Administración de usuarios en Magento

La gestión eficiente de usuarios y permisos es clave para garantizar la seguridad y el control operativo en una plataforma de comercio electrónico.

Magento ofrece un sistema de administración de usuarios que permite a los propietarios de tiendas asignar roles específicos, gestionar niveles de acceso y asegurar que cada miembro del equipo tenga los permisos adecuados para sus funciones.

A través de funciones como el control de acceso basado en roles (RBAC), Magento ayuda a las empresas a prevenir modificaciones no autorizadas, proteger información sensible y optimizar la eficiencia del flujo de trabajo. Al definir roles de usuario con precisión, los administradores de la tienda pueden asignar permisos de acuerdo con las responsabilidades, reduciendo riesgos de seguridad y mejorando la colaboración interna.

Este artículo presenta las mejores prácticas para la administración de usuarios en magento, explicando cómo configurar roles, asignar permisos y mantener un entorno seguro. Implementar una gestión estructurada de usuarios permite a las empresas mejorar la seguridad, optimizar la productividad y garantizar operaciones fluidas en su tienda en línea.

Cuando tenemos filtrado el usuario que queremos aplicarle una gestión presionamos el botón edit que se encuentra en la columna de Acción.

De entrada, podemos observar información del usuario, como cuando fue a última vez que inicio sesión, si se encuentra online, fecha en que creo su cuenta y el Customer Group que pertenece, también su dirección de entrega por defecto.

Customer Group

El grupo de cliente al que está asociado un usuario determina que descuentos le son aplicables, así como la clase de impuesto que le corresponde.

Se pueden utilizar los Grupos de usuario para asignar un descuento especial a nuestros clientes creando una regla de carrito y asociándola al grupo creado.

• 10% de descuento para clientes VIP

>> Ejemplos de reglas de precio en Magento <<

Aquí se nos presentarán dos menús, uno superior y otro lateral.

En el menú superior podremos hacer realizar las siguientes acciones:

• Delete User- Borrar el usuario del sistema
• Reset - Reiniciar los cambios realizados al usuario siempre y cuando no se hayan guardado.
• Create Order - Crear una orden
• Reiniciar contraseña
• Salvar y continuar la edición del usuario
  
  

Acá prestemos atención a la opción de crear una orden a nuestros cliente como si el mismo estuviera haciendo la compra pudiendo nosotros asistirlo en su compra agregando los productos que desee, indicando la dirección de entrega y facturación, seleccionando el método de envió hasta subir la orden y que está sea procesada y atendida para su entrega.  

Teniendo la opción de agregar los productos de manera rápida desde los listados de su carrito de compras, lista de deseos, últimos productos comprados, lista de comparación y productos recientemente listos.

Así cuando estemos realizando la compra por nuestro usuario podremos agregar de manera fácil y rápido productos a su orden pudiendo también para cada producto tener la capacidad de aplicar un precio personalizado para el producto.

Menú Lateral

Para cada submenú veremos algunos ejemplos de uso y como aplicar acciones.

Account Information

Aquí es posible administrar la información personal de nuestro usuario pudiendo actualizar información como su nombre, correo, cumpleaños para promociones e información de impuestos (Tax/VAT number)

Podemos aquí también cambiar el customer group al que pertenece nuestro cliente de genera a VIP dándole acceso a las promociones y contenido que tengamos asignado parte este grupo.

Una forma de hacer sentir especiales a nuestros clientes es haceros sentir como tal, al brindarles accesos a precios especiales incentivamos en ellos amor por nuestra marca, el mostrarle contenido que les ofrezca mayores ventajas a ellos sobre otros hará que sientan fidelidad a nosotros.

Direcciones

Uno de los principales retos que tienen las personas que incursionan en el mundo de las compras en línea es lograr indicar correctamente su dirección, lo que ocasiona generalmente compras fallidas, errores en las direcciones ingresadas lo que provoca retrasos en la entrega, o paquetes del todo no se pueden entregar.

Aquí tener la capacidad de agregar u editar nosotros mismos la dirección del cliente permitirá evitar posibles errores que se traduzcan en gastos a la operación.

Cuando agregar o editar direcciones.

• El cliente tenga problemas para ingresar una dirección en sucuenta, si lo hacemos por él cuando este entre con su cuenta en la tienda y se dirija al checkout una dirección previamente ingresada.
  
  
• Durante el proceso de entrega se detecta que la dirección de entrega no es correcta, con el objetivo de hacer futuras entregas sin problemas se edita la dirección ingresada para que el repartidor haga de manera más efectiva su trabajo. Estos cambios es importante consultarlos con el cliente para tenerlo al tanto de su actividad en nuestra tienda.
  
  

Órdenes

En esta sección se podrán ver las ordenes creadas por el cliente y para cada orden tendremos la capacidad de realizar un reorden de manera que podamos nosotros crear una orden por ellos, pudiendo agregar otros productos según se vio anteriormente en este mismo blog.

La orden 000000016 es creada a partir de la orden 000000015 usándose la funcionalidad de Reorden.

Shopping Cart

En el shopping cart podremos ver que productos tiene el cliente agregados en su carrito, esta información podremos utilizarla para enviarle directamente promociones de productos que esta pensando comprar.

Newsletter

Los boletines de noticias son notificaciones que se le envían al cliente si este se subscribe al canal. Por este medio se busca tener al tanto del cliente de promociones y ofertas que estén activas en nuestra tienda, también invitarlo a eventos y ferias que realicemos.

Eso si el cliente tiene que realizar esta acción por sí mismo donde él solicite recibir estas notificaciones, estas notificaciones no pueden enviarse sin autorización previa por que podrían ser consideradas como correo no deseado o spam.

Las comunicaciones que vengan de nuestra tienda con nuestros clientes deben realizarse de manera inteligente para que se nos considere una buena fuente de información y sean bien recibidos nuestros contactos, si de forma contraría se usara una comunicación pobre, que no produzca interés o no tenga en cuenta en sí a quien se esté enviando podría provocar que nuestros mensajes sean leídos, considerados de no interés hasta llegar al punto que ya alguien que previamente había mostrado interés en nuestra marca llegue a darse de baja de nuestro boletín, perdiendo cada vez más a un posible comprador.

Cada palabra que comuniquemos es importante y debemos escogerlas cuidadosamente!

>> Herramientas de promoción en Magento <<

Billing Agreements

Esta vista corresponde a la integración que viene de fábrica entre Magento y Paypal, desplegándose en esta lista todos los términos si la orden pagada por el cliente es utilizando Paypal como método de pago, para esto es necesario tener una cuenta de paypal empresarial y realizar la configuración respectiva en Magento.

Más información sobre facturación de PayPal.

Product Reviews

Las reseñas de productos vienen de nuestros clientes, estos las escriben expresando como se sintieron utilizando el producto, es nuestra misión al ser administradores de la tienda que estos mensajes sean buenas referencias para otros compradores que estén navegando en la nuestra tienda.

La idea de estas reseñas es que sean públicas y sirvan de guía a quienes vean el producto y les ayude a decir a comprar.

Estas reseñas por defecto están configuradas para que requiera una aprobación por un administrador antes de que sea vista por otras personas.

Eso es posible hacerlo desde el menú principal desde Marketing / User Content / Pending Reviews, una vez el review sea aprobado por un administrador podremos verlo tanto en el perfil del cliente como en la página del producto.

>> Importancia de Magento B2B para el Comercio entre Empresas <<

Wish List

Las listas de deseos son listas donde los usuarios con cuentas creadas en nuestra tienda pueden agregar productos que les gusten y quieran para sí. Estas listas pueden ser utilizadas para ser compartidas con otras personas y estas hagan sus compras o regalos, sirven también como los productos del shopping cart para entender a nuestros clientes y ofrecerles descuentos y promociones en productos de su interés.

Usando lo aprendido.

El uso conjugado de cada acción vista hoy harán que nuestros clientes sientan de nuestra parte una atención real, ayudándolos con su información personal, ajustando su dirección para que sus paquetes lleguen sin problemas, enviándoles información y descuentos sobre productos que les interesan les dará una experiencia más cercana y útil con nuestra marca, facilitando el proceso de ventas y relación con el cliente, siempre con el objetivo de generar más ventas en nuestra tienda.

Una gestión efectiva de usuarios en Magento es fundamental para mantener una tienda de comercio electrónico segura y bien organizada. Al definir roles, restringir el acceso a funciones críticas y revisar permisos periódicamente, las empresas pueden evitar modificaciones no autorizadas y proteger sus operaciones.

El sistema de acceso basado en roles de Magento permite a los administradores asignar responsabilidades, controlar datos sensibles y optimizar la eficiencia del flujo de trabajo. Asegurar que solo el personal autorizado pueda acceder y modificar configuraciones clave ayuda a prevenir vulnerabilidades de seguridad y errores operativos.

Implementar buenas prácticas de administración de usuarios en Magento fortalece la seguridad, mejora la colaboración del equipo y mantiene la estabilidad de la tienda en línea. Un sistema de control de acceso bien gestionado no solo optimiza la productividad, sino que también garantiza el cumplimiento de políticas de protección de datos y las necesidades del negocio.



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