TDABC: La revolución de los modelos de costo ABC

Si has leído mi artículo llamado ¿Cómo hacer fracasar un modelo de costos? Sabrás que una de las causas que aniquilan a un modelo es la complejidad, la que se traduce en un esfuerzo titánico para mantener el modelo actualizado cada periodo. Pero no te preocupes, hay esperanza y se llama TDABC, por sus siglas en inglés “Time Driven Activity Based Costing” o Costos Basados en el Tiempo Invertido por Actividad, el cual te ofrece lo mejor de dos mundos, el poder manejar la complejidad con un esfuerzo relativamente bajo.  

Origen 

La verdad, la idea no es nueva, allá por el año 1997 Steven R. Anderson formuló la primera solución de TDABC, la cual fue perfeccionando con los años, y ya para el año 2006 este concepto se había aplicado con éxito a más de 200 compañías de las que estaban incluidas en Fortune 1000.  

Pero ¿Cuál es el problema de los modelos ABC tradicionales? 

En un costeo ABC tradicional, es necesario que una gran cantidad de gente distribuida en distintos departamentos envíe sus registros de tiempo y luego es necesario procesar toda esa información. Para lo cual es usual contratar a personal a tiempo completo para tal fin y hacer desarrollos de captura y procesamiento de dichos datos. (Si quieres conocer más de costeo ABC te recomiendo mi artículo ¿Qué es costeo ABC?) 

Por otro lado, no son buenos manejando la complejidad. Te explico con un ejemplo: Para enviar un pedido a un cliente, la empresa puede simplemente costear la actividad “enviar pedido”, asumiendo que todos los pedidos son iguales. Pero si la empresa envía el pedido en un camión grande, un pick up, una moto o subcontrata el servicio; cada una de estas variables que constituyen un costo diferente, en el modelo de ABC tradicional deben ser mapeadas por separado, aumentando exponencialmente la complejidad del modelo.  

Para empeorar las cosas, el costeo ABC tradicional asumen que siempre se están empleando el 100% de los recursos y no considera ni mide la capacidad ociosa.  

El TDABC da solución a todas estas problemáticas de una forma relativamente fácil de implementar y por ende mantener en el tiempo. Para ello vamos a explicarlo con dos ejemplos.  

Ejemplo de ABC tradicional 

Supongamos que un departamento de recursos humanos de 6 personas tiene un costo por periodo de $33,000.00, y para la construcción de un modelo ABC tradicional define las siguientes actividades: 

Al preguntarle al personal de recursos humanos cuánto tiempo le dedicaba a cada una de estas actividades, la respuesta fue la siguiente:  

Al multiplicar el costo del departamento por los porcentajes de las actividades nos da el costo de cada actividad. Y al dividir dicho costo por la cantidad ejecutada, nos da el costo unitario de cada transacción. 

 En el ejemplo anterior, cada acción de personal nos cuesta $27.14. Este modelo asume que el departamento está trabajando al 100% de su capacidad, lo cual en la práctica rara vez es cierto.  

Mismo ejemplo con TDABC 

Ahora veamos cuál es la diferencia al hacer el mismo ejercicio con TDABC.  Primero que todo, este método elimina la extenuante tarea de encuestar al personal sobre cuánto tiempo le están dedicando a cada una de las actividades, y en vez de ello utiliza ecuaciones temporales como criterio para asignarlo los costos.  

Para realizarlo se necesitan calcular dos parámetros: El Coeficiente de Costo de Capacidad y el Tiempo por Transacción. 

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Paso 1 Coeficiente de Costo de Capacidad 

El cálculo del coeficiente de costo de capacidad, o en otras palabras cuánto cuesta un minuto del departamento de recursos humanos, se calcula definiendo las siguientes variables:  

1- El Costo de Capacidad 

Este valor está dado por el costo del departamento de recursos humanos durante el periodo en estudio, que en este caso son los $33,000.00. 

2- Capacidad Práctica de los Recursos 

Entendemos la capacidad total teórica como la cantidad de minutos que trabaja una persona por periodo (usualmente un mes) por la cantidad de personas del departamento.  

En este departamento hay 6 personas que trabajan a tiempo completo. Para simplificar serían 40 horas por semana por 4 semanas = 160 horas por mes. Multiplicado por 6 personas = 960 horas disponibles que equivalen a 57,600 minutos.  

Ahora bien, esos 57,600 minutos son teóricos porque en la práctica hay tiempos muertos, tiempos de alimentación, descanso y tiempos donde baja la demanda. Para ajustar la capacidad a un valor realista se restan de la capacidad teórica aquellos minutos de tiempos no productivos.  

Para definir la capacidad práctica vamos a tomar en cuenta 120 minutos diarios de tiempo no productivo, lo que representan 14,400 minutos (120 min x 20 días al mes x 6 personas). Entonces la capacidad práctica sería de 43,200 minutos (57,600 – 14,400) 

3-Coeficiente de costo por capacidad 

El coeficiente de costo de capacidad indica lo que cuesta un minuto del departamento de recursos humanos, de acuerdo con nuestro ejemplo. Su fórmula es: 

Coeficiente de costo de capacidad = Costo de Capacidad / Capacidad Práctica de los Recursos 

Coeficiente de costo de capacidad = $33,000.00 / 43,200  = $0.76 

Un minuto de trabajo del departamento de recursos humanos cuesta $0.76.  

Paso 2 Tiempo por Transacción 

Para determinar el tiempo por transacción se le pide al equipo que determine el tiempo en minutos necesario para realizar cada una de las transacciones. En nuestro caso, contratar una persona, dar una capacitación o realizar una acción de personal. El resultado es el siguiente: 

Ahora bien, al determinar el costo unitario y costo total por las actividades obtenemos la siguiente tabla:  

Lo primero que notamos es que el costo total cambia, es menor ¿Por qué? Bueno, porque hay que recordar que TDABC también determina la capacidad ociosa.  

Nota: 

Puede que con estos ejemplos no estés muy convencido de que TDABC es más práctico que el ABC tradicional, por la cantidad de cálculos que tuvimos que hacer al inicio. Sin embargo, aquí es donde está su utilidad. De ahora en adelante para actualizarlo solo necesitamos los volúmenes de transacciones, mientras que con el ABC tradicional tendremos que estar actualizando los % de tiempo en cada corrida del modelo.  

Conclusiones 

Como hemos explorado en este artículo, la metodología Time Driven Activity Based Costing (TDABC) representa una verdadera revolución en el costeo ABC. A diferencia del costeo ABC tradicional, que puede ser increíblemente complejo y laborioso de mantener, TDABC simplifica el proceso de asignación de costos al enfocarse en el tiempo y la capacidad práctica de los recursos. 

Una de las ventajas más significativas del TDABC es su capacidad para manejar la complejidad con facilidad. Al eliminar la necesidad de recopilar continuamente datos detallados de tiempo y actividad de múltiples departamentos, TDABC reduce drásticamente la carga administrativa. Además, el uso de ecuaciones temporales permite asignar costos de manera más precisa y realista, tomando en cuenta la capacidad ociosa y proporcionando una visión más clara y útil de los costos operativos. 

Otra ventaja clave es la flexibilidad y facilidad de actualización del modelo TDABC. Una vez establecido, mantener el modelo actualizado requiere únicamente ajustar los volúmenes de transacciones, sin necesidad de recalcular constantemente los porcentajes de tiempo dedicados a cada actividad. Esto no solo ahorra tiempo y recursos, sino que también mejora la precisión y relevancia de los datos de costos. 

Al adoptar TDABC, puedes simplificar gestión de costos de tu empresa, reducir ineficiencias y poder evolucionar el costeo en el futuro sin que esto represente una carga excesiva de esfuerzo.  

En el siguiente artículo hablaré de ¿Qué son las ecuaciones temporales? y cómo pueden simplificar tu modelo costos.