Ecuaciones Temporales en los Modelos de Costos TDABC

En el artículo pasado llamado “TDABC La revolución de los modelos ABC” expliqué que son los modelos de costo basados en el tiempo y qué ventajas tienen sobre los modelos de costeo ABC tradicionales. Si no conoces qué son los modelos de costos ABC te invito a leer mi artículo “¿Qué es costeo ACB?” 

El modelo TDBAC utiliza el tiempo como su principal conductor de costos en vez de la gran cantidad de conductores que podría utilizar un ABC tradicional. Al hacerlo así, digamos que se matan dos pájaros de un tiro, puesto que se evita la complejidad de crear una capa de actividades donde primero asignemos los recursos, y a la vez dejamos lista la asignación a los objetos de costos. Este enfoque nos permite desarrollar modelos mucho más simples, pero que permitan incorporar toda la complejidad propia del negocio.  

Pero ¿Por qué usar el tiempo como conductor? 

La ventaja de usar el tiempo como conductor es que por un lado, prácticamente todos los procesos se pueden expresar en términos de costos por unidad de tiempo, determinando un costo por hora o por minuto.  Y por otro, nos permite además determinar la capacidad ociosa.  

En términos sobre simplificados para hacerlo fácil de entender, si por ejemplo una unidad de 2 personas donde cada uno gana $3,000.00 al mes, dicha unidad tiene un costo al mes de $6,000.00. Y si trabajan 40 horas por semana por 4 semanas = 160 horas por mes, multiplicado por 2 personas = 320 horas disponibles que equivalen a 19,200 minutos. Por lo tanto $6,000.00 entre 19,200 minutos = $0.3125 Que es el costo por minuto de dicho departamento.  

Ahora bien, continuando con nuestro ejemplo sobre simplificado, supongamos que estas dos personas atienen llamadas que en promedio duran 9 minutos. Su capacidad mensual sería de 2133 llamadas (19,200 / 9). Ahora bien, si durante el mes procesaron solamente 1760 llamadas podemos concluir dos cosas: 

1. El costo en llamadas fue de $4,950.00 que es igual a $0.3125 x 1,760 llamadas x 9 minuto promedio por llamada
2. El costo de la capacidad ociosa fue de $1,049.06 que es el resultado de (2133 – 1760) = 373 llamadas no realizadas * 9 minutos llamada promedio = 3,357 minutos * $0.3125 costo por minuto del departamento.  

La experiencia indica que para un empleado promedio es mucho más fácil determinar el tiempo promedio en minutos que lleva realizar una actividad, en vez del tiempo total que toma dicha actividad en el acumulado de un mes. Claro, depende del tipo de actividad, ya que entre más alto el puesto en la compañía, las actividades suelen durar mucho más, ya sea semanas o incluso meses.  

Ecuaciones temporales, lo que permite bajar la complejidad 

Para explicar las ecuaciones temporales, primero entendamos el problema que nos vienen a resolver. Imaginemos un proceso de TI que se desglosa como sigue: 

Procesar un tiquete de soporte el cual contempla las siguientes posibilidades en cualquier combinación. Al lado derecho se lista el tiempo promedio en minutos que toma realizar dicha acción. 

1. Revisión inicial (10)

1.1. Requiere aclaración de parte del cliente (20) 

1.2. Requiere documentación de soporte (35) 

2. Identificar el problema (25) 

2.1. Revisión del caso a profundidad (120) 

2.2. Requiere revisión por un especialista (190) 

3. Desarrollar la solución (120) 

3.1. Hay que solicitar permisos extra (20)

En este proceso son 8 posibilidades que se pueden dar a la hora de atender un tiquete. Aunque en la práctica algunas no apliquen, teóricamente tendríamos 64 combinaciones posibles. En un modelo ABC tradicional nos obligaría a generar 64 objetos para asignar cada una de estas posibilidades.  

>> TDABC: La revolución de los modelos de costo ABC <<

Sin embargo, en un TDABC este dilema se resuelve muy fácilmente con una ecuación temporal tal como la siguiente: 

De esta manera, en vez de crear 64 objetos, tenemos una única ecuación temporal, la cual, para cada transacción de procesamiento de tiquetes, puede capturar cada una de las combinaciones. Para ello, solo hay que ir sumando los minutos de cada actividad cuando apliquen. De esta forma se puede manejar una gran complejidad de combinaciones posibles sin necesidad de aumentar la complejidad en el modelo.  

Consejos para construir la ecuación temporal 

Aunque parece compleja, en realidad es muy simple. Podemos desglosarlo en dos pasos básicos.  

Tiempo del proceso estándar 

Este sería el tiempo que toma realizar el proceso en su versión más común. En el ejemplo anterior el proceso estándar podría determinarse así: 

Lo cual nos daría un tiempo de respuesta de 155 minutos para el proceso estándar de Procesar un tiquete de soporte.  

Para aquellos procesos de soporte que son de bajo costo, basta determinar el tiempo estándar como el conductor a utilizar. Sin embargo, en aquellos procesos de alto costo, conviene desgranar la ecuación temporal en aquellas variables que sean relevantes para determinar el costo.  

Tiempos ampliados del proceso estándar 

Cuando además de los pasos del proceso estándar se requieren hacer pasos adicionales como por ejemplo si se requiere documentación de soporte (hay que agregar 35 minutos), si además se requiere revisión por un especialista (hay que agregar 190 minutos).  En este ejemplo la ecuación se nos amplía de esta forma: 

Si hay pasos adicionales, simplemente se van agregando a la ecuación temporal, de manera que toda la complejidad del negocio se pueda capturar en la ecuación.  

Algunas recomendaciones prácticas 

A pesar de sus grandes ventajas, no es necesario utilizar ecuaciones temporales en todo el modelo de costos, sino aquí se indican algunos aspectos a considerar en dónde tiene más sentido el emplearlas. 

Darles prioridad a los procesos más costosos 

En los modelos de costo siempre recomiendo aplicar el principio de Pareto para priorizar qué procesos vale la pena invertirle tiempo y esfuerzo en el desarrollo del modelo. Típicamente se prioriza por los procesos más costosos. 

Delimitar bien el alcance del proceso 

Hay que tener muy claro, cuál es el inicio y el fin del proceso. Eso para que la ecuación temporal abarque solo aquellos pasos que pertenecen al proceso que se desea costear y no haya traslapes con otros procesos.  

Utilizar variables para el cálculo de los inductores que estén disponibles  

“Si no es práctico no funciona”. Para que realmente sea aplicable el trabajo con ecuaciones de tiempo, necesitamos que se registren aquellas variables que disparan un mayor consumo de tiempo. En nuestro caso anterior, es necesario saber si durante el procesamiento del tiquete se requirió una aclaración de parte del cliente o si hubo que solicitar permisos extra, ya que estos factores agregan minutos extra al procesamiento del tiquete. De no registrarse en el sistema estas variables hay que buscar otras que nos ayuden a determinar ese consumo de tiempo. Por ejemplo, si es un tiquete de complejidad alta, media o baja.  

Iniciar con ecuaciones simples 

Siempre recomendamos que los modelos de costos sean iterativos y en cada iteración, si es necesario, se aumente la complejidad donde se requiera. Es por ello que las ecuaciones temporales, en las primeras iteraciones deberían ser lo más simples posibles. Y luego, si se justifica, se les pueden ir agregando más variables.   

¿Qué pasa si asignamos los tiempos reales en vez de los tiempos estimados? 

Si contamos con un ERP que en cada transacción nos registre cada uno de los tiempos de la ecuación temporal, lo lógico sería utilizar dichos tiempos ¿verdad? Pues, la respuesta no es tan sencilla.  

Por un lado, el uso de tiempos reales es sumamente sencillo, ya que contamos con dichos datos y no es de extrañar que muchas compañías opten por esta práctica. Entonces ¿Cuál es el problema? Bueno el tema aquí es que no se estaría considerando la capacidad ociosa de los recursos, que es justo lo que calculamos en el primer ejemplo. Y este es un dato valioso para tener en cuenta. Al usar los tiempos reales, de alguna forma estamos incorporando también posibles vicios que pasen inadvertidos si no se toma en cuenta también la capacidad ociosa. En todo caso, si se desea conocer ambas caras de la moneda, siempre se puede un escenario adicional donde se opte por una de estas alternativas.  

El modelo TDABC representa una evolución significativa en el costeo basado en actividades, proporcionando una metodología más simple y precisa al utilizar el tiempo como principal conductor de costos. La implementación de ecuaciones temporales permite manejar la complejidad inherente de los procesos empresariales sin necesidad de crear múltiples objetos de costo, lo que facilita la asignación directa de los recursos a los objetos de costos. 

Las ecuaciones temporales, al captar todas las combinaciones posibles de actividades, simplifican el modelo y permiten un análisis más detallado y realista de los costos. Este enfoque no solo optimiza la precisión del costeo, sino que también facilita la identificación de capacidades ociosas, ayudando a las organizaciones a mejorar la eficiencia operativa. 

En la práctica, es recomendable iniciar con ecuaciones simples y, en función de las necesidades y los resultados obtenidos, aumentar la complejidad de forma iterativa. Asimismo, es esencial delimitar bien el alcance del proceso y priorizar aquellos procesos más costosos para maximizar el retorno del tiempo y esfuerzo invertido en el desarrollo del modelo. 

La gran ventaja en la implementación de TDABC radica en su adaptabilidad y en la posibilidad de utilizar variables disponibles para el cálculo de inductores. Aunque el uso de tiempos reales puede parecer una opción lógica, es importante considerar también la capacidad ociosa para obtener una visión completa y precisa de la eficiencia operativa.