¿Por qué un modelo de costos en Excel está destinado al fracaso?

Hoy en día cuesta imaginar una empresa donde no se utilice Excel. No solo estamos muy acostumbrados a usarlo, sino que también es una herramienta muy poderosa, que con los años ha ido adquiriendo más y más nuevas funcionalidades. Entonces, si estamos tan familiarizados con ella y es tan poderosa, ¿Por qué no desarrollar el modelo de costos de la empresa en Excel y ahorrarnos el costo de una herramienta especializada? Suena lógico, ¿verdad?... pues la experiencia dice que no tanto.

Razones por las que un modelo de costos en Excel está destinado al fracaso

1-Datos y fórmulas revueltos

En Excel los datos y las fórmulas están en la misma hoja. Si por ejemplo tengo una tabla con 1000 registros donde en el mismo renglón se realizan cálculos, debo estar pendiente de que, al agregar más registros, también se copien las fórmulas para las nuevas filas. Otro dolor de cabeza ocurre cuando se borran datos y en las fórmulas se pierden las referencias de las celdas, el tan odiado #REF!, el cual nos obliga a revisar de nuevo las fórmulas y descubrir desde dónde se viene arrastrando el error.

En una herramienta de costeo toda la lógica de cálculo está encapsulada de forma que mi única preocupación es actualizar los nuevos datos sin tener que preocuparme por “las fórmulas”.

2-No hay integridad referencial

El término de la integridad referencial viene de las bases de datos y a lo que se refiere es a la validación de códigos que no estén en los datos maestros. Sé que suena complicado, pero lo vas a entender con un ejemplo. En un modelo de Excel, los datos se comparten en varias hojas o pestañas del libro. Si en mi catálogo de artículos tengo uno con el código AEDG01 y yo lo ingreso en otra hoja como AEDGO1, Excel no me va a dar ninguna alerta, pero un sistema con integridad no me va a dejar ingresarlo. No sé si te diste cuenta. ¡Míralo de nuevo! El cero se cambió por una O mayúscula.

Errores tan tontos como estos generan pérdida de tiempo y mucho desgaste buscando ¿Dónde está el descuadre? ¿Por qué el costo no se asigna al 100%? Con un sistema con integridad referencial, ni siquiera tienes que preocuparte por este error.

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3-Si los drivers son dinámicos se le añade una complejidad difícil de manejar

Los drivers o conductores son los que nos permiten asignar el costo, repartiéndolo proporcionalmente a los valores del driver. Te explico, supongamos que el costo del departamento de TI lo quiero repartir a tres departamentos usando el driver “Cantidad de usuarios por departamento”. Al hacerlo así, al departamento que tenga más usuarios se le va a asignar más costo TI y viceversa. Ahora bien, si quisiera cambiar ese conductor y asignar por “Número de licencias por departamento”, en Excel ese cambio debería hacerlo manualmente agregando cada nuevo valor del driver y reemplazado el valor anterior.

Este cambio se podría hacer de forma dinámica agregando fórmulas como VLOOKUP y HLOOKUP, pero le agregaría una complejidad innecesaria al Excel y volveríamos a lo mencionado en el punto 1, así como temas de rendimiento, lo que nos lleva al siguiente punto.

4-Bajo rendimiento

Si bien es cierto, las computadoras han aumentado mucho su memoria y capacidad de procesamiento, también siguen siendo cierto que archivos muy grandes de Excel con hojas con muchas líneas se vuelven pesados de calcular. Para que tengas una idea, un modelo típico donde tenemos un catálogo de 90 cuentas contables que se asignan a 100 centros de costo, los que se asignan a 20 departamentos y estos a su vez se asignan al menos a 3 procesos cada uno (90 x 100 x 20 x 3 = 540.000 asignaciones) y en cada asignación participan drivers donde aparte de su valor también hay que calcular el porcentaje de cada uno. En fin, son muchos cálculos y eso en un modelo pequeño. Aquí es donde Excel empieza a dar problemas de rendimiento y este gran volumen de datos acentúa los problemas mencionados en los puntos anteriores.

5-Limitaciones para correr escenarios

Como ya te mencioné antes, el cambiar los drivers es una tarea manual, además un modelo de costos en Excel está distribuido en varias hojas de un libro, lo que significa que si queremos probar diferentes escenarios hay muchos puntos donde hacer cambios ¡Y todos manuales! Otra opción, la más común, es sacar una copia del libro de Excel y hacer los cambios para el nuevo escenario. El problema aquí es que en el periodo siguiente cuando queremos replicar ese mismo escenario, ahora tenemos dos archivos que actualizar en vez de uno, donde la tarea no es solo la actualización sino también el asegurar que ambos archivos estén cuadrados. Y si son más escenarios, ni quiero pensar en ello.

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6-Limitación en los reportes

Muy ligado al punto anterior, al tener la información en tantas hojas de cálculo en un mismo libro, se dificulta mucho la generación de reportes, pues la información no solo está dispersa, sino que también no está consolidada al nivel de detalle que se requiere. En estos casos, la solución típica es copiar la información en hojas adicionales y procesarla manualmente para obtener los datos que requiere el reporte. A pesar de ser un mismo modelo, se tienen “muchas versiones de la verdad” pues en este “copy-paste” y filtrado es fácil dejar datos perdidos en el camino.

7-Seguridad de los datos

Los datos confidenciales de gastos de la empresa van a terminar en un Excel el cual puede acceder cualquier persona que tenga una copia del archivo. Claro, se le puede poner clave al archivo. También es cierto que en Youtube en cuestión de 5 minutos te explican como “hackear” un archivo de Excel. Si la seguridad es importante, no hay como usar una herramienta de costeo que brinde un adecuado control de acceso.

8-Costoso mantenimiento del modelo

¡Costoso! Pero si la licencia de Excel es muy barata. Quise dejar este punto para el final, porque si hay una razón por la que un modelo de costos fracasa es por su alto costo (medido en esfuerzo en horas) de mantenimiento. Digamos que puedes vivir con los puntos anteriores al ser muy cuidadoso con la carga de datos y las fórmulas, manteniendo un nivel adecuado de seguridad y dedicándole horas y horas a la generación y actualización de reportes. Sin embargo, hay un punto que nunca te vas a quitar de encima y es el enorme esfuerzo que requiere actualizar un modelo de costos en Excel. Tal vez no lo creas, pero es casi volverlo a hacer de nuevo.

¿No me crees? se pierde una cantidad enorme de tiempo cargando los datos, actualizando las fórmulas, pero donde más tiempo se consume es localizando los descuadres. ¿Será que no se han cargado todos los datos? ¿Tenemos un dedazo en los códigos? ¿Estamos usando el driver equivocado? ¿El driver no tenía datos para este periodo? ¿O es que las fórmulas están apuntando a la celda equivocada? ¿O todas las anteriores?

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Conclusión

Como te habrás dado cuenta a lo largo del artículo, el crear un modelo de costos en Excel puede sonar muy atractivo al inicio, pero créeme terminará siendo una pesadilla. Yo ya he estado ahí. Un modelo de costos en Excel funciona muy bien como un ejercicio académico para entender la metodología, pero es fatal como el modelo definitivo. Con una visión de más largo plazo y con las miras a tener un modelo permanente que sea un espejo que refleje lo que sucede en la organización, no hay como contar con una herramienta de software dedicada a ello, ligada claro a una adecuada implementación de la metodología de costeo. En ICX con gusto te podemos ayudar en la implementación de tu modelo de costos.