Porqué la Metodología SARA precede al software para evitar el fracaso

En la era de la tecnología, es común que muchas empresas se sientan presionadas para adoptar las últimas tendencias, sin embargo, en este artículo, exploraremos por qué es crucial que el diseño y análisis de procesos se establezca antes de la implementación de cualquier tecnología.

Índice

• Tecnología y eficiencia empresarial
• Principales objetivos del diseño y análisis de procesos
• Metodología SARA

Tecnología y eficiencia empresarial

En un mundo donde la tecnología cada vez se integra más, en gestiones diarias de las compañías es imperativo que estas intenten mejorar sus procesos automatizando con plataformas o sistemas, los avances que tenemos y están por llegar, sin duda, serán impresionantes y cada vez más buscados, dejándonos una obligatoriedad de uso si queremos avanzar y adaptarnos.

Hubo una tendencia, que ha quedado desfasada, de automatizar todo lo posible de manera indiscriminada. Este punto de vista equivocado sencillamente tornaba un proceso antiguo, también ineficaz e ineficiente, con la única diferencia de un proceso que en lugar de personas realizando las actividades, había actividades automatizadas, es acá donde lo más importante para recalcar es que el diseño de procesos tiene como objetivo que se produzcan entregas de calidad, ya sean automatizadas o no.

Nos basaremos en el diseño y análisis de procesos de negocio como disciplina fundamental en el ámbito de la gestión empresarial que va mucho más allá de la tarea de implementación de software o sistemas. Debemos pensar en un enfoque integral además de estratégico que busca optimizar y mejorar la forma en que una organización realiza sus actividades para alcanza sus objetivos. Explicaremos por qué el diseño y análisis de procesos son necesarios, destacando su importancia en la eficiencia operativa, la toma de decisiones informadas y la adaptación a un entorno empresarial en constante cambio donde la cultura empresarial será fundamental para el éxito de una implementación.

Facilitar las tareas, automatizar, tener alta eficiencia y productividad, son algunos de los términos que un vendedor de software utiliza al mostrar herramientas tecnológicas, pero si no hablamos de un diseño de procesos antes de implementar un software, la implementación del sistema no nos dará resultados, el único efecto que tendremos, no será más que una gran desilusión al ver que lo prometido no se cumple.

Principales objetivos del diseño y análisis de procesos

1. Eficiencia operativa y reducción de costos: La Eficiencia Operativa y la Reducción de Costos son dos conceptos esenciales en el análisis de procesos empresariales que tienen un impacto significativo en la rentabilidad y la competitividad de una organización.
   
   La eficiencia operativa se refiere a la capacidad de una empresa para llevar a cabo sus operaciones de manera óptima, minimizando los recursos utilizados y maximizando la producción o la prestación de servicios. En otras palabras, se trata de hacer más con menos. Esto implica identificar y eliminar cualquier tipo de desperdicio, ya sea en términos de tiempo, recursos humanos, materiales o energía.
   
   Una empresa eficientemente operativa puede producir productos o servicios de alta calidad de manera más rápida y económica, lo que puede llevar a una ventaja competitiva en el mercado.
   
   La reducción de costos, por otro lado, se relaciona directamente con la disminución de los gastos generales en una empresa. Esto implica identificar áreas donde se pueden reducir los costos sin sacrificar la calidad o la eficiencia. Estas reducciones pueden aplicarse a los costos de producción, costos de distribución, costos administrativos, entre otros. Esta es una estrategia fundamental para mejorar la rentabilidad, especialmente en entornos económicos competitivos o en situaciones de márgenes de beneficio ajustados. Al reducir los costos, una empresa puede mejorar su posición financiera, invertir en el crecimiento y ser más resistente a las fluctuaciones económicas.
   
   En conjunto, la Eficiencia Operativa y la Reducción de Costos son aspectos interrelacionados en la gestión empresarial, ambos conceptos buscan optimizar los recursos disponibles para maximizar la rentabilidad y la competitividad de una organización.
   
   Un análisis detallado de procesos es esencial para identificar áreas específicas donde se pueden aplicar estrategias de eficiencia operativa y reducción de costos, lo que puede tener un impacto positivo en la sostenibilidad a largo plazo de la empresa, esto implica identificar y eliminar cuellos de botella, redundancias y actividades innecesarias en los procesos de negocio.
   
   Al implementar esta técnica, una empresa no solo puede reducir costos, también tendrá como resultado acelerar la entrega de productos o servicios y mejorar la calidad.
   
   
2. Competitividad en el mercado: En un entorno empresarial altamente competitivo, las organizaciones deben buscar constantemente formas de diferenciarse y destacar.
    
   Un diseño de procesos eficiente permite a las empresas ser más ágiles y responder de manera efectiva a las cambiantes demandas del mercado, lo que les confiere una ventaja competitiva. 
   
   Referiremos este punto a la capacidad de una compañía para destacarse y tener éxito en un entorno altamente competitivo. Este éxito no se limita únicamente a la capacidad de una entidad para vender sus productos o servicios, sino que abarca una serie de factores que influyen en su posición y desempeño en el mercado deben ofrecerse productos o servicios de alta calidad, con innovación, eficiencia en sus operaciones y adaptación a las condiciones cambiantes del mercado. Es un concepto esencial para el análisis de procesos empresariales, ya que determina el éxito a largo plazo de una organización en su sector.
   
   
3. Toma de Decisiones Informadas: Proporciona una visión profunda de cómo funciona una organización en realidad, en lugar de cómo se supone que debe funcionar.Realizar este punto permitirá a los líderes empresariales tomar decisiones informadas basadas en datos concretos en lugar de suposiciones o intuiciones. Además, proporciona una base sólida para la planificación estratégica.
   
   Este proceso implica recopilar, analizar además de utilizar datos y conocimientos relevantes del proceso en cuestión, sus entradas, salidas, tiempos de ejecución y otros parámetros relevantes, una vez que se han recopilado los datos, es necesario analizarlos en profundidad, incluyendo técnicas como análisis estadístico, modelado matemático o análisis de tendencias a lo largo del tiempo, teniendo como objetivo identificar patrones, tendencias o áreas de mejora dentro del proceso, para una toma de decisiones se debe incluir la comparación de costos, beneficios, riesgos y efectos potenciales en el proceso.
   
   Es importante en este punto que además de los datos cuantitativos, el conocimiento experto desempeña un papel crucial en la toma de decisiones informadas. Las personas con experiencia en el proceso pueden proporcionar información valiosa sobre los factores que no pueden cuantificarse fácilmente, como la calidad, la seguridad o la viabilidad técnica.
   
   Lo que asegura el éxito en la decisiones informadas es la comunicación de los hallazgos y opciones de manera efectiva a las partes interesadas. Esto puede incluir a los responsables de la toma de decisiones, los trabajadores del proceso y otros actores relevantes. El consenso y la colaboración es clave para implementar cambios exitosos en un proceso.
   
   
4. Cumplimiento regulatorio: En muchas industrias, existen regulaciones estrictas que las organizaciones deben cumplir. El diseño y análisis de procesos ayudan a garantizar que las actividades empresariales estén alineadas con las normativas vigentes, reduciendo así el riesgo de multas y sanciones legales. El cumplimiento regulatorio es una consideración crítica en el análisis de procesos debido a su impacto en la operación y el éxito a largo plazo de una organización.
   
   Un proceso que no cumple con las regulaciones vigentes puede exponer a la empresa a riesgos financieros y legales significativos. Por lo tanto, es esencial identificar y evaluar continuamente cualquier brecha entre las prácticas actuales y los requisitos legales.
   
   Además de los aspectos legales, el cumplimiento regulatorio también puede influir en la eficiencia operativa. Los procesos deben diseñarse de manera que cumplan con las regulaciones sin comprometer la productividad o la calidad del producto o servicio.La gestión del cumplimiento regulatorio implica la implementación de políticas y procedimientos claros, así como la supervisión constante para garantizar que se cumplan las normativas. Esto puede incluir capacitación del personal, auditorías internas y actualización de procesos en respuesta a cambios regulatorios.
   

5. Identificación de cambios potenciales: En primer lugar, es fundamental identificar y anticipar los cambios que podrían afectar al proceso. Esto implica monitorear tendencias del mercado, avances tecnológicos, regulaciones gubernamentales y otros factores externos e internos que puedan generar transformaciones.

   Una vez identificados los posibles cambios, se debe evaluar su impacto en el proceso. Esto incluye considerar cómo podrían afectar a la eficiencia, la calidad, los costos y otros aspectos relevantes del proceso.

   Para la identificación de cambios son claves los siguientes puntos:

   1. Flexibilidad y agilidad: Los procesos deben diseñarse de manera que sean lo más flexibles y adaptables posible. Esto implica evitar rigideces innecesarias y establecer procedimientos que puedan ajustarse de manera eficiente cuando sea necesario. El diseño de procesos flexibles y la capacidad de análisis permiten a las empresas ajustarse a nuevas circunstancias, tecnologías emergentes y necesidades del mercado sin interrupciones significativas en sus operaciones.

   2. Comunicación y gestión del cambio: La comunicación efectiva es esencial para garantizar que todos los involucrados en el proceso estén al tanto de los cambios planificados y comprendan cómo estos afectarán sus roles y responsabilidades. La gestión del cambio es clave para minimizar resistencias y asegurar una transición exitosa. Es importante proporcionar la capacitación necesaria a los colaboradores para que puedan adaptarse a los nuevos procesos o tecnologías. Esto puede incluir programas de formación y desarrollo de habilidades, se de fomentar un ambiente donde se aliente la retroalimentación de los empleados y se escuchen sus ideas puede ser valioso para mejorar la adaptación a cambios

   3. Medición y seguimiento: Se deben establecer indicadores clave de desempeño (KPI) para evaluar continuamente la eficacia del proceso adaptado. Esto permite identificar áreas que requieren ajustes adicionales y garantiza que la adaptación sea un proceso constante.

   4. Análisis de riesgos: También es importante evaluar los posibles riesgos asociados con los cambios. Esto implica considerar posibles obstáculos, fallas en la implementación y consecuencias no deseadas, y desarrollar planes de contingencia en caso de que surjan problemas.

6. Mejora Continua: El diseño y análisis de procesos no es un proyecto único, sino un ciclo continuo de mejora.Se basa en la idea de que siempre hay margen para mejorar y adaptarse a los cambios en el entorno empresarial y las necesidades de los clientes. Al adoptar este enfoque, las organizaciones pueden mantenerse competitivas y asegurarse de que sus procesos estén alineados con sus objetivos estratégicos. Las organizaciones pueden aplicar métodos como la mejora continua (Kaizen) para buscar constantemente formas de optimizar sus operaciones y mantenerse a la vanguardia en su industria. 

7. Satisfacción del cliente: Un diseño de procesos eficiente puede tener un impacto directo en la satisfacción del cliente.Este elemento se encuentra en el centro de la atención de cualquier empresa u organización, ya que un cliente satisfecho es más propenso a mantener una relación a largo plazo, recomendar productos o servicios y, en última instancia, contribuir al éxito de la empresa.

   En el seguimiento de la satisfacción del cliente debemos tomar en cuenta las siguientes observaciones:
   

   1. 1. Identificación de expectativas: Comprender las expectativas de los clientes es el primer paso. Esto implica recopilar información sobre lo que esperan, qué aspectos valoran más y qué resultados desean obtener al interactuar con la empresa.

      2. Seguimiento de la experiencia del cliente: Monitorizar y medir la experiencia del cliente a lo largo de todo el proceso es fundamental. Esto puede incluir encuestas, entrevistas, análisis de datos y comentarios directos para obtener una visión completa de cómo se sienten los clientes en cada etapa.  

      3. Identificación de puntos de dolor: Identificar los momentos en los que los clientes pueden sentirse insatisfechos o experimentar dificultades es crucial. Esto puede incluir demoras, errores en el servicio o problemas de comunicación.

      4. Comunicación efectiva: La comunicación con los clientes también desempeña un papel vital en la satisfacción. Mantener a los clientes informados sobre el estado de sus solicitudes o pedidos, así como ofrecer canales para que expresen sus inquietudes, puede marcar la diferencia.

Metodología SARA®

Para definir que es la mejora de procesos se utilizan técnicas mediante las cuales se evalúan los procesos actuales en uso, adaptándolos explicaremos con nuestra propia metodología que hemos nombrado como Objetivo SARA el proceso para iniciar el diseño y análisis:

1. S - Simplificar.
2. A - Analizar.
3. R - Reducción de desperdicios.
4. A - Aumentar productividad.

Simplificar

Consiste en examinar detenidamente cómo se llevan a cabo las tareas y actividades dentro de un flujo de trabajo o sistema, observe lo mas simple en cada una de sus operaciones para identificar tareas manuales repetitivas y ponga siempre como objetivo simplificar las operaciones para los colaboradores.La simplificación es fundamental porque promueve la claridad, eficiencia, comunicación efectiva, toma de decisiones más informadas y una mejor calidad de vida en general. 

Analizar 

No se analiza con percepciones, se identifican oportunidades con datos, esto nos permite comprender, evaluar y tomar decisiones informadas sobre una situación, problema o conjunto de datos.El análisis ayuda a descomponer problemas complejos en componentes más manejables, lo que facilita la identificación de soluciones efectivas. Además nos permite abordar las causas paralelas de los problemas en lugar de simplemente tratar los síntomas, también de revelar patrones y tendencias ocultas en datos que pueden ser valiosos para la toma de decisiones estratégicas, la identificación de oportunidades de negocio y la detección de anomalías o problemas.

Reducción de desperdicios 

La reducción de desperdicios debe estar basada en:

• Obtención de objetivos particulares, medibles, no subjetivos con el resultado de aumento o disminución de porcentaje.
• Crear acciones con sentido entre sí, este conjunto de actividades nos deben llevar al cumplimiento de los objetivos trazados.
• La credibilidad y la coherencia debe ser de todo el personal involucrado ya que al reducir desperdicios se modificaran procesos, y si el personal no tiene impregnada la idea no será exitosa la disminución.
• El enfoque debe ser en la resolución de obstáculos durante la mejora continua.
• Las reducciones deben dar resultados a corto plazo, para que los involucrados vean diferencias en el antes y el después de la implementación.

Aumentar la productividad  

El aumento de la productividad se debe iniciar con una cultura hacia la productividad empresarial.

identificar a sus colaboradores como piezas de ajedrez donde debe conocer la forma operativa de cada uno.

Las mejores ideas de mejora están en los procesos, es decir en la persona que labora día a día en las posiciones, nunca los deje afuera en un proceso de innovación.

En resumen, el diseño y análisis de procesos son fundamentales para el éxito y la supervivencia de las organizaciones en el entorno empresarial actual. Va más allá de la implementación de software, abarcando la eficiencia operativa, la competitividad, la toma de decisiones, el cumplimiento regulatorio, la adaptación al cambio, la mejora continua y la satisfacción del cliente. Al adoptar un enfoque sistemático para el diseño y análisis de procesos, las empresas pueden lograr un rendimiento óptimo y mantenerse a la vanguardia en un mundo empresarial cada vez más desafiante y dinámico.

Es innegable que el software desempeña un papel crucial en la automatización y mejora de los procesos en una organización. Sin embargo, el diseño de los procesos debe ser considerado como fundamental y previo al desarrollo o adopción de cualquier software. Esto se debe a que un diseño de procesos sólido proporciona una base sólida para el éxito del software y permite aprovechar al máximo su potencial.

Un buen diseño de procesos implica comprender a fondo las necesidades y objetivos de la organización, identificar ineficiencias, definir claramente las tareas y responsabilidades, y establecer flujos de trabajo eficientes. Cuando los procesos están bien diseñados, el software se convierte en una herramienta que amplifica y automatiza estos procesos de manera efectiva.

Por otro lado, la implementación de software sin una base sólida de diseño de procesos puede llevar a problemas como la automatización de procesos ineficientes o la adopción de soluciones que no se ajustan a las necesidades reales de la organización. Esto puede resultar en una pérdida de tiempo, recursos y dinero.

En resumen, el diseño de procesos debe ser priorizado sobre el software porque establece los cimientos para una implementación exitosa. Es la hoja de ruta que guía la selección y configuración de software, asegurando que las soluciones tecnológicas se alineen de manera efectiva con los objetivos y necesidades de la organización. En última instancia, un buen diseño de procesos es esencial para maximizar el valor y el retorno de inversión de cualquier software utilizado en una empresa.