Automatización de gestión de cobros a través de Workflows

¿Puede un CRM utilizarse en procesos administrativos o de gestión administrativa, que normalmente son de los ERP?

Las automatizaciones por medio de workflows y reglas IF, son una herramienta realmente poderosa en HubSpot, que puede utilizarse en casi cualquier área que podamos “dibujar” como un proceso. Conozca cómo sacarle el máximo provecho al módulo de service de HubSpot.

HubSpot es un CRM o plataforma que abarca los procesos end to end en las organizaciones, tradicionalmente en los procesos de marketing, sales y service.

A lo interno de cada uno de estos procesos, uno de los valores agregados que una herramienta como esta brinda, es la automatización del proceso, por medio de funcionalidades como:

• Automatización en el envío de mensajes por medio de secuencias o workflows.
• Creación y asignación automática de tareas a equipos o personal responsable.
• Alertas automáticas de vencimientos de plazos, por cada etapa del lienzo de control y seguimiento.
• Automatización del seguimiento de tareas críticas, con la aplicación de secuencias que no paran hasta que se cumpla la(s) tarea(s).
• Utilización de plantillas predefinidas que usted mismo puede editar, para generar comunicaciones automáticas y estandarizadas, pero a la vez con información personalizada.
• Puede enterarse si las comunicaciones en el proceso están siendo atendidas.
• Puede brindar a las personas que interactúan en el proceso, formularios o “landing pages” para implementar esquemas de captación de datos de forma colaborativa y en línea.
• Alimentar la base de datos de contactos del proceso, de forma automática, con forme se suman nuevos actores en alguna etapa del proceso.
• Almacenar y gestionar de forma automática, documentos relacionados al proceso, que se incluyen en las comunicaciones que se envían dentro del proceso.
• Automatización para cargar información proveniente del ERP, por medio de webhooks

Todas estas excelentes funcionalidades, que ayudan a contar con un proceso más automatizado, en donde se eliminan reprocesos inútiles y se libera al personal de actividades que no agregan valor, no son exclusivas de los procesos de ventas, mercadeo o servicio al cliente.

Es aquí donde nacen ideas novedosas, para utilizar estas automatizaciones en otros procesos de la organización. Pensemos en procesos del área de cobros, facturación, gestión de compras y hasta recursos humanos.

Tomemos de ejemplo un área de cobros de una organización. Si utilizáramos el módulo de service, para automatizar el proceso de gestión de cobros, podríamos influenciar fuertemente el end to end del mismo; veamos cómo se podría ver esto, utilizando las herramientas que hemos mencionado anteriormente:

1. Iniciamos con la utilización de un webhook, para pasar de forma automática, la información de los cobros que esta en el ERP a la base del CRM.
2. La información de los cobros, la podemos “dividir” en varios pipelines, que podrían ser uno para gestiones a 30 días, otro para 60 días y otro para 90 días o más.
3. Al tener dividida la cartera de cobros, vamos a poder generar reglas de automatización, según la necesidad de cada grupo. No es lo mismo una cuenta que está en un rango de menos de 30 días de vencimiento a una cuenta que está a más de 90 días.
4. Para cada segmento de cuentas (30, 60, 90+), vamos a poder generar diferentes workflows, que consideren comunicaciones automáticas diferentes, grupos de trabajo distintos y hasta un seguimiento más intensivo según se requiera.
5. Para cada grupo, podremos definir envío de notificaciones automáticas por correo electrónico, sms y hasta por WhatsApp, todas con un estándar de comunicación, pero con información personalizada de cada cuenta.
6. Conforme avance el tiempo y se empiecen a vencer los plazos que se definan para cada etapa del proceso diseñado en HubSpot, podemos programar que automáticamente se generen tareas al grupo de trabajo, para que realicen llamadas de seguimiento (esto se puede hacer dentro de la misma plataforma).
7. El mismo equipo de seguimiento, puede crear tareas para otros grupos de trabajo, los cuales podrán ver todo el historial de gestión que se ha realizado previamente, de esta forma no se pierde información, ni tiempo, para continuar fluidamente en el proceso.
8. El workflow podrá enviar notificaciones y crear tareas adicionales, conforme una gestión de cobro va avanzando en cada etapa del proceso “dibujado” en la herramienta.
9. Los supervisores por medio de reportes, podrán ver de una forma integral o detallada, el rendimiento que el equipo de trabajo está logrando con respecto a los indicadores de gestión que se definan para cada cartera de cobro.

Esto es un ejercicio rápido, de cómo podemos implementar un flujo del proceso cobro, en el módulo de service de HubSpot, esta automatización puede ser sencilla o tan compleja según lo amerite la organización o los requerimientos del proceso en sí.

Finalmente, una ventaja adicional de usar esta herramienta para un proceso empresarial es que vamos a obtener los beneficios de la omnicanalidad. Así que todas las comunicaciones, ya sea por correos electrónicos, sms, WhatsApp, reuniones y hasta llamadas, las vamos a poder visualizar en un solo punto.

Entendiendo todo lo que la automatización puede hacer por los procesos, solo falta dar el primer paso, que es definir sus procesos críticos y en donde la automatización le va a aportar más ROI. De esta forma la inversión será autosostenible y los beneficios serán los patrocinadores del proyecto.

Si te interesa explorar un proyecto de automatización con HubSpot, agenda un espacio para conversar de esta idea y con gusto en Imagineer te vamos a asesorar.