Automatice el seguimiento de oportunidades de negocio con workflows

Descubra cómo desarrollar automatizaciones de seguimiento de oportunidades de negocio. Genere un seguimiento personalizado, por medio de reglas de negocio automatizadas.

Toda empresa cuenta con diversos tipos de procesos, gestión estratégica, manejo de las diversas áreas de negocio, como departamentos comerciales, marketing, ventas, servicio al cliente, procesos de gestión interna complejos y de contacto con cliente y prospectos. En este artículo hablaremos y te mostraremos cómo automatizar una de estos procesos de negocio, que al final del día, resultan ser de suma importancia, y que requieren de automatización inmediata.

En este artículo, abordaremos como parte de la automatización de ventas, ¿cómo automatizar el seguimiento de oportunidades de negocio?. Los pasos importantes que una empresa debería considerar, al momento de adaptar sus procesos de seguimiento de oportunidades o negocios en su pipeline, para definir puntos de control, entradas de información o requerimientos definidos, reglas de negocio y automatizarlas por medio de un seguimiento en su CRM o plataformas de automatización de ventas y marketing con workflows.

Dicho lo anterior, abordaremos las siguientes temáticas en relación a la automatización del seguimiento de oportunidades:

• Consideraciones para adaptar las reglas y procesos de negocio de su empresa previo a la automatización.
• Creación de entradas de información, requerimientos y reglas de negocio.
• Recomendaciones para automatizar el seguimiento de oportunidades en su CRM con workflows.
• Beneficios esperados en la automatización.

Sí su empresa se encuentra en una etapa de descubrimiento o la adopción de automatización de procesos de negocio, le invito a leer nuestros blogs:

• Introducción a la automatización de procesos de negocio.

• Mejora de procesos utilizando el As Is & To Be.

• 10 razones para automatizar tus procesos de negocio.

Consideraciones para adaptar las reglas y procesos de negocio de su empresa previo a la automatización.

Antes de automatizar procesos en cualquier plataforma como un CRM con cualidades de omnicanalidad o plataformas de automatización de procesos comerciales y estratégicos cómo Salesforce, Marketo, HubSpot, Oracle, SAP entre otras. Sin importar cuál plataforma ha adquirido su empresa o gestione las distintas áreas de negocio de su empresa, debemos empezar por mapear y levantar procesos. En este caso, centrándonos en los procesos de gestión de ventas, respectivamente a oportunidades de negocio.

Pasos clave para considerar al momento de mapear y levantar procesos de oportunidades de negocio:

• Pasos o etapas del ciclo de negociación: Cada empresa u organización cuenta con procesos distintos y etapas de negociación diferenciadas. 
• Definición de Macro-Procesos dentro del pipeline del canal de negociación: Los procesos y etapas principales  o desencadenantes en cada una de las etapas del ciclo o canal de flujo de las etapas de negociación de su empresa.
• Describa el journey que se realizará en cada uno de los pasos o etapas del ciclo de negociación: Las descripciones detalladas al momento de levantar y mapear procesos de oportunidades de negocio son fundamentales, porque con ellas se podrán establecer los workflows posteriores.
• Asignación de propietarios de negocio: Es evidente que hay tipos de oportunidades que se asignarán a diferentes propietarios, ya sea por industria, territorios, entre otros. Lo importante, es poder documentarlo, para posteriormente asignarlo en la automatización. 
• Proveedor de información: Podrá variar de acuerdo al tipo de ejecución de cada etapa de negociación. 
• Entradas de información o requerimientos: Esta información es fundamental poder documentarla para ser verificada y  adaptada al CRM.
• Sistemas de información: El tipo de herramienta o plataforma en donde se llevarán los procesos de gestión de oportunidades de negocio.
• Salidas de información o de los requerimientos: Crucial de documentar porque cada salida, confirma que la información importada en cada etapa se ha concluido, para avanzar con la siguiente etapa del proceso de negociación.
• KPI's o indicadores: Indicadores de desempeño de las entradas y reglas de negocio establecidas.
• Etapas del pipeline: Todas las etapas del proceso de negociación.
• Entradas establecidas en el CRM: Información que estratégicamente ingresa para continuar con la etapa o pasos dentro del pipeline, ya sea dentro de un módulo de ventas o servicio. 
• Reglas establecidas en el CRM con workflows: Requisitos obligatorios que su propósito es registrar, controlar y medir que las acciones de los usuarios o equipos dentro del CRM.
• Medios de comunicación o notificación: Medio de contacto, para el seguimiento de las actividades de los usuarios.
  
  

Creación de entradas de información, requerimientos y reglas de negocio. 

Una vez mapeadas e identificadas en un levantamiento de procesos, es crucial adaptarlas a la plataforma de gestión de los procesos de automatización.

Las entradas y reglas de negocio deben ser pasos que puedan autorregular la gestión de oportunidades de negocio. Ya sea para pipelines de gestión de desarrollo de negocios (BDM) o para el desarrollo de proyectos, ventas o otras gestiones dentro de un pipeline. Estás serán la brújula estratégica, para que sus equipos puedan registrar, controlar y medir los resultados y los KPI's o indicadores de desempeño para las etapas del proceso de negociación.

Recomendaciones para automatizar el seguimiento de oportunidades en su CRM.

1. Conozca bien su plataforma de automatización primero que nada, analice la documentación que le proporciona, sobre sus alcances, propiedades, tipos de áreas de negocio configurables, enlace entre workflows del mismo tipo o diferentes, integraciones y cuáles son sus limitantes.
2. Definir el problema o proceso que se requiere solucionar y automatizar.
3. Definir la propiedad base de los Workflows dirigida a ese problema o proceso (contactos, empresas, negocios, tickets de servicio, cotizaciones, eventos, entre otros).
4. Crear un diagrama previo de definición de pasos.
5. Definir el activador o "trigger o desencadenante" inicial.
6. Definir las metas del WF para testear los criterios.
7. Seleccionar propiedades de ejecución.
8. Crear pasos de ejecución, asignación a propietarios del contacto o lead, tareas asociadas a usuario o equipo responsable.
9. Definir pasos de seguimiento: tipos de propiedades, generar records, configuración de propiedad, "Reglas IF/THEN" o ramificaciones de asociación, Etc.
10. Definir pasos de seguimiento a las Propiedades: Email marketing, secuencias, notificaciones, Inscripciones a otros workflows…
11. Hacer pruebas de funcionalidad de los Workflows, de ser exitoso habilitarlo.
    
    

Beneficios Esperados en la Automatización

Beneficios esperados para gerentes de mercadeo, ventas, comerciales, de experiencia al cliente, gerencia y juntas directivas:

1. Conseguir la nutrición, conversión constante y eficaz de sus leads a leads calificados : Marketing no se trata de postear "lindas cosas en redes sociales o pasar abriendo múltiples islas digitales solo por tener presencia masiva". El mercadeo hoy en día va más allá, los leads calificados a ventas son prospectos que están listas para comprar sus productos y servicios, "al final a su empresa le importa vender no tener likes y reacciones".
2. Desarrollar workflows robustos que potenciarán el desempeño de sus equipos comerciales: Imagine que en su empresa tiene una gran serie de etapas en los procesos de negociación con prospectos o clientes. Además un equipo sumamente grande o hasta de ser el caso pequeño. Como se asegura que el seguimiento, abordaje, generación de oportunidades llegarán o se gestionarán de forma correcta, si no es por medio de workflows, que deberían crear sus equipos de marketing, ventas y servicio para simplificar, agilizar y darle trazabilidad a las reglas de negocio de gerencia y que estas sean tomadas en serio.
3. Definir el ROI global de sus estrategias CX: Forrester fue sumamente claro en su informe The ROI of CX Transformation. Donde aclara el rumbo que seguirán los consumidores post-pandemia. Al cliente no le importa escuchar lo que ofrece su empresa, sino, cómo resuelve su empresa sus problemas y qué tan rápido le dará la respuesta. Comunicarse claramente es clave. Analiza con detalle los siguientes consejos:

• Realiza un diagnóstico de la situación actual de su empresa.
• CX potenciará su capacidad y percepción de lo que necesita para automatizar procesos en su CRM con workflows.
• Su organización debería de calcular, el rango potencial de la cadena de beneficios que le proporcionarán las estrategias enfocadas en CX.
• Debe pronosticar futuras posibles inversiones en los períodos de ejecución de esos proyectos.
• Desarrolle un modelo de ROI intrigante y que deleite cada uno de los stakeholders para esos proyectos.
  
  

Te invito a leer: Un buyer persona para gobernarlos a todos (CX)

Sí está interesado en conocer cómo automatizar el seguimiento de oportunidades de negocio en su CRM, mediante la adaptación de entradas y reglas de negocio, agende una sesión de consultoría con un consultor.