¿Cómo automatizar un proceso de reservaciones en línea para un hotel?

Descubra cuáles son los 3 elementos de automatización que su hotel necesita para la gestión comercial y como estos le ayudarán no solo a prospectar, sino también a automatizar y mejorar los procesos de reservaciones en línea.

En la actualidad en la industria turístico-hotelera, se han presentado muchos desafíos. Uno de estos desafíos, claramente a sido la gran pérdida de visitantes, a causa de la pandemia. Pero esta problemática no es aislada, sino que también,  al momento de que los países permitieron el ingreso de turistas a sus territorios, muchos hoteles, carecían de flujos de trabajo que se encargaran de tener un acercamiento con las personas. 

Es en ese momento, cuando muchos hoteles han visto la oportunidad de considerar la adopción de automatizar procesos de negocio, entre ellos, específicamente dentro de las áreas comerciales.

En este blog abordaremos las siguientes temáticas: 

• La importancia de la automatización de procesos en la industria hotelera.
• ¿Cómo automatizar sus procesos de reservación en línea?
• Los 3 elementos principales que todo hotel necesita para automatizar y mejorar la gestión con clientes.

La importancia de la automatización de procesos en la industria hotelera.

Los procesos de automatización hoy en día son sumamente importante,  ¿porqué?, la razón más evidente es porque mercadeo hoy en día no se trata de solo crear canales o islas digitales para gestionar solicitudes. Se trata de automatizar la gestión con clientes y los procesos comerciales por medio de workflows o flujos de trabajo que se encargan optimizar estos flujos.

Tiene mucho sentido automatizar un proceso en cualquier empresa, en el caso de la industria hotelera, uno de estos que puede ser muy importante es, la reservación en línea. Esto, dado que se ha presentado una alta pérdida de clientes.

¿Cómo automatizar sus procesos de reservación en línea?

Al tomar en cuenta los 3 elementos anteriores de automatización, para el caso de reservaciones, es importante tener en cuenta el flujo de acciones que realiza en cliente con nuestro hotel. Consideremos tres aspectos importantes:

• El Customer Journey que ejerce nuestro cliente.
• Las áreas de mejora dentro del proceso, en este caso en particular, las reservaciones. 
• El desarrollo de la automatización en la cadena de procesos. 

Los 3 elementos principales que todo hotel necesita para automatizar y mejorar la gestión con clientes.

La automatización no es un proceso de suma dificultad, pero se requiere entender primero, cuáles reglas de negocio se aplican. Para entender la secuencia de procesos, se requiere desarrollar una línea de acciones automatizadas. Son las siguientes:

• Implementación de un CRM omnicanal dentro de su arquitectura digital empresarial: Al unificar los distintos punto de contacto con clientes, esto influye en su experiencia, al poder gestionar sus solicitudes por medio de una plataforma omnicanal, no se pierde la trazabilidad de el contacto que mantiene con el hotel, sus solicitudes de reservaciones, información suministrada, entre otras áreas de interés.
• Creación de Plantillas de correo personalizadas: Estás dirigidas como respuesta automática hacía los clientes, previo a la reservación y al momento de hacer una también.
• Creación de workflows para la gestión de reservaciones: Al momento de que una reservación se realiza, usualmente el cliente contacta al ejecutivo por teléfono o correo electrónico. Pero si este proceso pierde trazabilidad, en ese momento es cuando utilizar workflows se convierte en una solución.
  
  A continuación, dos ejemplos reales de automatización por workflows para hoteles creado dentro de la plataforma HubSpot, ejemplos de reservaciones check-in y check-out.
  
  
  Reservación Check-In:
  
  
  Reservación Check-Out:
  
  
  
  Fuente del desarrollador de los Workflows: Imagineer
  
  Al momento de crear workflows sus condiciones pueden variar según el tipo de plataforma. No todas cuentan con automatización, por lo que es un aspecto preciso de considerar.
  
  Dentro de HubSpot como se aprecia en la imagen anterior, existe la posibilidad de generar automatización de workflows.  Para esto, es preciso definir las siguientes condiciones: 
• Un activador: Los activadores iniciales se encargan de establecer el criterio inicial que desencadenará el workflow. Por lo que, es necesario realizar un proceso de análisis de las áreas que se desean automatizar. Para este caso de reservaciones se inscribe la propiedad de contacto y se busca confirmación de entrada y salida del cliente.
• Establecer el seguimiento de siguientes pasos: Aplicar plantillas de email personalizadas, retrasos de tiempo programados, notificaciones internas al equipo y para simplificar pasos, inscribir dentro de un activo workflow simultáneo para gestionar las acciones de check-in y check-out del cliente.

Si te sientes interesado en saber aún más sobre, cómo automatizar los procesos de negocio de su hotel y con esto, mejorar la experiencia del cliente, agenda un espacio con nuestro equipo.