3 Workflows que puedes implementar en tu negocio

¿Has escuchado hablar de los worflows y cómo estos se pueden implementar para hacer crecer tu negocio?
Las automatizaciones por medio de los workflows de HubSpot, te permitirán aumentar las ventas hasta en un 14,5% más de lo actual y no solo eso, también será posible llevar un control integral de todo tipo de tareas, incluyendo las pequeñas y grandes pero que son repetitivas y que por lo tanto consumen recursos, energía y tiempo al hacerlo de forma manual y que ciertamente todo ello podría aprovecharse para ejecutar otras tareas que impulsen el negocio.

En este blog se desarrollarán los siguientes puntos:

• Definición de workflow
• Funcionamiento de un workflow
• Automatización del email marketing
• Nutrición de Leads
• Notificaciones internas

Definición de workflow

Antes de aprender acerca de los procesos que es indispensable automatizar en una empresa con los workflows de HubSpot, es importante conocer la definición de un workflow y cómo se implementa.

Un workflow consiste en una serie de acciones que se van desencadenando de manera automática al momento en que se realiza una acción específica y su finalidad es automatizar todas esas tareas repetitivas de modo que el proceso de la empresa se vuelva más ágil, eficiente, productivo y consistente.

Funcionamiento de un workflow

Se activa de forma autónoma por medio de un condicional, por ejemplo, si pasa X situación, la acción que sigue es A, pero si pasa Y situación, seguirá la acción B.

Los principales y más valiosos usos de los workflows son los siguientes:

• Actualización de tu base de datos
• Asignar tareas internas.
• Agregar valores de propiedad a contactos, leads y clientes.
• Creación y seguimiento de nuevos objetos en HubSpot.
• Creación y activación de notificaciones internas.
• Creación de programas / secuencias de email.

A partir de lo anterior, hay tres workflows fundamentales que se pueden llevar a cabo con HubSpot y que aumentarán las ventas del negocio:

Automatización del email marketing

Ahorra tiempo que puede ser utilizado en tareas más estratégicas y no gastarlo en tareas pequeñas como lo es crear listas de contactos de correo electrónico, enviar mensajes genéricos o programar eventos manualmente.

Unido a la ganancia de tiempo, también se logrará mejorar las campañas de nutrición de leads, de modo que pasen a ser clientes de la empresa y que de manera automática, se les dirijan mensajes para animarlos a que realicen más ventas e incluso ventas cruzadas.

Todo lo anterior, por medio de la base de datos existente y el workflow.

Para lograrlo es necesario saber cómo hacerlo y para ello, a continuación se explicarán los pasos de la automatización de los email workflows.

1. Identificar a quienes se les envía

Esto dependerá del tipo de campaña que se esté trabajando, no todos los contactos son adecuados y por ello es importante definir contactos específicos dentro de la base de datos

2. Definir claramente un objetivo

Tener claridad de lo que se quiere obtener una vez que se ejecute lo deseado. Podría ser ventas, promover algo en específico, informar de algo a futuro.

3. Configurar los criterios de inscripción

Definir cuál será el condicional que debe cumplirse para que se realice el envío del email, por ejemplo, que se envíe una vez que la persona completa un formulario.

4. Identifica las acciones siguientes

Tener claras las sucesión de pasos que se ejecutarán según lo que hagan los contactos, por ejemplo, emails, recordatorios, retrasos, actualizaciones u otros más.

5. Configurar el workflow

Definir las acciones específicas que se irán desencadenando con el workflow, por ejemplo, enviar notificación interna por correo, enviar SMS interno, enviar notificación en la app, etc.

6. Verificar la configuración y probarlo

Primero es importante verificar los siguientes puntos antes de iniciar:

• Busca errores en las listas de contactos
• Número de contactos inscritos y sus expectativas
• Verifica la configuración de envío

Otro de los workflows fundamentales son:

Nutrición de Leads

Por medio de este workflow, es posible brindar contenido atractivo y de calidad a los leads para potenciar el vínculo con cada uno de ellos e impulsarlos hacia abajo en el embudo de ventas. Hay que tener claro que este workflow solo se dirige a los contactos que ya se han involucrado con el contenido y que están preparados para avanzar dentro de su cliclo de vida.

Por medio de correos electrónicos para los lead más activos y comprometidos, se pueden aplicar este tipo de workflows, incluyendo contenido de valor de acuerdo al punto que se encuentren dentro del embudo de ventas para lograr convertirlos de ser solo leads a Sales qualified lead (SQL) o Marketing Qualified Lead (MQL).

Por poner un ejemplo de cómo nutrir a los leads. Se plantea el caso de un lead que descarga una infografía de una campaña que se ha lanzado, esto produce conversión y a su vez puede activar el workflow que envíe un correo de bienvenida y días después se le envía otro correo electrónico para conocer si le interesa más contenido respecto al tema o incluso de otro distinto.

Esto se logra de manera sencilla a través de las bifurcaciones “if / then” en el workflow para que se envíe automáticamente el contenido o que se ejecute alguna otra acción deseada de acuerdo a lo que la persona realice.

Como tercer workflow indispensable, están las notificaciones internas

 Notificaciones internas

Al momento en que un lead descarga, abre o ingresa a alguna página del sitio web de la empresa, es posible recibir una notificación interna con la cual se le pueda dar un seguimiento oportuno.

Para entender mejor este punto, hay que verlo desde los ejemplos:

Utilizar un workflow para los correos automatizados en caso de que el equipo tenga muchos MQL y se le dificulte realizar el seguimiento manual.

Tal sea el caso de que se ofrece una prueba gratuita, el equipo de ventas debe estar al pendiente de la fecha de cierre de la prueba y puede que entre tantas tareas que tengan, se les olvide y es justo aquí donde una notificación interna automática por medio el workflow, evita cualquier inconveniente

Con las notificaciones internas automatizadas, se beneficia tanto internamente (equipo de la empresa) como también externamente (leads).

Una vez que se tiene claro cuáles son los principales workflows que se pueden poner en marcha para aumentar las ventas, también es importante saber como implementarlos por medio de HubSpot y por ello, una explicación sencilla a continuación:

1. Ir a la cuenta de HubSpot
2. Dirigirse a Automatización > Flujos de trabajo
3. Click en Crear Workflow (esquina superior derecha)
4. Definir el nombre y tipo del workflow
5. Decidirse por una plantilla propuesta o iniciarlo desde cero.

En el caso de optar por iniciarlo desde cero:

1. Click en Comenzar desde cero
2. Seleccionar “Basado en contacto”, “Basado en empresa”, “Basado en deal”, “Basado en ticket”, “Basado en presupuesto” o “Basado en objeto personalizado” como el tipo de workflow
3. Selecciona las acciones que se desea activar
4. Poner a prueba el workflow
5. Dar click en Activar

La implementación de los workflows traerá más que solo beneficios económicos y por lo tanto no hay que dudar en trabajar con ellos. El impacto se empezará a ver en poco tiempo.

Para profundizar más en el conocimiento del tema, ingresa a: Automatice el seguimiento de oportunidades de negocio con workflows

Si quieres saber más sobre los workflows y cómo implementarlos en tu estrategia no esperes más para contactar a Imagineer, será un placer ayudarte y crecer juntos.