6 pasos claves para levantar tus procesos de negocio

Cuando somos parte de una organización, nos encontramos con diferentes áreas, las cuales estarán compuestas por equipos de personas y sistemas que realizan diferentes tareas, esta  sinergia da como resultado un producto o un servicio que será dado a los diferentes clientes. Ejecutar cada proceso de forma eficiente, sin incurrir  con procesos lentos, burocráticos e incluso obsoletos, conlleva del entendimiento y trabajo en equipo de todos.       

Por esto es necesario tener claro que los procesos son aquellas tareas que se relacionan entre sí, donde transforman las entradas en un resultado esperado. Por otro lado, un levantamiento de procesos consiste en documentar, establecer, determinar el paso a paso de las actividades que realizamos en nuestra organización. Mostrando la identidad, características y el qué hacer de un proceso determinado. La creciente demanda de actividades, la cooperación entre áreas, nos llevan a contar con procesos que permitan optimizar nuestro día a día y que puedan ser de fácil entendimiento, medición y mejora.

Índice

• Levantamiento de Procesos, ¿Qué es?
• ¿Cómo puede levantar un proceso en solo 6 pasos?
• Ventajas

¿Qué es ?

Como se mencionó anteriormente, el levantamiento de procesos permite a las organizaciones el entendimiento de las diversas actividades, rutinas y procedimientos que se ejecutan. Siendo estos procesos desde los operativos, los de apoyo y  los estratégicos. Un adecuado levantamiento de procesos, se presenta como una herramienta de gran valor, debe ser ejecutado con revisiones periódicas, de fácil de comprender, establecer  planes de acción y efectuar mejoras pertinentes. Estos levantamientos se pueden plasmar en diagramas de flujo, mapas de procesos, SIPOC o bien en un procedimiento estándar.

¿Cómo puedo levantar un proceso en solo 6 pasos?

Una vez que conocemos qué es un proceso, la importancia de hacer un levantamiento de procesos, ¿Cómo debo iniciar?, ¿Quiénes son las partes involucradas?, podemos vernos agobiados por estas y muchas otras preguntas, con estos 6 puntos que te describiré más abajo, estamos listos para lanzarnos al agua y tomar las riendas en esta gran labor:

1. Involucramiento de todas las áreas y diversos puestos: Todos en la organización deben participar y levantar sus procesos en sus respectivas áreas. Sesiones de trabajo,  realizar lluvia de ideas, comentar los dolores que más se perciben, establecer indicadores que permitan la evolución y nuevos planteamientos de los procesos, son parte de este inicio y trabajo en equipo . Por tanto, desde roles gerenciales, analistas, gestores y demás perfiles en una organización deben ser parte, estar al tanto y orquestarlos según su rol en la organización.
   
   
   
   
2. Designar responsables de este levantamiento: Una vez establecidos los equipos de trabajo y las tareas del paso anterior, se procede a tomar las ideas, know-how del proceso y elaborar un cuestionario con aquellas preguntas más sustanciales respecto al proceso y como se hace en la actualidad. Establecer los proveedores de cada etapa, limitaciones, sistemas, las entradas y las salidas, responsables, partes interesadas.
   
   
   
3. Elegir una herramienta para plasmar el levantamiento: Actualmente, existen muchas herramientas que nos pueden ser de gran utilidad, lo importante para escoger entre una y otra, es conocer que es lo que más funciona para mi organización, cuál es más útil, con cuales recursos cuento, la practicidad y buen entendimiento que este genere. Los diagramas de flujo, por ejemplo, conceden una visión de los niveles en cuanto al número de actividades que tenga el proceso, y muestran la lógica que guía en etapas a las personas. Adicionalmente, se encuentra los mapas de procesos, SIPOC, por citar unos cuantos. Cual sea la herramienta que se elija, debe ser sencilla de entender mas no menoscabar los detalles más cruciales de un proceso.
   
   
   
   
   
4. Validación y trabajo de campo: Al llegar a la versión en borrador del proceso, es importante las reuniones de los equipos para validar que en efecto es este el proceso As Is, dicho en otras palabras, el proceso actual como se está ejecutando en ese momento. Todas las partes involucradas e interesadas deberán  estar acuerdo con los estipulado del proceso y seguidamente, realizar sesiones de trabajo donde se explica y se simula el proceso levantado.
   
   
5. Visto bueno del levantamiento de procesos: En su papel clave, las gerencias deben avalar que dicho levantamiento va de acuerdo con los objetivos globales de la organización y que sea un reflejo de valor para nuestros clientes. Los indicadores que se establezcan, permitan arrojar resultados según las metas trazadas. Con la aprobación de la gerencia, se hace oficial el proceso y da pie a las capacitaciones y entrenamientos a las áreas pertinentes.
   
   
6. Medición y mejora continua: Los levantamientos de procesos deben ser un ejercicio que forme parte del ADN de toda organización, contemplarlos en cronogramas y revisarlos periódicamente, de esta manera las mediciones resultarán acertadas y los planes de acción a desarrollar nos permitirán mejorar continuamente, para llevarnos a otras etapas.

Si tenés listo el levantamiento de Procesos As Is, no podemos pasar por alto el ir más allá. Es preciso acercarnos a nuestros objetivos, llegar a una madurez y adentrárnos a los Procesos To Be. A dónde quiero ir, hacia donde va mi organización.  

Ventajas

Levantando todos los procesos, la información generada además de resultar muy valiosa me permite:

• Escuchar y atender las necesidades de mi cliente
• Estar a la vanguardia ante la competencia
• Desarrollar sistemas y aplicaciones
• Innovar en productos y servicios
• Fusionar, separar, ampliar áreas en mi organización
• Eficiencia en tiempo y ejecución de tareas
• Mediciones instaurando indicadores claves

Tomar el tiempo de para elaborar este ejercicio nos dará un buen levantamiento, capaz de proporcionarnos una idea global e interrelacionada de todas las áreas y sus procesos, dejando de lado la idea errónea de trabajar en silos sin la cooperación y participación de todos.

Claro está que cada organización cuenta con sus propios retos, asignaciones y lo que acarrea el día trabajo, por tanto podés contactarnos para brindarte una consultaría, estaremos complacidos y anuentes en ayudarte con tus dudas de este ejercicio.