¿Cómo automatizar un proceso de reservaciones en línea para un hotel?

Descubra cuáles son los 3 elementos de automatización que su hotel necesita para la gestión comercial y como estos le ayudarán no solo a prospectar, sino también a automatizar y mejorar los procesos de reservaciones en línea.

En la actualidad en la industria turístico-hotelera, se han presentado muchos desafíos. Uno de estos desafíos, claramente a sido la gran pérdida de visitantes, a causa de la pandemia. Pero esta problemática no es aislada, sino que también,  al momento de que los países permitieron el ingreso de turistas a sus territorios, muchos hoteles, carecían de flujos de trabajo que se encargaran de tener un acercamiento con las personas. 

Es en ese momento, cuando muchos hoteles han visto la oportunidad de considerar la adopción de automatizar procesos de negocio, entre ellos, específicamente dentro de las áreas comerciales.

La automatización del proceso de reservas se ha convertido en un factor clave para la eficiencia y rentabilidad en la industria de hotelería y turismo. A medida que los viajeros buscan experiencias más ágiles y personalizadas, los hoteles necesitan adoptar modelos de negocio que les permitan optimizar su gestión y mejorar la satisfacción del cliente. Implementar un sistema automatizado de reservas no solo facilita la operación diaria, sino que también reduce costos operativos y minimiza errores en la administración de disponibilidad y tarifas.

Los modelos de negocio basados en la automatización permiten a los hoteles mejorar su competitividad al integrar herramientas como motores de reservas en línea, pasarelas de pago seguras y sistemas de gestión hotelera (PMS). Estas soluciones no solo agilizan el proceso de reserva, sino que también brindan datos valiosos sobre las preferencias y hábitos de los huéspedes, lo que facilita la personalización de la oferta y el desarrollo de estrategias de fidelización más efectivas.

Este artículo explora cómo la automatización de reservas impacta la industria de hotelería y turismo, destacando los beneficios operativos, la optimización del servicio y el aumento de la rentabilidad. Los hoteles que adopten modelos de negocio innovadores estarán mejor preparados para responder a las expectativas de los viajeros y posicionarse estratégicamente en un mercado altamente competitivo.

En este blog abordaremos las siguientes temáticas: 

• La importancia de la automatización de procesos en la industria hotelera.
  
  
• ¿Cómo automatizar sus procesos de reservación en línea?
  
  
• Los 3 elementos principales que todo hotel necesita para automatizar y mejorar la gestión con clientes.
  
  

La importancia de la automatización de procesos en la industria hotelera

Los procesos de automatización hoy en día son sumamente importante,  ¿porqué?, la razón más evidente es porque mercadeo hoy en día no se trata de solo crear canales o islas digitales para gestionar solicitudes. Se trata de automatizar la gestión con clientes y los procesos comerciales por medio de workflows o flujos de trabajo que se encargan optimizar estos flujos.

Tiene mucho sentido automatizar un proceso en cualquier empresa, en el caso de la industria hotelera, uno de estos que puede ser muy importante es, la reservación en línea. Esto, dado que se ha presentado una alta pérdida de clientes.

¿Cómo automatizar sus procesos de reservación en línea?

Al tomar en cuenta los 3 elementos anteriores de automatización, para el caso de reservaciones, es importante tener en cuenta el flujo de acciones que realiza en cliente con nuestro hotel. Consideremos tres aspectos importantes:

• El Customer Journey que ejerce nuestro cliente.
  
  
• Las áreas de mejora dentro del proceso, en este caso en particular, las reservaciones. 
  
  
• El desarrollo de la automatización en la cadena de procesos. 
  
  

Los 3 elementos principales que todo hotel necesita para automatizar y mejorar la gestión con clientes

La automatización no es un proceso de suma dificultad, pero se requiere entender primero, cuáles reglas de negocio se aplican. Para entender la secuencia de procesos, se requiere desarrollar una línea de acciones automatizadas. Son las siguientes:

• Implementación de un CRM omnicanal dentro de su arquitectura digital empresarial: Al unificar los distintos punto de contacto con clientes, esto influye en su experiencia, al poder gestionar sus solicitudes por medio de una plataforma omnicanal, no se pierde la trazabilidad de el contacto que mantiene con el hotel, sus solicitudes de reservaciones, información suministrada, entre otras áreas de interés.
  
  
• Creación de Plantillas de correo personalizadas: Estás dirigidas como respuesta automática hacía los clientes, previo a la reservación y al momento de hacer una también.
  
  
• Creación de workflows para la gestión de reservaciones: Al momento de que una reservación se realiza, usualmente el cliente contacta al ejecutivo por teléfono o correo electrónico. Pero si este proceso pierde trazabilidad, en ese momento es cuando utilizar workflows se convierte en una solución.
  
  
  A continuación, dos ejemplos reales de automatización por workflows para hoteles creado dentro de la plataforma HubSpot, ejemplos de reservaciones check-in y check-out.
  
  
  >> Aumenta las ventas en tu hotel con 5 secretos de Disney <<
  
  
  
  
  Reservación Check-In:
  
  
  
  
  Reservación Check-Out:
  
  
  
  
  
  Fuente del desarrollador de los Workflows: Imagineer
  
  
  
  Al momento de crear workflows sus condiciones pueden variar según el tipo de plataforma. No todas cuentan con automatización, por lo que es un aspecto preciso de considerar.
  
  
  
  >> Transformación digital y la optimización en la gestión de mi hotel <<
  
  
  Dentro de HubSpot como se aprecia en la imagen anterior, existe la posibilidad de generar automatización de workflows.  Para esto, es preciso definir las siguientes condiciones: 
  
  
• Un activador: Los activadores iniciales se encargan de establecer el criterio inicial que desencadenará el workflow. Por lo que, es necesario realizar un proceso de análisis de las áreas que se desean automatizar. Para este caso de reservaciones se inscribe la propiedad de contacto y se busca confirmación de entrada y salida del cliente.
  
  
• Establecer el seguimiento de siguientes pasos: Aplicar plantillas de email personalizadas, retrasos de tiempo programados, notificaciones internas al equipo y para simplificar pasos, inscribir dentro de un activo workflow simultáneo para gestionar las acciones de check-in y check-out del cliente.
  
  

La implementación de un modelo de negocio basado en la automatización de reservas representa una ventaja competitiva para los hoteles que buscan mejorar su eficiencia y ofrecer un servicio de mayor calidad. En la industria de hotelería y turismo, donde la experiencia del huésped es un diferenciador clave, contar con un sistema automatizado permite reducir tiempos de espera, minimizar errores y proporcionar un proceso de reserva más intuitivo y seguro.

Además de optimizar la operatividad, la automatización permite a los hoteles recopilar y analizar datos estratégicos sobre sus huéspedes, lo que facilita la personalización de la experiencia y el desarrollo de estrategias de marketing más efectivas. Integrar herramientas como inteligencia artificial, chatbots y analítica avanzada puede marcar la diferencia en la captación y fidelización de clientes.

A medida que la industria de hotelería y turismo evoluciona, la adopción de tecnología será fundamental para garantizar el crecimiento y la sostenibilidad del negocio. Los hoteles que apuesten por modelos de negocio innovadores y automatizados no solo optimizarán sus procesos internos, sino que también fortalecerán su relación con los huéspedes y aumentarán su competitividad en el mercado.