¿Qué son los costos estándar y cómo calcularlos?

Imagina que estás gestionando una fábrica y necesitas conocer cuánto te costará producir un nuevo producto.

Dependiendo de los costos reales, podrías esperar hasta el final del mes para obtener un informe detallado, pero en el mundo empresarial, donde cada decisión debe tomarse rápidamente y con información precisa, esperar tanto tiempo no es viable. Aquí es donde surge la pregunta: ¿Cómo puedes planificar, cotizar y tomar decisiones estratégicas sin esperar a fin de periodo para tener los costos reales?  

Los costos reales, como su nombre lo indica, constituyen los costos que efectivamente se incurrieron en la producción de un bien o servicio. Estos costos reflejan la realidad al último centavo. Si es así, ¿por qué muchas compañías prefieren usar los costos estándar en vez de los costos reales? Bueno, hay varias razones, pero la principal es que el cálculo de los costos reales siempre es “post mortem”; en otras palabras, hay que esperar a que cierre el ciclo, el mes o el periodo para conocer los costos reales. En muchas ocasiones, como al realizar una cotización, simplemente no es práctico esperarse al final del periodo para conocer los costos. Se necesita un valor realista con el que se pueda negociar y planificar a futuro. Justo aquí es donde entran en juego los costos estándar. 

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 ¿Pero qué son los costos estándar? 

Se le llama estándar al costo que una empresa debe llevar a cabo para realizar una operación o tarea y el mismo se suele expresar a base de unidades. El costo estándar asume que se van a dar ciertas condiciones específicas en cuando al uso de la materia prima, la maquinaria, el tiempo y la experiencia del personal, así como el comportamiento de gastos indirectos de fabricación. Dadas esas condiciones se establece un costo por unidad producida; por ejemplo, de $5.00 por unidad, mientras que un costo real nos podría dar valores distintos en cada periodo tales como: $4.86, $4.94, $5.06, $4.49, etc.  

El contar con el costo estándar facilita la planificación a futuro y las cotizaciones.  

Tipos de costos estándar 

Se pueden identificar dos tipos de costo estándar, los cuales son: 

Estándar ideal. Este cálculo asume una situación ideal donde no existen desperdicios de material, ni de insumos, ni de tiempo, el personal está totalmente entrenado en sus labores y la maquinaria está constantemente trabajando a su máxima capacidad. Al ser un ideal, nos ayuda a marcar un norte al cual apuntarle, sin embargo, hay que estar conscientes que en la práctica es casi inalcanzable. Aun así, nos ayuda a calcular el estándar alcanzable.  

Estándar alcanzable. Aquí se tiene un poco de flexibilidad en el cálculo asumiendo que es normal que se dé cierto desperdicio de material, existan reprocesos, las máquinas requieran paradas de mantenimiento y el personal cometa errores, etc.  

¿Cuál de los dos estándares usar? Pues aquel que le ayude a alcanzar mejor sus metas estratégicas.  

¿Qué se debe considerar al calcular los costos estándar? 

Hay varios aspectos a considerar tales como: 

Analizar el historial de costos.  

Es la forma más práctica de dar con el costo estándar, el evaluar cómo se ha comportado el costo a lo largo de los años pasados, estudiar las desviaciones y determinar cuáles fueron esos momentos donde se dio un costo en situaciones óptimas. Hay que tomar en cuenta que un estándar basado en datos históricos puede presentar desviaciones, no contemplar mejoras tecnológicas actuales y perpetuar ineficiencias que se vienen arrastrando con el tiempo.  

Análisis de actividades 

Aquí se realiza una identificación y medición de todas las actividades involucradas en el proceso de fabricar un artículo o brindar un servicio. Se incluye la mano de obra, así como los materiales y costos de maquinaria, entre otros. Buscando siempre ese costo con el mínimo desperdicio y reprocesos posibles. En la práctica si se hace bien detallado es costoso de realizar y por ello no todas las empresas lo realizan.  

Benchmarking 

Es normal que se adopten las mejores prácticas de otras empresas, incluso si éstas pertenecen a otra industria, siempre y cuando estemos hablando de operaciones similares, como por ejemplo el manejo de la cartera morosa, la gestión de recursos humanos, etc. Estas mejores prácticas también ayudan a establecer los costos estándar, haciendo la salvedad que no siempre aplican al 100% de una empresa a otra.  

Precio objetivo 

En este caso, de acuerdo con los estudios de mercado se establece un precio al cual se debe ofrecer el producto o servicio. A partir de dicho precio se determina el margen de utilidad y finalmente se determina el costo al cuál se debe producir. Por ejemplo, si el precio objetivo es de $150 y la utilidad se establece en $20 por unidad, el costo estándar sería de $130. A partir de aquí se establecen los estándares detallados para la fabricación del producto o prestación del servicio.  

Calcular el costo estándar 

Vamos a empezar con el cálculo del costo de los materiales directos. Para ello es necesario que participen los departamentos de producción, desarrollo, mercadeo, financiero y administrativo. Entre todos deben de determinar estas tres variables de: calidad, cantidad y precio, las cuales están directamente relacionadas y dependerán mucho de los objetivos de la organización con el producto específico.  

¿Qué calidad de materiales a usar?, ¿En qué combinación?, ¿En cuánta cantidad? y ¿A qué precio se desea vender? Son las algunas de las preguntas que hay responder antes de dar con un costo estándar para los materiales directos.  

El segundo paso es el cálculo de los costos de la mano de obra directa. Aquí participan los departamentos de producción y personal donde se determina la tasa de salario estándar de acuerdo con el tipo de perfil de personal requerido. Se consideran, además, la naturaleza del proceso, el equipo con que se cuenta, nivel de entrenamiento y experiencia del personal, así como la complejidad del producto.  

Hoja de costos estándar 

Es muy común el uso de una hoja de costos estándar, ya sea la clásica en papel o una versión digital embebida en un software. A modo de ejemplo presentamos la siguiente hoja de costos estándar para la fabricación de sillas de plástico.  

Bueno ¿y qué pasa con las variaciones? 

Al utilizar un costo estándar es normal que en el periodo encontremos distintos tipos de variaciones cuando comparamos dicho costo contra el costo real, el cual sabremos una vez se haya concluido el periodo.  

En el análisis podemos identificar las siguientes variaciones que suelen ser las más comunes, aunque no las únicas.  

Varianza de Precio: Es la diferencia entre el precio presupuestado y el precio real multiplicado por la cantidad real comprada. Ejemplo: Si el costo estándar de un kilo de plástico es $3, pero la fábrica paga $4, hay una variación de precio de $1 por kilo. 

• Fórmula: Varianza de Precio = (Precio Real - Precio Presupuestado) x Cantidad Real. 

Varianza de Cantidad: Es la diferencia entre la cantidad presupuestada y la cantidad real utilizada multiplicada por el precio presupuestado. Ejemplo: Si se espera usar 10 kilos de plástico para un producto, pero se utilizan 12 kilos, hay una variación de cantidad de 2 kilos. 

• Fórmula: Varianza de Cantidad = (Cantidad Real - Cantidad Presupuestada) x Precio Presupuestado. 

Varianza de Tarifa de Mano de Obra: Es la diferencia entre la tarifa presupuestada y la tarifa real multiplicada por las horas reales trabajadas. Ejemplo: Si la tarifa estándar por hora es $15 y la tarifa real es $16, hay una variación de tarifa de $1 por hora. 

• Fórmula: Varianza de Tarifa = (Tarifa Real - Tarifa Presupuestada) x Horas Reales. 

Varianza de Eficiencia de Mano de Obra: Es la diferencia entre las horas presupuestadas y las horas reales trabajadas multiplicada por la tarifa estándar. 

• Fórmula: Varianza de Eficiencia = (Horas Reales - Horas presupuestadas) x Tarifa Estándar. 

Varianza de Presupuesto de Costos Indirectos: Es la diferencia entre el costo estándar presupuestado y el costo real incurrido. 

• Fórmula: Varianza de Presupuesto = Costo Real - Costo Estándar. 

Varianza de Eficiencia de Costos Indirectos: Es la diferencia entre el uso estándar y el uso real multiplicado por el costo estándar por unidad de recurso. Ejemplo: Si se espera usar 500 horas máquina por todo el lote, pero se usan 550, hay una variación de eficiencia de 50 horas máquina. 

• Fórmula: Varianza de Eficiencia = (Uso Real - Uso Estándar) x Costo Estándar por Unidad. 

Estas son algunas de las variaciones que podemos encontrar cuando comparamos el costo real y el estándar. Las mismas nos pueden ayudar a afinar más el costo estándar con parámetros más acordes a la realidad de la empresa.  

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Utilizar el costo estándar ofrece múltiples ventajas que facilitan la gestión y control de los costos de producción. Una de ellas es la previsibilidad financiera. Al establecer costos estándar para materiales, mano de obra y costos indirectos, se puede planificar y presupuestar con mayor precisión, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas. Esto también ayuda a identificar desviaciones significativas en los costos reales, permitiendo reaccionar rápidamente y ajustar los procesos de producción para mantener la eficiencia y rentabilidad. 

Otra ventaja importante del costo estándar es la mejora en la evaluación del desempeño y la productividad. Al comparar regularmente los costos reales con los costos estándar, se pueden identificar áreas donde los recursos no se están utilizando de manera óptima, y detectar ineficiencias o problemas en la cadena de suministro. Este análisis permite implementar medidas correctivas y optimizar los procesos productivos, contribuyendo a una operación más eficiente.