente contactos o empresas. 

Puedes utilizar esta misma estrategia cuando los prospectos introducen su información en un formulario. Al hacerlo, se obtiene información en campos clave que aportan valor a tu equipo. Para asegurarte de que tus datos son consistentes, comprueba tus contactos en los campos clave en los que un contacto no encontraría valor. Por ejemplo, es posible que un contacto no tenga una industria específica, por lo que diseñar un criterio de «industria desconocida» categorizaría con mayor precisión este contacto. Uno de los mayores consejos que doy es que deben minimizarse los campos con respuestas abiertas, siempre debes darle a tu contacto las opciones por medio de un dropdown (en caso de una única opción) o un check box (en caso de que cumpla mas de una opción)

Antes de continuar, retrocedamos e imagina nuevamente que estás cocinando pero no para un evento en tu casa, ahora eres un chef profesional, y vas a cocinar una receta complicada que necesita que cada ingrediente esté perfectamente medido y preparado. Del mismo modo, estas integraciones actúan como tus ayudantes de cocina, asegurándose de que tus datos estén limpios y listos para su uso:

• Leadspace para HubSpot, por ejemplo, actúa como el sous chef que mantiene los ingredientes precisos y organizados para que tu equipo de ventas pueda enfocarse en las tareas importantes, como la distribución eficiente de clientes potenciales.

• Insycle Data Management para HubSpot por otro lado, funciona como tu utensilio de cocina multifuncional, permitiéndote automatizar la limpieza de datos con funciones como la fusión masiva de registros duplicados, la estandarización de valores y la coincidencia de registros durante la importación de datos. Como un cuchillo muy bien afilado, esta integración te ayuda a dejar tus datos listos para ser utilizados con precisión.

• Openprise para Salesforce: Openprise es una plataforma de automatización de datos que ayuda a las empresas a limpiar, enriquecer y gestionar sus datos para mejorar la eficacia de las operaciones de ventas y marketing. La integración de Openprise con Salesforce permite a los usuarios realizar tareas de limpieza de datos de manera automatizada y escalable. Pueden eliminar registros duplicados, normalizar formatos de datos inconsistentes y enriquecer registros con información adicional de fuentes externas. Esto garantiza que los datos en Salesforce estén limpios, precisos y listos para su uso en actividades de ventas y marketing.

• DataCleaner para Salesforce: DataCleaner es una herramienta de código abierto diseñada para la limpieza y calidad de los datos. Se puede integrar con Salesforce para proporcionar funciones adicionales de limpieza y mantenimiento de datos. Los usuarios pueden utilizar DataCleaner para realizar tareas como la deduplicación de registros, la corrección de errores de formato y la estandarización de datos. La integración con Salesforce permite a los equipos mantener la integridad y la calidad de los datos en su CRM, lo que mejora la eficacia de las operaciones de ventas y marketing y ayuda a tomar decisiones más informadas.

• Rivery para Microsoft Dynamics 365: Rivery es una plataforma de integración de datos que permite a las empresas recopilar, limpiar y transformar datos de diversas fuentes para su uso en Microsoft Dynamics 365 y otros sistemas CRM. La integración con Dynamics 365 permite a los usuarios automatizar procesos de limpieza de datos como la deduplicación, la normalización y la validación de datos. Rivery también ofrece capacidades de monitoreo y gestión para garantizar la calidad continua de los datos en Dynamics 365, lo que ayuda a maximizar el valor de las inversiones en CRM y mejora la toma de decisiones empresariales.

• Talend Data Quality para Oracle CRM: Talend Data Quality es una solución integral para la limpieza y calidad de los datos que se puede integrar con Oracle CRM y otros sistemas CRM. La plataforma ofrece capacidades avanzadas de limpieza de datos, incluida la detección y corrección de errores de datos, la deduplicación de registros y la estandarización de datos. La integración con Oracle CRM permite a los usuarios mantener la integridad y la calidad de los datos en su CRM, lo que mejora la eficacia de las operaciones de ventas y marketing y facilita la toma de decisiones informadas. Talend Data Quality también proporciona capacidades de monitoreo y gestión para garantizar la calidad continua de los datos en Oracle CRM.

Ahora bien, no hay una sola manera de mantener un CRM limpio, por lo que es importante que estandarices un proceso de entrada de datos y sigas tu rutina de limpieza de datos. Al fin y al cabo, todo tu equipo debería utilizar los mismos datos para garantizar que se realicen soluciones y que tus clientes experimenten un servicio a gran escala.

Independientemente de la forma en que limpies tus datos de CRM, sigue tu plan y cúmplelo. Mantener una rutina te permitirá tener más control sobre tus datos y mantenerlos en perfecto estado.

>>Importancia del servicio de Gestión de Datos en la actualidad<<

Como ves, al igual que una receta requiere ingredientes frescos y bien preparados para lograr un plato delicioso, tus datos necesitan estar limpios y organizados para impulsar el éxito de tus estrategias comerciales. En ICX entendemos la importancia de la higiene de datos y cómo puede afectar positivamente el rendimiento de tu empresa.

Nuestro equipo está aquí para ayudarte a optimizar tu CRM y garantizar que tu Big data esté en su mejor forma. Con nuestras soluciones y servicios especializados, podemos ayudarte a mejorar la calidad de tus datos, identificar áreas de mejora y maximizar el valor de tu inversión en tecnología.

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