HubSpot modelo de datos: su CRM en perfecto orden

Imagine abrir su CRM y encontrar todo en perfecto orden: los contactos están actualizados, las propiedades organizadas de manera clara y los datos reflejan con precisión el estado de su negocio. Las campañas de marketing funcionan como un reloj suizo, y los reportes confiables, sin dudas ni datos inconsistentes.

Ahora piense en su CRM actual: ¿cuánto tiempo pierde buscando información, corrigiendo errores o tratando de entender relaciones incompletas entre los datos? Aunque no lo parezca, un CRM desordenado puede "funcionar," pero lo está frenando.

Tener un modelo de datos sólido no solo organiza su CRM, es la base para aprovechar al máximo HubSpot y transformar la manera en que su equipo trabaja. En este artículo, exploraremos cómo un modelo de datos bien estructurado puede ser la diferencia entre operar de manera reactiva o liderar con estrategia.

¿Qué es un modelo de datos?

El modelo de datos en HubSpot es la estructura que define cómo su empresa organiza, almacena y conecta información dentro de la plataforma. Contactos, empresas, negocios, tickets, objetos personalizados, cada objeto y su relación forman parte de un ecosistema diseñado para reflejar el estado de su negocio.

¿Por qué importa?

Un modelo de datos sólido es esencial por varias razones:

• Evitar confusiones internas, una estructura clara permite a los equipos trabajar con información confiable y alineada con los objetivos de negocio.
  
  
• Mejorar la eficiencia operativa, automatizaciones precisas y segmentaciones avanzadas dependen de datos limpios.
  
  

• Impulsar la personalización, los datos bien gestionados le permiten crearexperiencias únicas para cada cliente.

   

• Fortalecer los reportes, la calidad de los datos impacta directamente en la capacidad de análisis y la toma de decisiones estratégicas.
  
  

Visualice la evolución del modelo de datos en HubSpot con estos ejemplos

1. Modelo básico de servicio: Ilustra cómo un caso de servicio podría relacionar contactos, empresas y tickets con actividades específicas. En un caso de servicio, generalmente se busca medir tiempos de respuesta, recolectar feedback de los clientes, y mejorar la experiencia del cliente a través de estrategias como la Voice of Customer (VoC). Este modelo, aunque básico, es fundamental para entender las relaciones esenciales entre los objetos en HubSpot.

   
   
   
   
   
   

2. Modelo intermedio: Integración de negocios y prospección

   Al agregar negocios (Deals), se amplían las capacidades para realizar un seguimiento más detallado de ingresos y oportunidades y automatización de ventas. Este modelo refleja una alineación típica entre los equipos de ventas y servicio, integrando elementos como deals, quotes y line items. Es importante destacar el papel del objeto de leads, representa el inicio del ciclo de ventas, en el contexto de ventas se refiere a la prospección.

   
   
   
   
   
   
   
   

3. Modelo avanzado: Ecosistemas personalizados
   
   

   En este nivel, se presenta un ecosistema complejo que incluye objetos personalizados. Este tipo de personalización es ideal para industrias con flujos de trabajo únicos, con objetos personalizados, las posibilidades en HubSpot se expanden significativamente. Un ejemplo avanzado podría ser la gestión de tiempos en los proyectos de una empresa.
   
   
   
   

¿No tiene Enterprise para Custom Object? No todo está perdido

Con la reciente incorporación de Object Library, HubSpot ofrece una manera rápida y eficiente de definir su modelo de datos sin necesidad de una suscripción Enterprise.

Esta herramienta permite activar y desactivar objetos, y para usuarios de cuentas Professional aplicar plantillas específicas para configurar propiedades, asociaciones y pipelines relevantes para su industria.

Son exactamente custom objects, con la diferencia de que el enfoque de propiedades, asociaciones y lógica de negocio lo define HubSpot precisamente en casos populares de la industria.

Casos de uso destacados

Para empresas inmobiliarias, como agencias y empresas de gestión de la propiedad, que trabajan con listados inmobiliarios.

Para organizaciones sanitarias que trabajan con servicios sanitarios y pacientes.

Para escuelas, institutos, universidades y otras organizaciones educativas.

Elementos clave de un modelo de datos bien estructurado

1. Objetos y propiedades bien definidos

En HubSpot, los datos se organizan a través de objetos, que son categorías principales como contactos, empresas, negocios o tickets. Cada registro en un objeto representa una instancia única (por ejemplo, un cliente específico en el objeto "Contactos"). Las propiedades son los campos dentro de cada registro que almacenan información clave, como el nombre, el correo electrónico o la etapa del ciclo de vida.

Los objetos estándar también contienen sus superpoderes especializados.

Pero ¿qué sucede cuando las necesidades de su negocio van más allá de los objetos estándar? Aquí es donde los custom objects entran en juego, brindándole la flexibilidad para adaptar su CRM a flujos de trabajo únicos. Ojo, no todas las entidades requieren un objeto personalizado. La clave está en analizar cuidadosamente qué representa esa entidad y cómo interactúa con los demás elementos del sistema.

¿Cuándo usar objetos estándar y cuándo un objeto personalizado?

Piense en el caso de una institución educativa que desea incluir "Profesores" en su CRM. Aunque podría parecer lógico crear un objeto personalizado, en realidad, los profesores son entidades con las que probablemente desee comunicarse directamente, lo cual hace que el objeto "Contactos" sea una mejor opción. Puede diferenciar a los profesores de otros contactos utilizando propiedades personalizadas como "Rol: Profesor" o "Departamento."

Por otro lado, considere el caso de "Bebés." Aunque también son personas, no se requiere comunicación directa con ellos, y sus características probablemente sean únicas (edad, peso, padres asociados, etc.). Aquí, un objeto personalizado sería más adecuado.

Inicialización de un Custom Object

Cuando se crea un objeto personalizado, una de las decisiones más importantes es seleccionar correctamente el Primary Display Property. Esta propiedad será lo primero que usted y su equipo verán al interactuar con cada registro, así como el principal criterio para buscarlo y asociarlo con otros objetos.

Por ejemplo, si su objeto es "Contratos," el Primary Display Property podría ser "ID del Contrato" y las propiedades secundarias podrían ser "Nombre del Cliente" y "Fecha de Inicio." Evidente, ¿no?

Ahora deténgase un momento y piense: ¿qué sucede cuando necesita asociar ese contrato a un proyecto o a cualquier otro objeto? ¿Qué verá su equipo al buscarlo? Exacto: un simple ID, sin ninguna referencia al cliente ni al contenido del contrato. Imagínese la confusión y la pérdida de tiempo intentando adivinar qué contrato corresponde a qué cliente.

Es aquí donde radica la importancia de tomar decisiones conscientes sobre estas propiedades. Aunque parezca obvio en teoría, en la práctica, es crucial priorizar un enfoque más humano y práctico

2. Relaciones entre objetos y etiquetas de asociación

HubSpot permite conectar datos entre objetos mediante asociaciones, las cuales reflejan cómo interactúan los elementos en su negocio. Las asociaciones incluyen una característica clave: cardinalidad, que determina si un objeto puede estar vinculado a uno o varios registros en otro objeto.

Etiquetas de asociación

Las etiquetas de asociación en HubSpot son una herramienta estratégica para agregar claridad y contexto a las relaciones entre objetos dentro de su CRM. Utilizarlas correctamente permite detallar la naturaleza específica de las conexiones entre registros—por ejemplo, distinguir roles, responsabilidades o tipos de interacción entre contactos, empresas, negocios, tickets y objetos personalizados.

Para aprovecharlas al máximo, primero identifique las relaciones críticas en su modelo de datos y defina cómo diferenciar las asociaciones relevantes mediante etiquetas claras y significativas. Al asociar registros, puede asignar una o varias etiquetas predeterminadas o personalizadas que reflejen la función de cada registro en la relación. Esto le permitirá, por ejemplo, marcar a un contacto como “Tomador de decisiones” en un negocio o identificar con precisión el vínculo entre dos empresas como “Matriz” y “Sucursal.”

Cuando asocia registros en HubSpot, como un contacto con una empresa o un negocio con un ticket, puede etiquetar esa asociación para especificar la naturaleza de la relación. Por ejemplo:

• Un contacto puede ser el Gerente en una empresa y un Ex empleado en otra.
• Un negocio puede tener contactos asociados como Tomador de decisiones o Contacto de facturación.
• Dos empresas pueden estar relacionadas como Oficina Central y Oficina Regional.

Tipos de etiquetas de asociación

Comprender y aplicar correctamente los tipos de etiquetas de asociación es fundamental para construir un modelo de datos robusto y adaptado a los procesos reales de su negocio en HubSpot. Existen diferentes enfoques para etiquetar relaciones según el nivel de detalle, contexto de uso y necesidades de segmentación:

• Etiqueta única: Define una relación genérica aplicable a ambos registros, como Colaborador o Socio.
• Etiquetas en pares: Define relaciones específicas con términos diferentes para cada registro. Por ejemplo: Padre e Hijo (Parent y Child).
  
  

Esto se combina con la cardinalidad, observa como el padre puede estar asociado a muchos hijos, pero el hijo solo puede estar asociado a un padre.

¿Cómo usar las etiquetas de asociación?

Las etiquetas de asociación son una herramienta clave para aportar claridad, flexibilidad y valor estratégico a la manera en que se estructuran las relaciones entre objetos en HubSpot. Para utilizarlas de manera efectiva y maximizar su impacto en la operación y análisis de datos, es necesario seguir ciertas mejores prácticas que elevan la gestión y el gobierno del CRM a un nuevo nivel.

• Describir relaciones entre registros:
  
  Las etiquetas permiten identificar claramente la función o posición de un registro en una asociación específica, lo que mejora la organización y el contexto.
  
  
• Filtrar registros:
  
  Puede usar etiquetas de asociación para segmentar sus registros en herramientas como listas, workflows y reportes personalizados
  
  
• Automatizaciones con workflows:
  
  Las etiquetas pueden activar inscripciones o acciones en workflows. Para objetos muy específicos, por ejemplo, puedes
  tener un proyecto con 5 contactos asociados, pero solo 1 de ellos tiene la etiqueta “Sponsor”, el flujo puede funcionar diferente para esta persona.

3. Estandarización y limpieza de datos

La calidad de los datos es el pilar de un CRM eficiente. Sin datos confiables, las automatizaciones pueden fallar, los reportes se vuelven imprecisos y las decisiones estratégicas se basan en información incorrecta.

Aproveche las propiedades preexistentes de HubSpot

Antes de crear una propiedad personalizada, evalúe si HubSpot ya ofrece una propiedad estándar que cumpla con su objetivo. Por ejemplo:

• Para rastrear la fuente de un lead, puede usar las propiedades de Source, en lugar de duplicar esfuerzos con una propiedad personalizada.
  
  
• Para asignar responsables, evite múltiples propiedades de tipo owner y utilice las nuevas funcionalidades de Shared Users y Shared Teams, que permiten asignar varios responsables o equipos a un registro.
  
  
  
  
  
  

Esto no solo mantiene la consistencia, sino que evita confusiones y facilita futuras integraciones.

Diseñe propiedades personalizadas con estrategia

Cuando sea necesario crear propiedades personalizadas, siga estas prácticas:

• Defina nombres claros y consistentes: Reglas de nomenclatura, use prefijos para facilitar búsquedas y segmentación.
• Utilice Internal Names adecuados: Esto es clave para desarrollos e integraciones futuras.
• Evite redundancias: Si desea mostrar información de un objeto relacionado (como el sector de una empresa en un contacto), no duplique valores. En su lugar, use las propiedades de tipo sync de HubSpot, que sincronizan automáticamente valores entre objetos.

Mantenga la consistencia en los datos

Los datos inconsistentes son uno de los mayores obstáculos para la automatización y el análisis. Para evitarlo:

• Establezca estándares claros: Configure listas desplegables predefinidas (como países o monedas) para evitar errores ortográficos o inconsistencias.
• Automatice formatos de texto: Use workflows o herramientas de Data Formatting para estandarizar capitalización, eliminar espacios en blanco y corregir datos mal ingresados.

Agrupe propiedades de manera lógica

La agrupación de propiedades no solo mejora la organización interna, sino que también simplifica la experiencia de los usuarios, especialmente en dispositivos móviles. Al estructurar las propiedades en grupos, reduce la confusión y facilita el acceso rápido a información clave.

Limpie regularmente su base de datos

Una base de datos saludable requiere monitoreo y mantenimiento continuo:

• Use Data Model Limits: Identifique propiedades subutilizadas, inactivas o mal configuradas.
  
  
• Realice un Merge de registros duplicados: Combine contactos, empresas o negocios duplicados sin perder historial ni asociaciones relacionadas.
  
  
• Automatice la limpieza con workflows: Configure procesos para alertar sobre propiedades vacías, estandarizar valores y corregir inconsistencias.
  
  
  
  

Herramientas para limpieza de datos

• Operations Hub: Automatice la limpieza y formato de datos (por ejemplo, estandarización de mayúsculas o eliminación de espacios).
  
  
• Funciones básicas: Sin Operations Hub, utilice workflows, propiedades personalizadas y la herramienta de Merge para unificar registros y conservar historiales completos.
  
  
  

Los workflows son una herramienta poderosa no solo para procesos comerciales, sino también para mantener la calidad de los datos.

Optimización en la creación de workflows

• Reduzca pasos innecesarios: Evalúe si dos workflows pueden combinarse en uno más eficiente. Esto disminuye la saturación de actividades en los registros y optimiza recursos.
  
  
• Automatización basada en etiquetas y asociaciones: Configure procesos que se activen dependiendo de las relaciones y etiquetas asignadas a los objetos.
  
  
• Limpieza continua: Cree workflows que alerten sobre inconsistencias o que asignen automáticamente valores estandarizados.
  
  
  

Beneficios estratégicos de un modelo de datos sólido

Optimizar su modelo de datos en HubSpot no solo es una práctica técnica, sino una estrategia que puede transformar la forma en que opera su negocio. Con un modelo bien diseñado, la alineación entre marketing y ventas se fortalece de manera natural. Marketing puede segmentar leads con mayor precisión y personalizar campañas que realmente impacten, mientras que el equipo de ventas se beneficia al priorizar oportunidades clave, entendiendo el historial de interacciones y acelerando el cierre de negocios.


Además, la eficiencia operativa alcanza un nuevo nivel. Las automatizaciones trabajan de manera impecable, reduciendo tareas manuales y evitando errores comunes. Gracias a una estructura clara y propiedades estandarizadas, la navegación dentro del CRM se vuelve intuitiva, ahorrando tiempo y esfuerzo para todos los usuarios, desde ejecutivos hasta analistas.


En cuanto a la toma de decisiones, un modelo de datos sólido elimina las conjeturas y garantiza que sus reportes reflejen datos precisos y relevantes. Esto permite a los líderes identificar tendencias, detectar oportunidades de crecimiento y anticiparse a posibles desafíos con una confianza basada en hechos, no en suposiciones.

Conclusión: Un modelo de datos sólido, su ventaja competitiva

Un CRM puede funcionar incluso con datos desorganizados, pero no alcanzará su máximo potencial sin un modelo de datos sólido. Cuando dedica tiempo a diseñar, limpiar y optimizar su modelo de datos, no solo está organizando información: está creando la base para una operación más estratégica, ágil y escalable. Piense en su modelo de datos como el sistema nervioso de su CRM: cada propiedad, asociación y etiqueta debe cumplir un propósito claro y aportar valor a su negocio.

¿Está listo para dar el siguiente paso? Si desea profundizar en cómo optimizar su modelo de datos en HubSpot o necesita orientación específica para adaptarlo a las necesidades de su negocio, no dude en ponerse en contacto con ICX Consulting. Estamos aquí para ayudarle a sacar el máximo provecho de su CRM y transformar la manera en que su equipo trabaja.