Errores comunes al asignar costos en modelos ABC y cómo evitarlos

¿Alguna vez has intentado repartir los ingredientes de una receta entre distintos platillos sin tener en cuenta que lleva cada uno? Suena absurdo, ¿verdad? Pues lo mismo ocurre cuando, en un modelo de costos, tratamos de asignar gastos de forma uniforme sin considerar lo que realmente consume cada producto o servicio. Este artículo busca aterrizar uno de los conceptos más importantes —y frecuentemente mal aplicados— en la gestión de costos: la asignación. A través de ejemplos sencillos como una pastelería, entenderás cómo este principio es clave para que los modelos reflejen la realidad operativa y financiera de una empresa.

Las asignaciones no son solo una tarea contable; son la base para tomar decisiones estratégicas. Si asignamos mal, corremos el riesgo de distorsionar los resultados y terminar tomando decisiones equivocadas. Y aunque parezca sencillo decir "asigno según lo que se consume", la realidad es que muchas veces no es tan evidente. Justo aquí es donde los modelos ABC (Activity-Based Costing) cobran relevancia, ayudándonos a conectar mejor los recursos con las actividades y productos. En las siguientes secciones, exploraremos los errores más comunes en este proceso y cómo evitarlos para construir modelos más precisos, sostenibles y útiles para la toma de decisiones.

¿Qué es una asignación de costo en un modelo de costos?

Vamos a utilizar un ejemplo sencillo para entenderlo. Imagina que tienes una fábrica de pasteles y haces tres tipos de pastel: chocolate, vainilla y zanahoria. Tienes muchos ingredientes como: Harina, Azúcar, Azúcar moreno, Huevos, Mantequilla / Aceite, Leche, Cacao / Chocolate, Esencia de vainilla, Zanahoria rallada, Canela / especias, Nueces (opcional), Polvo de hornear, Ganache / Chispas, Glaseado / Frutas, Crema de queso (frosting).

Pero no todos los pasteles usan los ingredientes por igual.

Pastel de Chocolate

• Utiliza cacao o chocolate, que suele ser un ingrediente más costoso.
  
  
• Requiere chispas de chocolate para decoración, lo que añade valor y complejidad.
  
  
• Usa ingredientes comunes como harina, huevos, leche y mantequilla.

Pastel de Zanahoria

• Lleva zanahorias ralladas, lo que implica más preparación y tiempo.
  
  
• Usa especias (como canela) y nueces, lo que lo hace más complejo y costoso.
  
  
• Se decora con crema de queso, un ingrediente más caro que el glaseado común.

Pastel de Vainilla

• Usa ingredientes más básicos y económicos, como esencia de vainilla, harina y azúcar.
  
  
• No lleva ingredientes adicionales como nueces, zanahorias o chocolate.
  
  
• Puede decorarse con un glaseado simple o frutas (opcional).
  
  

Entonces, no sería justo asignar todos los ingredientes por igual entre los tres pasteles, ¿cierto?

Para ello recurrimos a las asignaciones de costo

“Vamos a ver qué ingredientes necesita cada pastel según su receta y luego, le asignamos a cada pastel los ingredientes según lo que realmente consumió. Esto es justo lo que se hace en las asignaciones de costos. En la siguiente tabla vemos como cada uno de los ingredientes se asigna a los diferentes pasteles según el criterio de si el producto lleva o no dicho ingrediente en su receta.

Bajo este principio de causalidad, estaría incorrecto asignar zanahoria rallada al pastel de chocolate, puesto que el mismo no lleva dicho ingrediente. Pues eso mismo aplica cuando realizamos las asignaciones en un modelo de costos empresarial. Siempre hay que tomar en cuenta el principio de causalidad. Parece muy obvio, pero en la práctica no lo es tanto. No a todos los gastos se les puede encontrar una causalidad clara para justificar la asignación. Es justo aquí donde entra la importancia de los modelos de costo ABC.

Asignaciones en modelos de costo ABC

En muchos modelos ABC, especialmente los que están en etapas tempranas o fueron implementados sin acompañamiento experto, las asignaciones pueden convertirse en el talón de Aquiles del sistema. Para entender mejor cómo funciona un modelo de costos ABC puedes consultar mi otro artículo llamado ¿Qué es costeo ABC? ¿Y qué ventajas tiene sobre otros costeos?

Empecemos con los errores más comunes y cómo prevenirlos:

Ignorar actividades no visibles o no registradas

En procesos administrativos o de back office, muchas actividades quedan “ocultas” (como tiempo invertido en correos, validaciones o retrabajo) y, por tanto, no se asignan adecuadamente. Si te interesa conocer más sobre la definición de actividades puedes consultar mi artículo llamado APQC el recurso olvidado para los benchmarks.

Para solucionarlo puedes realizar talleres con los equipos operativos para mapear actividades “invisibles”. Herramientas como entrevistas o mapas de procesos son clave para detectar estas fugas de costos. También el uso del framework de APQC para asegurarnos que nada se está quedando por fuera.

Asignaciones excesivamente detalladas que no agregan valor

Un error común es crear modelos con demasiadas actividades y drivers, generando sobrecarga operativa sin mayor beneficio analítico. Muchos elementos en el modelo, significan muchas asignaciones. Por ejemplo, si tengo los gastos relacionados con: nómina, vacaciones, aguinaldos, bonos, viáticos, etc. Y los tengo que asignar a 20 actividades al final tendré 5 gastos x 20 actividades = 100 asignaciones.

Para solucionarlo solemos aplicar la regla del 80/20. Identifica los recursos que realmente explican la mayor parte de los costos y enfócate en esas para las asignaciones. Menos es más. En ejemplo anterior, si dichos gastos utilizan un mismo conductor entonces se podrían agrupar en lo que llamamos un pool de recursos denominado Gastos de Personal y éste lo asignamos a las 20 actividades = 20 asignaciones, reduciendo así el número de asignaciones y por ende la complejidad del modelo

No ajustar las asignaciones en las primeras corridas del modelo

Es muy normal que existan errores en las asignaciones en aquellos modelos que se acaban de construir. Es difícil detectarlas en el momento de la construcción, por lo que es necesario correr los reportes y por medio de estos verificar si tienen lógica los gastos que se le están imputando a cada producto.

Las asignaciones tienen a ser estáticas, es decir, una vez que están validadas no es necesario estarlas cambiando. Sin embargo, hay otro momento en el que es necesario un reajuste de asignaciones y es cuando se ha dado una restructuración en la organización, hay divisiones o unidades nuevas, o se ha implementado un cambio tecnológico en la fabricación de productos. En todos estos casos, hay que analizar de nuevo las asignaciones y realizar los ajustes necesarios.

Dilema sobre cuál esquema utilizar

En antaño, cuando los modelos se hacían en una simple hoja de cálculo, la tendencia era utilizar un esquema muy lineal de asignaciones. El típico costeo ABC tiene tres fases, cada una de las cuales asigna a la siguiente:

Recursos -> Actividades -> Objetos de costo (productos y servicios)

Bajo este esquema, simplemente teníamos tres tipos de asignaciones a saber: de recursos (gastos del periodo) hacia las actividades y desde estas hacia los objetos de costo. No había mucho donde perderse.

Sin embargo, con los modernos sistemas de costeo que hay en la actualidad como MyABCM, ya no estamos forzados a seguir este esquema, sino que tenemos más libertad. Es por ello por lo que surge la duda sobre qué esquemas utilizar. Vamos a ver algunos de ellos:

Esquema en cascada

En este esquema en la parte de arriba tenemos los recursos, los cuales se asignan a las actividades primarias y de soporte. Luego las actividades de soporte se asignan a las actividades primarias y finalmente estas a los objetos de costo.

Ya en la práctica se vería algo como el siguiente esquema. Como es un ejemplo se simplificaron las asignaciones para que sea más comprensible.

Este es el esquema más sencillo y por ende también el más utilizado puesto que es más fácil de comprender y ejecutar en cualquier herramienta de costos, incluso si estamos desarrollando el modelo en Excel.

Variante con Asignaciones Horizontales

Este esquema se basa en el anterior, pero además se realizan asignaciones horizontales. Es decir, entre elementos que están en un mismo nivel. Por ejemplo, en nuestro caso la actividad de Gestionar Tecnología de Información no solo soporta a las actividades primarias, sino que también a algunas actividades de soporte. Con esta variante Tecnología de información también le estaría asignando costo a las demás actividades de soporte. Lo mismo estaría haciendo Gestión de Capital Humano.

Con esta variante, vemos que la actividad de Gestionar Recursos Financieros para poderse ejecutar debe recibir un apoyo de Gestión de Capital Humano y un apoyo de Tecnología de Información.

Esta variante es muy útil si quisiéramos evaluar el eliminar cierta actividad y solicitar los servicios de un tercero como un outsourcing. Para ello debemos saber cuál es el costo total de la actividad, con todos los apoyos que requiere para poder realizar una comparación justa y objetiva.

Variante con Asignaciones Recursivas

Para añadir un poco más de complejidad, existe la opción de realizar asignaciones recursivas. Con esto me refiero a que por ejemplo la actividad de Gestión del Capital Humano necesita apoyo de tecnología para realizar sus labores, tal como uso de software, uso de red, licenciamiento, etc. Y por otro lado, la actividad de Gestionar Tecnología de Información también requiere apoyo de Capital Humano, puesto que las personas de tecnología requieren ser contratadas, capacitadas, que se les pague el salario, etc.

Las asignaciones recursivas tienen la ventaja de que de una forma u otra reflejan todos los costos que se incurren en cada área para realizar sus labores. En contra, tienen tres grandes inconvenientes:

1. Se requiere un software que esté diseñado para manejar esta complejidad.
   
   
2. Se agrega una complejidad extra al modelo, tanto en el diseño como en la ejecución de este. Por otro lado, los datos de los centros de costo a nivel contable no necesariamente no van a coincidir con lo reflejado en el modelo.
   
   
3. Son difíciles de entender, puesto que pareciera que se está duplicando el costo. Digo pareciera, porque en los reportes los costos por área, como indicaba en el punto anterior, no necesariamente van a coincidir con lo reflejado en el modelo. Sin embargo, con el software adecuado esto no sería un problema a nivel técnico para asegurar que el modelo esté cuadrado.
   
   
   
   
   

Aunque los softwares actuales pueden realizar este tipo de asignaciones recursivas evitando que se vuelvan un ciclo infinito y permitiendo cuadrar el modelo, yo aun así no las recomiendo puesto que considero que las desventajas superan a las ventajas.

Por más complejo que parezca al inicio, el verdadero valor de un modelo de costos no está en cuántas asignaciones tiene, sino en qué tan bien reflejan la realidad del negocio. Recordar el principio de causalidad es esencial: asignamos lo que realmente se usa, ni más ni menos. No se trata de llenar el modelo de fórmulas y detalles innecesarios, sino de lograr que la información sea útil, comprensible y accionable. Un modelo bien estructurado te permitirá ver con claridad dónde están los verdaderos generadores de costo y dónde hay oportunidades para mejorar la eficiencia.

Finalmente, no olvides que los modelos de costos son herramientas vivas. Requieren revisión, ajuste y, sobre todo, criterio. No temas simplificar donde haga sentido ni profundizar cuando sea necesario. Apóyate en herramientas, metodologías como el ABC y marcos de referencia como APQC para garantizar que nada importante quede por fuera. Al final del día, una buena asignación es aquella que te acerca a tomar mejores decisiones y no solo a cuadrar cifras en un sistema.