Crea un Workflow paso a paso en HubSpot

Descubre cómo crear Workflows paso a paso dentro de HubSpot, su configuración, tipos de workflows y cómo ayudan a las empresas a automatizar procesos.

Automatizar procesos no solo mejora la eficiencia operativa, también libera tiempo valioso para enfocarse en lo que realmente importa: generar valor para el cliente. En este contexto, HubSpot se ha posicionado como una herramienta clave para construir flujos de trabajo que conecten equipos, datos y acciones de forma inteligente.

Los workflows en HubSpot permiten crear automatizaciones personalizadas que responden a comportamientos, condiciones y etapas del ciclo de vida del cliente. Desde asignar tareas hasta enviar correos o modificar propiedades de un contacto, las posibilidades son amplias y ajustables a diferentes necesidades comerciales.

Este artículo explica paso a paso cómo construir un workflow en HubSpot, desde la planificación de la lógica hasta la publicación y prueba del flujo. Una guía práctica pensada para equipos que quieren sacar el máximo provecho de su CRM.

Crear workflows dentro de HubSpot al principio puede ser un desafío para los equipos comerciales como (marketing, ventas y servicio al cliente). Más aún, cuando su empresa se situa en alguno de estos 3 escenários:

1. La automatización de procesos es tema inexplorado para su empresa. 
   
   
2. No haya implementado anteriormente un CRM que cuente con omnicanalidad de áreas de gestión empresarial.
3. Su negocio sea nuevo en el uso de HubSpot y sus módulos de gestión. 
   
   

Sí los workflows son un concepto totalmente nuevo para su empresa y no ha implementado anteriormente un CRM le recomiendo leer nuestro blog sobre: ¿Qué son los workflows de HubSpot y cómo pueden automatizar procesos?.

Dentro de ese blog podrá aprender más acerca de qué son, sus funcionalidades, casos de uso reales, beneficios y cómo mejoran la experiencia del cliente. 

Ahora bien, sí su empresa se situa en el tercer escenário, puede tenga más dudas sobre su funcionamiento, configuración y cómo potenciar a las áreas comerciales con está herramienta, dentro del módulo de automatización de HubSpot.

Por lo tanto, en perspectiva, este blog abordaremos los siguientes enfoques:

• ¿Cómo crear Workflows paso a paso?. 
  
  
• Aspectos de consideración al momento de configurar un workflow.
   
• Tipos de Workflows por área y procesos de negocio.
  
  
• ¿Porqué los workflows son de suma importancia para su empresa en la actualmente?.
  
  
  

¿Cómo crear Workflows paso a paso?

Los workflows podrán parecer desafiantes al momento de configurarlos, por lo cual a nivel interno es necesario comprender nuestros procesos de negocio, los problemas o atrasos en nuestra cadena de procesos, la complejidad de las tareas que queremos que atiendan esos problemas, entre otros aspectos. A continuación procederé a explicarte la configuración paso a paso:

• Cada usuario debe de ingresar a su cuenta de HubSpot y autentificarse.
  
  

• Una vez autentificado el usuario, dentro de los módulos de HubSpot que verá en su pantalla de inicio, verá un casilla llamada "automatizaciones". En caso de que un usuario no cuente con los accesos a todas las áreas de automatización, puede encontrar la casilla con el nombre de "workflows".
  
  
  

• De clic a workflows, una vez dentro de la herramienta, a la derecha le aparecerá un botón que dice "crear workflow".
  
  
  
  
  

• En la siguiente visualización, le aparecerán los tipos workflows y plantillas personalizadas, para configurar uno respecto al área de negocio a la que vaya dirigido, según el problema que desea solventar o los procesos que requiera automatizar. 
  
  
  
  
  

Aspectos de consideración al momento de configurar un workflow 

Estos aspectos podrán variar de acuerdo a la industria en la que se encuentra su empresa, aquí le brindaremos algunas recomendaciones iniciales y consejos, que le ayudarán a comprender cómo crear los workflows paso a paso:

• Está herramienta del módulo de automatizaciones de HubSpot, solo podrá habilitarse al contar con las siguientes licencias: Marketing Hub Professional o Enterprise, Sales Hub Professional o Enterprise, Service Hub Profworkflow1essional o Enterprise, u Operations Hub Professional o Enterprise.
  
  
  Nota: Cabe destacar que si su empresa utiliza solo una de estas licencias, irá a poder utilizar la herramienta de workflows, pero no poseerá a su disposición todos los tipos de configuraciones de workflows de los otros tipos de licencia. 
  
  
• Empezar por definir el problema o procesos que serán nuestro primer punto de partida: Esto ayudará al equipo o la persona encargada de la configuración de ese workflow como tal a tener una idea inicial de la situación. 
  
  
• Dirigir el problema o proceso del área de negocio que requiere automatización al workflow: De acuerdo al departamento o proceso, HubSpot recomienda un tipo de configuración de workflow.
  
  
• Roles o accesos a Workflows: Asegurarse que los usuarios de su empresa que crearán, modificarán y desarrollarán workflows, tengan los accesos o roles necesarios para hacerlo. En caso de no saber cómo verificar los accesos, en el siguiente artículo de la base de conocimiento de HubSpot podrás aprender cómo: Guía de permisos de usuarios de HubSpot.
  
  

Dentro de HubSpot existen muchos tipos de plantillas y de tipos de configuración de workflows. Por lo cuál aún cuando una empresa no haya experimentado todavía el uso de workflows, sepa o tenga una noción de los distintos tipos que se pueden crear y desarrollar dentro de su ambiente de CRM.

Es importante considerar que no todos estos tipos de workflows serán disponibles pero aquí verás una lista de los los que su empresa podría verificar dentro de HubSpot: 

Tipos de workflows por plantilla de procesos de negocio:

• Nutrición de primeras conversiones.
• Notificación a representante de ventas sobre un lead. (prospección de seguimiento).
• Envío de notificación cuando haya una reunión programada.
• Asignación de nuevos prospectos a la página web.
• Workflow de bienvenida a nuevos suscriptores del blog.
• Bienvenida a nuevos contactos.
• Workflow de re-engagement (interacción con prospectos y/o clientela sin actividad).
• Workflow de obtención de comentarios de los clientes.
• Promoción de un producto o servicio.
• Envío de correos electrónicos de confirmación para eventos.
• Workflows de celebración de actividades festivas, aniversarios o cumpleaños.
• Workflows de definición de perfil de cliente ideal o ICP.
  
  

Tipos de workflows por áreas de negocio:

Estos tipos de workflow a diferencia de los de procesos son específicos por propiedades creadas por defecto dentro de HubSpot o asignadas a gestionar información de un área de negocio. Pueden utilizarse en muchos canales de información como formularios, emails, dentro del mismo HubSpot entre otras opciones. Los tipos son los siguientes:

• Basados en Contactos: Creación de workflows personalizados en función de los contactos (personas o empresas) dentro de HubSpot. Puede crearse desde cero, con base al calendario, fechas específicas y propiedades de fecha del contacto. 
  
  
• Basados en Empresas: Flujo de tareas personalizadas en función de las empresas. Pueden crearse desde cero o con base al calendario.
  
  
• Basados en Negocios: Creación de workflows que se activan con base a negocios, generar oportunidades, calificar prospectos, pueden crearse desde cero o con base al calendario.
  
  
• Basados en Tickets: Flujo de tareas personalizadas en función de las tickets de servicio. Pueden crearse desde cero o con base al calendario. Indispensable para toda el área de servicio al cliente.
  
  
• Basado en cotizaciónes: Creación de workflows en función de cotizaciones, pueden crearse desde cero o con base al calendario.
  
  
• Basados en Conversaciones: Creación de workflows en función de las conversaciones por medio de los distintos canales de información como: formularios, emails, respuestas a los chats live, chat bots, tickets incluyendo redes sociales como Facebook.
  
  

¿Porqué los workflows son de suma importancia para su empresa en la actualmente?

Los workflows para una empresa hoy en día son fundamentales. Esto, porque actualmente no encontramos con muchas empresas que al día de hoy mantienen los mismos procesos que han utilizado 20 o 30 o más años atrás.

Proceso que al día de hoy ya son lentos, consumen mucho tiempo productivo de los equipos, pueden encarecer a las empresas, no son automatizados ni presentan muchos retos en sus industrias de trabajo para hacer que su empresa pueda relucir en lugar de su competencia.

Si se siente interesado en conocer aún más sobre cómo crear workflows y automatizar los distintos procesos de negocio y de gestión de los equipos comerciales de su empresa apropiadamente, agende un espacio con nuestro equipo en ICX.

Dominar los workflows en hubspot puede marcar una diferencia significativa en la productividad de los equipos comerciales, de marketing y servicio al cliente. Una automatización bien diseñada permite entregar experiencias consistentes sin perder el toque personalizado.

A medida que las empresas buscan escalar sin perder eficiencia, los workflows se convierten en aliados clave para gestionar tareas repetitivas, segmentar audiencias y mantener una comunicación oportuna con los prospectos y clientes.

Implementar flujos en HubSpot no requiere conocimientos técnicos avanzados, pero sí una comprensión clara del objetivo que se desea lograr. Con esta guía, cualquier equipo puede comenzar a automatizar de forma estratégica y efectiva.

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