¿Cómo hacer fracasar un modelo de costos?

A lo largo de mi carrera he visto que después de meses de mucho esfuerzo en la creación de un modelo de costos y después de muchos miles de dólares y horas invertidas, al final el modelo de costos termina siendo abandonado para convertirse en un intento fallido, un intento irónicamente muy costoso.  

Es probable que leas muchos artículos por ahí que te indique cómo hacer un modelo de costos, pero muy pocos de ellos te dirán lo que no tienes que hacer. O dicho de otra forma lo que tienes que hacer para condenar al fracaso a un modelo de costos. Empezamos.  

Mucho detalle 

Desde el diseño del modelo, existe una enorme tentación a querer costear hasta la última actividad y tarea. Pasamos de no costear nada a querer costear absolutamente todo. Este enfoque extremo nos lleva a olvidar un principio fundamental: los modelos son, por naturaleza, iterativos. Es decir, están diseñados para ser refinados y mejorados con el tiempo, no para alcanzar la perfección desde el inicio. 

El modelo cumple un fin estratégico y, para lograrlo, no es necesario ni deseable costear a un nivel de detalle excesivamente bajo. ¿Por qué? Porque en la mayoría de los casos, el esfuerzo requerido para mantener y actualizar el modelo con ese nivel de detalle no compensa el valor agregado que se obtiene. Un modelo excesivamente detallado puede volverse una carga operativa, desviando recursos y atención de actividades más críticas y estratégicas. 

Además, un modelo demasiado complejo puede dificultar su comprensión y utilización por parte de los usuarios. La clave está en encontrar un equilibrio adecuado: costear a un nivel que proporcione información suficiente para tomar decisiones estratégicas sin sobrecargar el sistema con detalles innecesarios. Este equilibrio permite que el modelo sea más ágil, fácil de mantener y, lo más importante, útil para la organización. 

Un enfoque iterativo también permite que el modelo evolucione de manera orgánica, ajustándose a las necesidades cambiantes de la organización. En lugar de intentar capturar todos los detalles desde el principio, se pueden realizar ajustes y mejoras basados en el “feedback” y los resultados obtenidos. De esta manera, el modelo se convierte en una herramienta dinámica y adaptable, capaz de proporcionar “insights” valiosos sin imponer una carga excesiva en su mantenimiento. 

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Drivers muy complejos  

En un modelo de costos, los drivers son sumamente importantes, lo explico en mi artículo llamado “La calidad de tu modelo depende de la calidad de tus drivers”. De ahí surge la tentación de utilizar aquellos drivers que distribuyan el costo de forma óptima, pero donde el esfuerzo para obtener sus valores es demasiado laborioso. Siendo este manual, muy tardado y propenso a errores.  

La alternativa es buscar un balance entre precisión y eficiencia. Optar por drivers que, aunque tal vez no sean perfectos, permitan una recolección de datos más ágil y menos propensa a errores. Un ejemplo podría ser el uso de promedios o estimaciones basadas en datos históricos, los cuales pueden proporcionar una distribución razonablemente precisa de los costos sin incurrir en la carga administrativa de un enfoque totalmente manual. 

Es por ello por lo que la elección de los drivers debe ser una decisión estratégica que considere tanto la calidad de los datos obtenidos como la practicidad de su recolección y manejo. En mi artículo, abordo diversas estrategias y técnicas para encontrar ese equilibrio.
 

No actualizarlo cuando cambia la organización 

Siempre he sostenido que el modelo debe ser un reflejo fiel de la organización. Si la organización cambia, el modelo debe adaptarse y cambiar con ella. ¿Qué implica esto? Cuando el modelo es muy detallado, mantenerlo actualizado para reflejar los cambios constantes de la organización se convierte en una tarea monumental. Con el paso del tiempo, si el modelo no se ajusta adecuadamente, deja de representar la realidad de la organización y, por ende, pierde su utilidad, lo que inevitablemente conduce a su abandono. 

Este desafío de mantener el modelo actualizado es especialmente crítico en entornos dinámicos donde los procesos, estructuras y estrategias cambian con frecuencia. La falta de actualización no solo afecta la precisión de los datos, sino que también mina la confianza de los usuarios en la validez del modelo. Si el modelo deja de ser un espejo de la organización, sus análisis y reportes se vuelven irrelevantes, y los esfuerzos invertidos en su desarrollo y mantenimiento se desperdician. 

Por lo tanto, es fundamental establecer un proceso de actualización continuo que permita al modelo evolucionar junto con la organización. Esto puede implicar la implementación de sistemas automatizados, la creación de procesos claros para la actualización de datos y la asignación de recursos dedicados a la gestión del modelo. Solo así se puede garantizar que el modelo siga siendo una herramienta valiosa y precisa para la toma de decisiones, reflejando siempre la realidad actual de la organización. 

Carga manual muy pesada 

Este punto está muy relacionado con el de los drivers. Solo que aquí también se contempla carga de otro tipo de información tal como gastos por cuenta contable, ingresos, atributos numéricos y de texto, etc. Toda esta información al ser cargada manualmente requiere un esfuerzo y tiempo considerable. Este esfuerzo es normal realizarlo durante la construcción del modelo y en las primeras corridas. En estas etapas se justifica puesto que se requieren muchos ajustes en el camino hasta llegar a estabilizar el modelo. Pero pasado este punto, si no se automatiza la carga de datos, el esfuerzo de cargar el modelo con la información del nuevo periodo se vuelve prohibitivo.  

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Generación de reportes muy laboriosa 

Los modelos de costos generan una cantidad enorme de información, y es justo aquí donde se encuentra la riqueza de este tipo de modelos. A partir de esta vasta fuente de datos, se pueden obtener KPI’s, reportes detallados sobre los costos de los procesos y actividades, análisis de rentabilidad de productos y servicios, listas de los diez principales costos, utilización de recursos, generación de cubos de datos, entre otros. Cada uno de estos reportes se puede filtrar por las diferentes dimensiones que contiene el modelo, permitiendo un análisis más profundo y específico. 

La clave aquí es que, para poder aprovechar al máximo el potencial del modelo de costos, es imprescindible contar con estos reportes de manera oportuna. Si la generación de estos informes se demora demasiado, se corre el riesgo de perder la ventana de oportunidad para tomar decisiones estratégicas en el momento adecuado. La eficiencia en la creación y distribución de estos reportes es esencial para garantizar que las decisiones basadas en los datos sean precisas y oportunas, lo que a su vez puede marcar una diferencia significativa en la competitividad y rentabilidad de la empresa. 

No hay apoyo de la alta gerencia 

Cualquier modelo que no tenga el apoyo de la alta gerencia prácticamente nace muerto. La razón es que se necesitan muchos recursos y colaboración de distintas áreas para construir el modelo inicial. Estamos hablando de numerosas entrevistas con los dueños de los procesos para comprender cómo debería ser el flujo de costos, las dependencias existentes y todos aquellos bemoles que hay que incorporar al modelo. Por otro lado, una vez construido, se necesita refrescar los datos tanto de gastos, drivers, atributos, ingresos, etc., por cada uno de los periodos siguientes. De no contarse con el apoyo de la gerencia, las personas encargadas del modelo de costos no tendrán la autoridad para solicitar la colaboración de las diferentes áreas de la organización, resultando un modelo parcialmente actualizado y nada confiable para tomar decisiones.  

Hacerlo en Excel 

Probablemente este punto te sorprenda, puesto que Excel es la herramienta donde muchos pensarían que se debe hacer un modelo de costos. Sin embargo, no siempre es así. Si hablamos de un modelo pequeño, no muy complejo, con pocos datos que actualizar, digamos que, enfocado en un departamento, en este caso Excel podría ser suficiente. Pero cuando hablamos de un modelo de toda la compañía, un modelo corporativo que comprenda las sucursales, los diversos canales, familias de productos, productos definidos por diferentes dimensiones. En estos casos, Excel se nos queda muy corto. Por temas de fórmulas, cargas de datos, integridad referencial y otros aspectos, los cuales explico en mi artículo llamado “¿Por qué un modelo de costos en Excel está destinado al fracaso?”, es por lo que no se recomienda hacerlo en Excel.  

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¿Y qué tal en el ERP?  

Los ERP actuales como SAP, Oracle o MS Dynamics tienen ya incorporadas funcionalidades de costeo donde se puede llevar una contabilidad paralela con un enfoque más estratégico orientado a la toma de decisiones, el cual ofrece más libertad de asignaciones y distribución del costo sin afectar la contabilidad financiera. Entonces, ¿Por qué no usarlos para costear? Ya se hizo la inversión en el ERP, ¿Por qué no aprovechar todas estas funcionalidades de costeo que el ERP brinda?    

No digo aquí que no se deban usar para costear. Un costeo en el ERP puede llegar a ser exitoso y brindar la información que una empresa necesita. Sin embargo, hay una pared con la que nos enfrentamos al tener un modelo en el ERP y es la falta de flexibilidad. Flexibilidad para cambiar drivers, flexibilidad para cambiar asignaciones, para crear nuevas actividades, para crear líneas hipotéticas de nuevos productos y servicios. Flexibilidad para crear escenarios y flexibilidad para deshacer todo y volver al punto inicial. ¿En el ERP se puede hacer todo eso? Si, ¿pero a qué costo y esfuerzo? Una herramienta especializada en costeo siempre es mucho más flexible que cualquier ERP para jugar con los datos creando escenarios de tipo “What if…”. Toda esta facilidad para manipular los datos es justo lo que permite el análisis de la información.  

El éxito de un modelo de costos no depende únicamente de su diseño inicial, sino de una serie de prácticas y decisiones estratégicas que se toman a lo largo de su implementación y mantenimiento. 

Para evitar el fracaso de un modelo de costos, es esencial evitar el exceso de detalle que puede hacer que el modelo sea inmanejable y costoso de mantener. Hay que encontrar un equilibrio entre la precisión y la practicidad, optando por drivers que, aunque no perfectos, sean lo suficientemente eficientes para proporcionar datos útiles sin sobrecargar de trabajo al personal. 

Además, el modelo debe ser dinámico y adaptable a los cambios organizacionales. Mantenerlo actualizado es vital para que refleje fielmente la realidad de la empresa y siga siendo una herramienta útil para la toma de decisiones. La automatización de la carga de datos y la generación eficiente de reportes son factores clave para asegurar que el modelo siga siendo relevante y útil. 

El apoyo de la alta gerencia es indispensable para el éxito del modelo. Sin este respaldo, es difícil obtener la colaboración necesaria de las diferentes áreas de la organización, lo que puede llevar a un modelo desactualizado y poco confiable. 

Aunque Excel puede ser una herramienta adecuada para modelos pequeños, no es ideal para modelos corporativos complejos. Los ERP, aunque útiles para ciertos aspectos del costeo, pueden carecer de la flexibilidad necesaria para manejar escenarios complejos y cambios rápidos.